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【例文あり】内定承諾の連絡マナー|メールの書き方・電話での伝え方など注意点を紹介!

内定承諾の連絡マナーのイメージ画像

企業からの内定を承諾する場合、連絡はメールと電話のどちらで伝えるべきか迷うこともあるでしょう。

この記事では、内定を承諾する際の基本マナー、メールの書き方、電話での伝え方など、すぐ使える例文も併せて紹介します。転職先とスムーズにやり取りできるように、内定承諾に関する必要な知識を確認しておきましょう。

<INDEX>

内定承諾の連絡基本マナー

企業から内定の連絡をもらうとうれしい一方で、「早く返事しないと!」と焦ってしまうことも。急ぎ過ぎてマナー違反などをしてしまわないように、あらかじめ内定承諾の基本を押さえておきましょう。

転職先の連絡手段に合わせて返事する

内定承諾の連絡には電話を使うのが一般的ですが、メールで内定通知を受けた場合は同じメールで返信をしても失礼にはあたりません。

ただし、確実に採用担当者と連絡を取りたい場合や伝えたいことがある場合は電話を使いましょう。

また、電話をかけた際に担当者が不在で、かつかけ直すタイミングがない場合には、「先ほどお電話したところ、ご不在と伺ったためメールにて失礼します」などとひと言を添えれば、メールでも内定承諾を伝えられます。ただし、担当者が戻ったタイミングで再度電話をするのが理想です。

内定承諾は内定通知を受けた当日に伝える

内定承諾の連絡が遅れると、企業側は「内定通知がきちんと届いているのか」「内定を辞退するのではないか」など心配になってしまいます。内定通知の返事は、当日のうちにするよう努めましょう。

●内定承諾を保留したい場合は?

一般的に中途採用では、欠員や増員のための募集が多いため、内定辞退を見越して多めに内定を出すといったことはありません。内定を出した人が採用できないとなると、あらためて募集をかけなおす必要があるため、内定保留は歓迎されないものと考えておいてください。特に「他社の結果を待ちたい」という理由では、内定保留が認められない可能性が高いでしょう。

どうしても内定を保留したい場合は、まずは「内定の連絡を受けたことへのお礼」と「上司と退職時期について相談をしたうえで正式な返答をしたいので、〇日ほどお時間をいただきたい」などと仕事上の理由で保留させてほしい旨を伝えるのが良いでしょう。待ってもらえるとしても数日から1週間程度。企業の指定日を守って正式な返答をしてください。

内定を承諾する前に労働条件に不明点がないか確認する

後々トラブルにならないように契約期間や賃金、業務内容、就業場所、就業時間などの労働条件を内定承諾前によく確認しましょう。

「労働契約書(雇用契約書)」や「労働条件通知書」が確認できれば、転職後のイメージもより明確になります。入社後のギャップが生じないように、不明点は内定承諾の前に確かめておきましょう。

なお内定承諾を電話で伝える場合は、入社までに必要な手続きや入社当日の段取りなど、重要な話をされることもあります。筆記用具やメモを準備しておくのがおすすめです。

転職エージェントを利用している場合はエージェント経由で内定承諾を行う

企業のウェブサイトを通して応募する場合や転職サイトから自分で応募する場合には、内定通知を受けたら自分で企業に内定承諾の連絡をします。

一方、転職エージェントのサービスを利用している場合、内定の連絡は一般的に転職エージェントを通して伝えられます。返答は担当のエージェントに伝えてもらいましょう。転職エージェントは求人の紹介だけではなく、転職先企業への入社準備までサポートを行うのが一般的です。内定承諾や内定辞退の連絡も対応してくれます。

内定承諾の連絡で押さえるべき内容は4つ

内定承諾の連絡はビジネス上の連絡です。ダラダラと長くならないように気を付けてください。連絡の際には、下記の内容が抜けないようにポイントを押さえておきましょう。

選考結果に対するお礼

まずは、内定を出してもらったことと選考の間お世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えます。ただし、過度なお礼は逆に採用担当者の負担になるため、長くなり過ぎないように注意しましょう。

