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問題を指摘する

問題を指摘し、納得してもらう方法は? 職場で使える処世術、賢いオフィス・コミュニケーションや便利な言い回しをくまなく伝授!

「問題を指摘する」4コマ漫画

ステップ・バイ・ステップで

一緒に仕事をしている同僚の仕事ぶりに問題がある…… これは難問です。上司から間接的に話してもらうのが一般的なのでしょうが、これは上司があなたの危機感に同意してくれた時にのみ可能になる方法です。

また、上司に任せたはずなのに、一向に改善されないと、かえってフラストレーションがたまります。そんな時には、同僚に直接話してみるのがいいかもしれません。

問題が及ぼす影響を納得してもらう

最初は、同僚に問題があるというよりも、「全体的な仕事の流れに問題があるようなのですが」というように、グループの問題という形で話を始めるのがいいでしょう。

これは同僚のプライドを傷つけないという理由だけでなく、自分も当事者の一人だということを忘れない意味でも重要です。問題が原因で仕事に支障が出ているということは、結局、自分の問題でもあるのですから。

ステップ・バイ・ステップで指摘すると、説得力があります。まず、問題の内容と、なぜそれが“問題”なのかを説明します。その後、その問題が、自分たちが達成しようとしている目標にどんな影響を及ぼすかを説明します。これはとても重要です。影響の範囲が大きいことを納得してもらえば、同僚も関心を持たざるを得ないからです。

それから、問題の原因が何なのか指摘します。そして最後に、解決策を提案します。一貫して、責任を追及するようなトーンでなく、こうすれば問題が解決できるという話し方をすれば、同僚の精神的負担も軽いのではないでしょうか。

話をしている途中で、同僚が拒否反応を示しても、ともかく最後まで話してみましょう。解決法を提案するところまでいけば、同僚も興味を示してくれると思います。

批判のための批判に終わらないように

企画会議の席には、必ずといっていいほど、他人の企画の問題点を指摘したり、盲点をつくのがうまい人がいますよね。でも、この種の問題点指摘が、他人の企画を批判してつぶそうという、一種の妨害工作(サボタージュ)に終わることも多いのです。

批判のための批判は、建設的ではありません。企業内部で、“評論家”的な人が嫌われるのはそんな理由があります。とはいうものの、仕事には不確定要素がつきもので、最初に立てた計画が途中でうまくいかなくなることはいくらでもあります。それに気づいた人が問題を指摘して、“修正提案”するのをためらう必要はありません。

そんな時「この方法では、数字は良くならないでしょうね」というのではなく、「こういうやり方にしてみれば、いいんじゃないでしょうか?」という姿勢が大切なのではないでしょうか。

説得力を養う

問題点を指摘し、修正提案するのに必要なのは、説得力です。これまで、日本の企業(社会も)では、説明や説得をしなくても分かってもらえるという姿勢が大半で、説得という技術が軽視されてきました。

しかしこれからは、意見の違う人に理解してもらうように説明する、説得力が重要になってくるでしょう。

私たちは「なぜ○○ではだめなんですか?」と問いかけられた時に、数字や具体的な例を出して「××だからです」と言えるように、意識的に自分を訓練する必要があると思います。同じ数字を使う場合でも、「何十万人の患者がいる」というのと、「5人に1人が病気にかかっている」というのでは、説得力が違いますよね。普段から新聞で気になった記事を切り取ったりして、説得力を養いましょう。

その他の仕事に役立つコミュニケーション能力
PROFILE
朽木ゆり子(くちきゆりこ)

東京生まれ。国際基督教大学卒、同大学院修士課程修了後、ニューヨークのコロンビア大学大学院で学ぶ。帰国後、フリーランスのライター・編集者を経て雑誌エスクァイアの副編集長に。94年、家族と共にニューヨークに移住。著作にはアート関係のノンフィクション『盗まれたフェルメール』(新潮社)『パルテノン・スキャンダル』(新潮社)など。そのほか『はたらく女性のための英会話レスキューブック』(集英社)では、仕事を助ける英語コミュニケーションを解説した。

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