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【面接辞退】メール・電話する際のマナーとは? 断り方や理由別の例文も紹介

スマホを操作する人

就職・転職活動をしていて選考が進んでいくと、さまざまな理由で面接を辞退せざるを得ないシチュエーションもありますよね。

面接辞退は、選考過程で起こりうる展開として企業側も理解していますが、選考の流れを中断する行為ですから、辞退する際はマナーを守って進めなくてはなりません。

適切な連絡手段(メールや電話)から辞退理由の伝え方まで、面接を辞退する際の正しい方法を紹介します。

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面接を辞退する時のマナー

面接辞退に至る理由は十人十色。「状況が変わったので転職活動を辞める」「応募企業の職場環境がイメージと大きく違った」「他社から内定をもらった」など、応募者それぞれに自分なりの理由があると思います。

しかし、どんなに正当な理由があっても、その行為は選考の流れを止めてしまう申し出です。面接辞退を企業に伝える際は相手に十分配慮し、マナーを守って進めていきましょう。

先方への連絡は「待ったなし!」

第一に、面接を辞退すると決めたら企業の採用担当者にすぐ連絡すること。

採用担当者は選考の状況に合わせていろいろな調整を短期間で進めているからです。面接会場の手配や面接官の調整、ほかの応募者との日程調整、資料や備品の準備など社内外の人を巻き込み、約束の日に円滑に面接ができるよう準備をしています。しかし、応募者が一人でも面接辞退すると再調整が発生します。

言いづらいからと伝えるタイミングを見計らっていると日が迫り、いっそう気が重くなります。当日キャンセルはもってのほか! 「即連絡」が原則です。

「無断で辞退(面接ブッチ)」は非常識

企業側に一切連絡を入れずに面接を欠席するのは、ルール違反。必ず前もって辞退の意思表示をしましょう。

選考を通じて少なからず自分を見込んでくれた相手に、断りの連絡をするのは心苦しく勇気がいるものです。

しかし、相手がいる案件で状況が変わる場合、なるべく早く先方に報告するのはビジネスマナーの基本です。今後その企業で働かないとしても、辞退の意向と共に、対応してくれた採用担当者におわびと感謝を伝えるのは、わだかまりなく次に進むためにも必要なアクションです。

メールと電話どちらで伝えてもOK

面接辞退を連絡する際の手段は、メールでも電話でも問題ありません。

ただし、突然面接日程が合わなくなったなど、やむを得ない理由で面接前日や当日にキャンセル連絡をする場合や、採用担当者からメールの返信がない場合には、電話でもフォローアップするようにしましょう。メールは相手の開封状況を確認できないので、注意が必要です。また、より丁寧な印象を与えたい場合には電話のほうがいいでしょう。逆に、採用担当者が多忙で電話連絡が取りづらい、営業時間外にしか連絡できないという場合はメールのほうが良い場合もあります。

辞退を伝えるメール・電話のテンプレートは、「面接辞退を伝える時の例文(メール例文・電話例文)」を参照してください。

転職エージェント(人材紹介会社)を通じて応募した場合は、転職エージェントの担当者に選考を辞退する理由を説明し、企業の採用担当者に伝えてもらいます。

メール・電話をする時間帯は?

面接辞退のメール・電話をするなら、企業の営業時間内(採用担当者が勤務していて対応できる時間帯)が適切です。

メールでも営業時間内が望ましいですが、在職中などで遅い時間帯にしかメールを送れない場合は、「夜分遅くに失礼します」と添えると良いでしょう。

電話の場合、営業時間内であっても、始業後すぐや昼休憩、終業前の時間帯を避けると、採用担当者につながりやすく、業務を妨げない配慮にもつながります。(企業の営業時間にもよりますが、午前中は10時30分以降、午後は14時から16時の間など)

担当者が不在だった場合は、戻る時間や都合の良い時間帯を必ず聞くようにします。電話をかけなおしてもつながらない、戻り時間が分からないといった場合には、メールを選びましょう。メールなら採用担当者の空き時間に確認でき、確実に要件を伝えることができます。

その際、メール文面に「お電話を差し上げたのですが、ご不在とのことでメールにて失礼いたします」と添えるとより丁寧な印象を与えます。

面接辞退理由、何と伝える?