「このたびは、内定のご連絡(通知)をいただきありがとうございました」など簡潔な表現に留めるのがいいでしょう。

内定を承諾する意思表示

内定承諾を伝える際は明確な意思表示が大事です。採用担当者がまず知りたいのは、内定を通知した相手が入社してくれるのか辞退をするのかという点です。

電話でもメールでも内定を承諾する場合は、「御社(※)からの内定をお受けいたします」と簡潔に伝えましょう。

※メールの場合、「貴社」を使います

入社後の意欲

入社した後に頑張ろうという意欲を伝えることも大切です。ただし、内定に喜ぶあまり情熱を伝え過ぎるのも好ましくありません。

「御社の業績に一日も早く貢献できるよう、努力して参ります」など簡単な意気込みの表現で大丈夫でしょう。

労働条件や入社するまでの流れに関する不明点の確認

企業には採用した人に対して、労働契約期間、勤務地、労働時間、賃金などの労働条件を書面で通知する義務がありますので、不明点などがあれば遠慮せず確認しておきましょう。

また、入社するまでの流れや必要な手続きなども気になるところがあれば、この時点で聞いておくといいでしょう。

メールで内定を承諾する場合

内定承諾の基本マナーやポイントを踏まえたうえで、実際にはどのように返信すれば良いか、メールで内定を承諾する際、気を付けるポイントと具体的な例文をご紹介します。

気を付けるポイント

メールで内定承諾を伝える場合は、ビジネスメールであることを意識して、採用担当者の分かりやすさと読みやすいさに配慮することがポイントです。

●件名は変更せずにそのまま返信する

採用担当者は毎日仕事に関わるさまざまなメールを受け取ります。返信の際に新規作成でメールを送った場合、メールを受け取った担当者は自分の送信ログから関連する内容を探す手間が発生します。そのため、内定承諾の連絡をする際は、もらったメールをそのまま返信して、「Re:<企業からの件名>」として件名を変えず、本文を引用符付き履歴で残しておきましょう。

●現職や趣味色の強いメールアドレス・名乗り・署名を使わない

転職先に連絡をする場合は、公私混同に注意しましょう。現職のメールアドレスではなく個人のメールアドレスから送信するのが鉄則です。退職前でも現在の企業名や部署名などは名乗りや署名に含めません。

また、メールアドレスのアカウント名には本名を用いましょう。趣味色が強い文字列を取り入れる場合は、誰からのメールなのか分かりづらく、企業宛ての連絡手段としてふさわしくありません。

●読みやすい文章・見栄えに配慮して送る

内定承諾のメールの文章は、強調文字、色付け、装飾、絵文字などは不要です。メールの読み取りソフトによって、読みづらくなったり、文字化けしたりする場合もありますので、シンプルな形式で送りましょう。

また、読みやすい文章を心掛け、文章が続く場合には3~4文ごとを目安に空行を入れましょう。意味が切れるタイミングや重要な文章の前後に空行を入れるのがおすすめです。

●自分の名前と面接日などを添える

メールで「〇〇です」と名前だけ名乗ると、採用担当者が見た際にすぐに誰かが分からない可能性があります。「〇〇日に面接していただきました〇〇です」「貴社の中途採用に応募しております〇〇です」と伝えるとやりとりがスムーズになります。

例文

ここでは、すぐ使える内定承諾メールの例文を紹介します。労働条件などほかに確認することがない場合と確認事項がある場合の例文に分けます。

●確認事項がない場合

【件名】Re:選考結果のご連絡(〇〇株式会社)

【本文】

<企業名>
<部署名> <担当者名>様

お世話になっております。
貴社の中途採用に応募しております<名前>です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで貴社からの内定をお受けいたします。

入社後は、今までの経験を活かし、
一日も早く貴社に貢献できるよう努めて参ります。
これからもどうぞよろしくお願いいたします。

貴社の一員として皆様にお会いできることを楽しみにしております。
まずはお礼をかねてご挨拶を申し上げます。

---
<自分の名前>
〒<自宅郵便番号>
<自宅住所>
Tel:<自宅電話番号または携帯電話番号>
E-mail:<個人用メールアドレス>


●確認事項がある場合

【件名】Re:選考結果のご連絡(〇〇株式会社)

【本文】

<企業名>
<部署名> <担当者名>様

お世話になっております。
貴社の中途採用に応募しております<名前>です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
前向きに入社を考えております。

