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住民票記載事項証明書とは？　1分で分かる住民票との違いや発行方法

更新日：2024年07月04日

転職や就職時に企業から提出を求められることがある「住民票記載事項証明書」ですが、住民票記載事項証明書とはどんな書類？　住民票ではダメなの？　コンビニで発行できる？　といった疑問を持つ人も多いと思います。今回は、住民票記載事項証明書と住民票の違い、発行方法などを分かりやすく紹介します！

住民票記載事項証明書とは？

住民票記載事項証明書とは、住民票にある項目のうち、申請者が必要とする事項のみを記載した書類です。記載された内容が「住民票に記載されている内容と間違いない」ということを証明します。よって、転職・就職など企業への入社時やアルバイト・パートとして雇用される際などに提出を求められることが多いようです。

というのも、企業には、労働基準法において労働者名簿の作成が義務付けられています。そのため企業は住民票記載事項証明書を提出してもらうことによって、雇用者の正確な氏名や住所、生年月日、性別などを知る必要があるのです。

また、雇用者が身分を偽っていたり、不正確な情報を提示したりしていないかを確認し、トラブルを未然に防ぐ目的もあります。

住民票記載事項証明書は身分証明のための必要書類と考え、求められたら速やかに提出しましょう。

住民票記載事項証明書と住民票の違い

住民票とは氏名や本籍などの情報が記載された住民記録のことを指し、市区町村ごとに住民基本台帳にまとめられています。銀行口座開設の際などに本人確認で住民票が必要になるケースがありますが、そこで求められる住民票は「住民票の写し」のことです。

「住民票の写し」には、次の事項が記載されます。

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 住所
• 当該市区町村の住民となった日
• （当該市区町村内で住所を変更した場合は）現住所を定めた日
• 前住所
• 世帯主名、続柄（※）
• 本籍地、在留資格等（※）
• 住民票コード（※）
• マイナンバー（※）

（※）の事項は「住民票の写し」に記載するか選択可能。

住民票記載事項証明書には、これらの項目のうち指定した事項のみが記載されます。

上記を踏まえ、「住民票」と「住民票記載事項証明書」の特徴をまとめると、以下のような形となります。

上記のとおり、「住民票記載事項証明書」は「住民票の写し」の記載内容を抜粋した証明書です。したがって、基本的な記載内容は4種類のみとなります。

住民票記載事項証明書の代わりに「住民票の写し」ではダメ？

企業側から住民票記載事項証明書の提出を求められた際、「住民票の写し」にはすべての事項が記載されているのだから、それを提出すればいいのでは？　と思うかもしれません。しかし近年はプライバシー保護の観点から、個人情報は慎重かつ厳重な取り扱いが求められます。

企業はリスクとなるような不要な個人情報は保持したくないと考えているため、請求者の求めに応じて本籍や住民票コードなどが記載された「住民票の写し」ではなく、必要最低限の個人情報のみ記載された住民票記載事項証明書を求めるのです。また、行政通達においても労働者名簿作成の際の提出書類は、「住民票の写し」ではなく住民票記載事項証明書が望ましいとされています。

上記の理由から、転職・就職時などに企業から求められるのは住民票記載事項証明書であることがほとんどです。しかし、なかには「住民票の写し」の提出を求められるケースがあります。その際は会社の指示に従うのがベターですが、もし気になるようであれば住民票記載事項証明書でも良いかを確認してみましょう。

住民票記載事項証明書の取得方法・書き方

住民票記載事項証明書の内容は基本的に自分で記入し、記載内容に間違いがないことを居住する市区町村に証明してもらいます（証明印を押してもらうなど）。取得方法は、勤務先に指定用紙（住民票記載事項証明書）があるかどうかで変わります。

細かな発行手順は自治体により異なる可能性もあるため、一般的な例としてご覧ください。

住民票記載事項証明書の取得の流れ

住民票記載事項証明書の取得方法は、大まかに以下の流れとなります。会社指定用紙の「住民票記載事項証明書」がある場合はSTEP1から、ない場合はSTEP3からご覧ください。

上記が一連の流れです。窓口での手続きは通常、数分～数十分で完了します（※待ち時間を含まない）。受け取った住民票記載事項証明書は紛失しないように保管し、速やかに会社に提出しましょう。

なお、曜日や時間帯によっては窓口が混み合う可能性があるので、申請は時間に余裕を持つことをおすすめします。

指定用紙の有無や必要項目は事前に確認しておこう

住民票記載事項証明書は、企業指定の用紙があるケースが一般的です。なぜなら企業が管理する際に、自治体によって異なるフォーマットで書かれているより、そろっていたほうが管理しやすいからです。

もし指定の用紙を渡されなかった場合も、念のため企業に指定の用紙の有無を確認したほうが良いでしょう。指定がなければ役所に用意されている書式で申請しますが、取得時にどの事項を記載するか指定しなければなりません。あらかじめ企業に必要な事項を確認しておきましょう。