メールでも電話でも、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

「諸般の事情により、次の選考は辞退させていだきます」「一身上の都合により、二次面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」といった形式的な表現でOKです。

しかし中には、面接辞退の理由を聞く採用担当者もいるので、回答は事前に準備しておくと安心でしょう。

回答は簡潔に、納得感のある理由にします。

  • 他社から内定をもらった
  • 面接で企業理解を深めるなか、方向性の違いに気づいた
  • 家庭の事情で就業できなくなった
  • 現職での事情が変わり、転職をやめることにした

辞退理由が何であれ、相手に失礼のないよう丁寧に伝えましょう。

続いて、自分のために貴重な時間と労力を掛けてもらったことを採用担当者におわびし、感謝の言葉を伝えます。ただし、過剰にへりくだる必要はありません。また応募企業への批判や不平・不満ととられかねないような表現はNGです。

電話の場合、声のトーンにも気を付けましょう。ともすれば話す内容より印象に影響すると言われます。ノイズの入らない落ち着いた環境で、相手が聞き取れる音量と速さを心掛けて気持ちを込めて話しましょう。「真摯な姿勢」を伝えることが大切です。

面接辞退を伝える時の例文(メール例文・電話例文)

「面接に行けない」ことを伝えるキャンセルメールの例文

すべてのビジネスメールに共通することですが、簡潔に分かりやすい文章で送ることが大切です。件名、宛名、本文、署名に分けて、それぞれポイントを説明した後、面接辞退の理由別のテンプレートを紹介します。

  • 面接辞退メール:基本の構成と、各項目のポイント
  • 件名… ひと目で内容が分かる件名にすることが、何より重要。「面接について」などでは不十分です。「面接辞退のご連絡/◯◯◯◯(氏名)」など、面接辞退の連絡である旨と、ご自身の氏名を明記します。また、決まっている場合には面接予定日も入れると大変分かりやすいでしょう。
  • 宛名… 「株式会社●● 人事部 採用担当 ××様」のように、会社名、部署名、採用担当者の名前、の順で書きます。会社名・部署名は必ず正式名称で書きましょう。
  • 本文… 最初の3〜4文で、面接を辞退する旨、氏名や面接予定日など、すべての情報が分かるよう、簡潔にまとめるのが良いでしょう。面接辞退の理由説明については、「一身上の都合」を使うのが一般的と言えます。
  • 署名… 誰であるかすぐに分かるよう、また必要に応じて電話でも連絡をしやすいよう、署名は必ず入れましょう。

以上を踏まえたうえで、辞退の理由ごとのメールテンプレートを見ていきましょう。

  • 辞退の理由(1):すでに他社から内定を得た

他社から内定をもらい入社を決めた場合、正直にその旨を伝えましょう。ネガティブになったり過度に謝ったりする必要はなく、十分な検討・配慮をした結果であることを、簡潔に伝えるのがポイントです。

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件名:面接辞退のご連絡/毎奈比 一郎
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□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
X月X日に●次面接の案内をいただいております、毎奈比 一郎です。
大変恐縮ながら、この度は面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

別の企業から内定をいただき、自分の適性や将来を十分に検討した結果、そちらの企業への入社を決めたためです。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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毎奈比 一郎 Ichiro Mainabi

〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com

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  • 辞退の理由(2):家庭の事情

家庭の事情が理由で辞退する場合には、詳細を説明する必要はありません。「一身上の都合」として伝えましょう。

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件名:面接辞退のご連絡/毎奈比 一郎
===========
□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
X月X日に●次面接の案内をいただいております、毎奈比 一郎です。
大変恐縮ながら、一身上の都合により就業するのが困難になりましたため、
面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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毎奈比 一郎 Ichiro Mainabi

〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com

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  • 辞退の理由(3):体調不良

応募者自身の体調不良により辞退する場合、その旨を簡潔に伝えましょう。体調について書くことに抵抗がある場合には、「一身上の都合」と書いても良いでしょう。

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件名:面接辞退のご連絡/毎奈比 一郎
===========
□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
X月X日に●次面接の案内をいただいております、毎奈比 一郎です。
実はXXXより体調を崩しておりまして、当日面接に伺うことができそうもありません。
大変恐縮ながら、この度は面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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毎奈比 一郎 Ichiro Mainabi

〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com

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≫ 応募企業へのメールで押さえておくべき「基本マナー」

「電話」で伝える時のトーク例

面接辞退の連絡を電話でする際にも、メールと同様、簡潔に分かりやすく伝えるようにしましょう。電話で辞退の旨を伝える際のマナーや流れ、辞退理由ごとのトーク例を以下より参照してください。

  • 電話で面接辞退を伝える:基本のマナーと流れ

以下1〜4の流れを理解し、簡潔かつ誠意を持って伝えましょう。「メール・電話をする時間帯は?」も参考に、電話をするタイミングにも注意してください。辞退理由については、あくまで聞かれた場合に答えればOKです。「3. 辞退の理由を聞かれた場合」については、理由別のトーク例を参考に、事前に話すべき内容をまとめておくと良いでしょう。

  1. 最初のあいさつ:簡潔に、自己紹介をして担当者につないでもらいます。

    • お世話になっております。X月X日に●次面接の案内をいただいております、毎奈比一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか。
  2. 担当者が電話に出る:話をする時間があるか確認したうえで、再度上記のように名乗り、面接辞退の旨を伝えます。

    • せっかくご連絡いただいたのですが、一身上の都合により、次の面接を辞退したくご連絡を差し上げました。
  3. 辞退の理由を聞かれた場合: 簡潔に、辞退の理由を伝えます。

  4. 終話させる:

    • 貴重なお時間をいただきましたのに、誠に申し訳ございません。また今後ご縁がありましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。それでは失礼させていただきます。

≫ 転職活動中の電話マナー これさえ覚えれば大丈夫!

理由別トーク例

  • 辞退の理由(1):他社から内定を得た

「別の企業より、内定をいただきました。自分の適性、および企業の方向性を慎重に検討した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました。」

  • 辞退の理由(2):家庭の事情

「家庭の事情のため詳細は控えますが、一身上の都合により就業するのが困難となってしまいました。」

  • 辞退の理由(3):自分の適性と企業が合わないと感じた

「業務や職務の内容を詳しく伺うなかで、当初抱いていたイメージとの違いが大きいことが分かり、自分の能力をあらためて考え、貢献していくことが難しいと感じました。」

そもそも、面接辞退をする人はどれくらいいる?

Q.一次面接前に選考を辞退した社数は?

一次面接前に選考を辞退した社数の割合円グラフ

転職成功者288人(※)に、一次面接に臨む前に辞退した企業の数(=辞退社数)を聞いたところ、「0社」が半数弱を占め、「1社」が約3割、「2社」「3社以上」がそれぞれ1割強。応募から一次面接までに、およそ半数の人が1社以上辞退していることが分かりました。

Q.一次面接から内定通知までに選考を辞退した社数は?

一次面接から内定通知までに選考を辞退した社数の割合円グラフ

また、一次面接を受けてから内定通知をもらう前までの辞退社数は、「1社」が3割強で最も多く、「0社」「2社」「3社以上」がいずれも2割前後で続きました。

Q.内定を辞退した社数は?

内定を辞退した社数の割合円グラフ

≫一次面接を通過する確率は何%? 内定を得るには何社応募すべき?

更に、内定通知をもらってからの辞退社数は、「0社」が7割を占めました。選考行程の終盤である内定まで進むと、辞退する人は減ってくるようです。

ちなみに、一次面接から内定通知までに掛かった日数の平均は「12.2日間」。52.8%が所要日数を「1週間以内」と答え、うち最も多かったのは「即日(1日)」で21.5%でした。

進路の判断はマイペースではいられません。もし内定を辞退をする場合は、これらの期間を目安に行動する必要があります。

≫内定辞退はいつまで待ってもらえる? 内定連絡への答え方

選考・面接を辞退した理由は?

