４．好印象の問い合わせメールの書き方＆電話の掛け方

電話やメールで聞ける内容・聞けない内容がある

知っておきたいのは、電話問い合わせは概して歓迎されないということ。特に中小規模の企業では、対応が負担になる例が多いからです。質問項目は絞って簡潔に尋ねることが大切。当然ですが、求人広告をよく読めばわかることを尋ねて「注意力散漫な人」と思われないように気をつけてください。

POINT応募前に確認できる内容

募集職種や仕事内容についての不明点などの確認
それに関連した事業内容の不明点などの確認
応募資格や入社可能日とからめ、選考対象となるかの確認
面接日時についての調整を図ってもらえるかの確認
勤務地について希望が考慮されるかどうかの確認

具体的な給与のことや残業のこと、細かい待遇のことは尋ねても回答がもらえないのが普通。マイナス印象になるだけなので避けたほうがよいでしょう。

問い合わせ・質問メールの書き方や電話が第１次選考になることも

また、問い合わせは応募先企業へのファーストコンタクト。顔が見えない分、マナーに気を配ることが基本です。特に応募者が多い人気の企業・職種の場合は、最初の電話で大雑把な振るい落としをする例もあります。悪い印象を与えれば、その場で応募を断られることも……。つまり電話が実質的な第１次選考になるというわけです。

POINT電話での問い合わせのポイント

騒音がない場所でかける。携帯電話なら電波状況もチェック！
手元に求人広告、筆記用具、カレンダー、履歴書などを準備
業界ごとの繁忙な時間帯に注意し、その時刻は避ける
名前や簡単な自己紹介をしたうえで質問を投げかける
質問は絞り込み要領よく。言葉づかいにも注意する

特に、事前準備を怠る人が多いのでご用心。質問の前に簡単な経歴や志望動機などを尋ねられるケースも多いため、下書きでよいから履歴書を用意しておくことをおすすめします。

メールの場合も電話と同様の視点で考える

メールによる問い合わせや質問も、考え方は電話での応募連絡と同じです。大量のメールを送受信する応募先の採用担当者の立場になること。

「拝啓」「時候のあいさつ」は省略し、「前略」でＯＫ。問い合わせの内容や質問事項を簡潔に読みやすく、自分の基本情報を提供したうえで尋ねるのが基本です。

POINTメール作成のポイント

「貴社求人への問い合わせ」など一目瞭然の「件名」をつける
長文は避け、箇条書きなど読みやすさに配慮する
緊急時以外の携帯電話メールは避けて、パソコンメールを使用
個人アドレスがない場合はwebの無料メールなどを利用
トラブル防止の観点から添付ファイルは避けるのが原則

特に個人のメールアドレスを用意することは重要。在職中の企業のドメインネームが入ったアドレスを使うことは致命傷にもつながるので気をつけたいところです。また、当然ですが、友人同士のメールのような絵文字などを使うのは非常識です。

問い合わせメールのサンプル

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差出人：sakika fukuyama＜sakika＠red&bule.ne.jp＞
宛先：＜saiyokakari＠mainichi-pro.co.jp＞
送信日時：20XX年10月９日　月曜日00：33ＡＭ
件名：「貿易事務」求人への問い合わせ
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マイキャリ倉庫株式会社
採用ご担当者様

前略
マイナビ転職で、貴社の「貿易事務・経験者」の求人
募集を拝見しました。ＨＰも拝見し、ぜひ応募したく考え
ておりますが、２点の疑問があり、確認をさせていただ
きたくご連絡申し上げます。
また、ご参考までに下部に簡単な履歴を記します。
なにとぞ、よろしくご検討のうえご回答を賜りますようお
願い申し上げます。　　　　　　　　　　　　　　　草々

■問い合わせ内容■
（１）入社可能日について
引き継ぎが長引いており、「入社可能日は本日より１〜
３カ月先」とあいまいな状況です。そうした条件でも、選
考対象にしていただくことが可能でしょうか？
（２）勤務地について
貴社の求人に、東京都港区と神奈川県横浜市の記述
がありました。両者への通勤が可能ですが、もし、でき
るならば横浜市勤務の希望があります。配属について、
そうした本人希望を考慮する制度はございますか？

■自己紹介■
氏　　名：福山咲花（ふくやま　さきか）
年　　齢：満25歳
住　　所：東京都渋谷区在住
最終学歴：山手女子短期大学英文科卒業

■職　歴■
20XX年４月　福寿株式会社に新卒入社
貿易代行会社である現職場で、アジア・欧米・中近東な
ど幅広い相手国と貨物を扱って、コレポンから輸出入
書類作成、通関業務、為替決済などに携わる。
20XX年10月　在籍中（退職予定日：未定）

■スキル・資格■
TOEIC 760点
実用英語技能検定準1級

■連絡先■
携帯電話／080-1234-XXXX
メールアドレス／sakika＠red&bule.ne.jp