住民票記載事項証明書の取得場所

住民票記載事項証明書は、住んでいる市区町村の役所や行政サービス窓口で申請・発行できます。

役所の窓口は平日の日中しか開いていないところもあるので、提出日までに確実に入手できるよう、早めに取得スケジュールを立てましょう。市区町村によっては、郵送で申請・発行を行っているところもあります。

郵送で取得する時の方法

都合により役所や行政サービス窓口へ出向けない場合は、郵送で取り寄せることも可能です。必要書類をまとめ、自治体の指定宛先まで郵送します。郵送の場合は、申請から取得までに一週間程度を要する場合もあるので注意しましょう。

また、郵送で取得する場合は返信用封筒（切手貼付・返送先記載）など追加で準備すべきものがあります。詳しい準備物は自治体により異なるので、必ず事前に確認しましょう。

住民票記載事項証明書の申請に必要なもの・手数料

住民票記載事項証明書の申請に必要なものは、以下のとおりです。

• 本人確認書類
• 請求書（住民票記載事項証明書）
• 事務手数料
• 委任状（代理人による申請の場合）

住民票記載事項証明書の申請には、運転免許証やマイナンバーカード、パスポートや健康保険証などの本人確認書類や印鑑が必要となります。手数料は200円〜500円程度が一般的です。用意すべきものや発行手数料は自治体によって異なるため、事前にホームページなどで確認しておきましょう。

住民票記載事項証明書の書き方・注意すべきポイント

住民票記載事項証明書は記入された内容が住民票と相違ないことを証明する書類なので、記載内容が一字一句住民票と同じでなければなりません。

万が一書き間違えてしまった場合は、再度企業から用紙をもらう必要があります。修正テープや修正液の使用は認められないため、慎重に記入してください。

特に間違いやすい事項は次のとおりです。

なお、記載の際はシャープペンや鉛筆など文字が消えてしまう筆記具は避け、ボールペンを使用しましょう。書き方に不安がある場合や住民票に登録されている内容が分からない場合は、記入前に役所窓口で相談すると良いでしょう。

住民票記載事項証明書はコンビニでも発行できる？

企業指定の用紙がない場合は、コンビニでも発行ができます。住んでいる市区町村以外のコンビニでも取得が可能で、毎日6:30〜23:00の間、マルチコピー機を使った簡単な操作だけで住民票記載事項証明書を即時発行することができます。

ただし、発行にはマイナンバーカード（または住民基本台帳カード）が必要になり、市区町村によってはコンビニ交付に対応していないところもあるので、事前に確認しましょう。

コンビニで発行する時の流れ

コンビニのマルチコピー機から住民票記載事項証明書を発行する際の流れは、以下のとおりです。機種によって操作方法が若干異なる可能性があるため、画面上の案内を確認しながら進めましょう。

住民基本台帳カードで発行する場合

住民基本台帳カードで発行する場合の流れは下記となります。

コンビニのマルチコピー機で「行政サービス」→「証明書交付サービス（コンビニ交付）」を選択します。
その後、所定位置に住民基本台帳カードを置き、画面の指示に従って、「市区町村」「暗証番号」「必要な証明書」「交付種別」「記載事項」「部数」などを指定。

最後に、入力内容を確認し、手数料を支払うと「住民票記載事項証明書」が印刷されます。

※自治体によっては、住民基本台帳カードを用いたコンビニでの証明書発行は終了しています。
※発行手続きは自治体によって異なるため、事前にホームページなどで確認しておきましょう。

マイナンバーカードで発行する場合

マイナンバーカードで発行する場合の流れは下記となります。

コンビニで発行する時に必要なもの・料金

コンビニで住民票記載事項証明書を発行する際は、マイナンバーカードが必要な場合があります。発行手数料は市区町村により異なるので、お住まいの市区町村のホームページなどから確認しておきましょう。場合によっては、役所や行政サービスの窓口ででかかる費用の半分で発行できる自治体もあります。

コンビニで発行する時の注意点

住民票記載事項証明書をコンビニで発行する際に注意が必要なのが、不定期でメンテナンスが実施される点です。市区町村側のシステムメンテナンスのために一時的にサービスが停止されたり、コンビニのマルチコピー機のメンテナンスが行われたりする間は、すぐに住民票記載事項証明書の発行ができません。発行の予定がある時には、事前に情報をチェックしておきましょう。

加えて、証明書の置き忘れにも注意が必要です。発行手続きができたことに安心して、マルチコピー機のトレーに住民票記載事項証明書を置き忘れてしまうケースも見受けられます。住民票記載事項証明書に記載されている情報は大切な個人情報であり、悪用される危険性もあるため、置き忘れがないように必ず確認するようにしましょう。

まとめ

住民票記載事項証明書は、住民票から必要事項だけを抜き出した、住民票の抜粋版と言える公的証明書です。取得には、役所や行政サービスの窓口へ出向くほか、郵送手続きを依頼する、コンビニのマルチコピー機から手続きするといった方法があります。いずれも同じ効力を持つ証明書が取得できますので、都合の良い方法で手続きしましょう。

また、自分の身分を証明するための大切な書類なので、取得した住民票記載事項証明書の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

マイナビ転職　編集部

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