Q.一次面接前に選考を辞退した理由は?

1位:他社から先に連絡が来ていた 22.2%
2位:Webサイトの企業評価や口コミを見て、希望に合わないと思った 20.3%
2位(同率):他社から内定を得た/他社での選考が通過した 20.3%
4位:ホームページなど企業情報を見て、希望に合わないと思った 18.3%
5位:選考日程に不都合・不満があった 17.0%

続いて、先の調査対象者に「一次面接前に選考を辞退した理由」も聞いたところ、トップ3は「他社から先に連絡が来ていた」を筆頭に、「Webサイトの企業評価や口コミ情報を見て、希望に合わないと思った」、「他社から内定を得た/他社での選考が通過した」が並びました。

転職活動では複数の企業に同時進行でアプローチすることは珍しくありませんから、選考序盤では、進路の判断に他社からのアクションが影響しているケースが多いようです。

Q:一次面接から内定通知を受ける前に選考辞退した理由は?

1位:給与が希望と合わなかった 28.8%
2位:仕事の中身が希望と合わなかった 25.5%
3位:勤務地が希望と合わなかった 17.5%
4位:職場の雰囲気が良くなかった 14.2%
5位:面接官の印象・対応が良くなかった 13.2%

一方、面接を受けてから内定通知をもらう前に辞退した理由で一番多かったのは、「給与が希望と合わなかった」でした。

2位「仕事の中身が希望と合わなかった」、3位「勤務地が希望と合わなかった」と並び、選考が進むにつれ、応募者が自身の希望を重視し、企業とのミスマッチを感じて辞退する姿が浮き彫りになっています。

(※)調査対象:正社員で勤務する20~39歳男女で直近3年以内転職経験者288人。かつ転職時に2社以上内定獲得し、転職先決定の主な理由が企業の内的要素に起因
調査方法:インターネット調査
実施期間:2017年6月21日(水)~6月23日(金)

本当に辞退していいか、よく考えて決断を

メールでも電話でも、辞退の意向をいったん企業に伝えると、基本的に再度選考を受けることはできません。面接辞退をする際には、慎重に検討を行ってください。

一度は入りたいと思って応募した企業でも、選考過程で再度見えてくるものもあるでしょう。転職活動で譲れない条件を満たしているか、将来的に経験・スキルをどう生かしてやっていきたいのかなどを問い直し、本当にその企業が適しているのか、検討してみてください。冷静に考えた末、「やっぱり違う」「ここではない」と確信するのであれば、速やかに行動に移しましょう。

面接辞退の理由が「ほかの企業と面接日が重なった」という場合は、採用担当者に日程調整を打診してみるのも一つの方法です。

「企業とのミスマッチ」の場合は、その企業で働いている自分をイメージしながら、合わないと感じるポイントについて許容できる部分や改善の見込みがないか検討してみてください。後悔しないためにも、あらゆる角度から自分の判断を精査しましょう。

まとめ(面接辞退のポイント)

  • 心が決まったらメールか電話で「速やかに連絡」
  • 辞退理由は簡潔に、納得感のある内容に
  • おわびと感謝を伝える
  • 辞退は正しい判断か、自分に問い直す

面接を辞退する際は、時間と労力を掛けて対応をしてくれた採用担当者に対して「誠意」を示すことが大切です。

その姿勢は社会人としてやっていくうえで求められるビジネスパーソンの基本。マナーをわきまえて面接辞退ができれば、ほかの企業への応募や面接にも、わだかまりなくチャレンジできるはずです。

転職活動は思うようにいかないこともあり、気持ちが揺らぐこともあるでしょう。そんな時は、転職活動の本来の目的に立ち返ることをおすすめします。“採用されることがゴール”の転職ではなく、“自分がかなえたかった形の転職”を実現してくださいね!

マイナビ転職 編集部

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