1点お願いがあるのですが、
正式なお返事の前に入社後の働き方を確認したく、
労働条件を書面で頂くことはできますでしょうか。

ご多忙の折、大変恐縮ですが、ご返信頂けますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

---
<自分の名前>
〒<自宅郵便番号>
<自宅住所>
Tel:<自宅電話番号または携帯電話番号>
E-mail:<個人用メールアドレス>

電話で内定を承諾する場合

電話で内定の連絡を受けた場合は「内定をすぐに承諾する」「一旦保留をする」という判断をしながら応答しなければなりません。ここでは、内定を承諾する際、気を付けるポイントと具体的な例文をご紹介します。

気を付けるポイント

電話での内定承諾で大切なポイントは、お互いが落ち着いて話せるよう配慮することです。

●早朝や昼など担当者が忙しそうな時間帯や休みの時間帯を避ける

朝や夕方には打ち合わせがあることが多く、昼の休憩は段階的に取得する場合もあります。例えば企業の就業時間が午前9時~午後6時の場合は、午前10~11時、午後2~5時を目安に電話をかけるのがおすすめです。ただし、緊急を要する場合は、この限りではありません。

また、土日が休みの会社の場合、休み明けの月曜日の午前中や週末前の金曜日には業務が立て込んでいる可能性があります。連絡をする場合は話す内容を事前に確認し、簡潔に用件が伝えられるように準備をしておきましょう。

●落ち着けてプライバシーが保てる場所から電話する

内定の連絡を受けた後はできるだけ早く返事するのが理想ですが、落ち着いて話せる環境も重要です。建物の外や駅など周囲が騒がしい状態で連絡するのは避けましょう。移動中など電波状況が不安定になりやすい場面での連絡も好ましくありません。

また、情報セキュリティに関するマナーとして、業務上知り得た情報を許可なく公言してはいけません。自分のこととはいえ、会話のどこかに重要な情報が含まれる可能性があります。うっかり機密情報が漏れ聞こえてしまわないように、できるだけ周囲に人がいない静かな場所から電話をかけましょう。

●確認事項がある場合は手元にメモを準備しておく

内定承諾の電話をする際に、企業側から今後のスケジュールなど重要な話をされる可能性があります。いつでもメモが取れるように筆記用具を用意しておくといいでしょう。

また、伝えるべきことは事前に手元に書き出しておくと言いそびれずに済みます。以下のような情報を受け取っていない場合は、手元でメモをしておき忘れずに確認しましょう。

労働条件に関する詳細

内定承諾書や内定契約書など書類の返送先と期限

入社までの準備物(資格、知識、免状など)

今後のスケジュール

内定から入社までの連絡先や連絡窓口

●担当者が不在の場合は予定を確認して折り返す

電話をかけた時、採用担当者が不在の場合があります。その場合には、いつ頃戻るか予定を確認のうえ、あらためて折り返しの電話をしましょう。企業側から折り返すと言われた場合でも、連絡の行き違いを防ぐためこちらからかけなおしたほうが安心です。

会話例

電話で内定企業へ連絡する際は、取引先などと勘違いされないように「内定者の〇〇」と名乗りましょう。ここでは、確認事項がない場合、確認事項がある場合、採用担当が不在の場合の会話例を紹介します。

●確認事項がない場合

採用担当者:
お電話、ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。
内定者:
いつもお世話になっております。わたくし、内定者の〇〇と申します。
〇〇部の○○さまはいらっしゃいますでしょうか。
採用担当者:
はい、私です。
内定者:
このたびは内定をいただき、ありがとうございます。
本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話いたしました。
採用担当者:
ありがとうございます。承知いたしました。
内定者:
入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力してまいりますので、
これからどうぞよろしくお願いいたします。
採用担当者:
こちらこそ、よろしくお願いいたします。
内定者:
お送りいただいた書類は、内容を確認し期日までに送付いたします。
採用担当者:
ありがとうございます。お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。
内定者:
お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。
採用担当者:
失礼いたします。

●確認事項がある場合

採用担当者:
お電話、ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。
内定者:
いつもお世話になっております。わたくし、内定者の〇〇と申します。
〇〇部の○○さまはいらっしゃいますでしょうか。
採用担当者:
はい、私です。
内定者:
このたびは内定をいただき、ありがとうございます。
前向きに入社を考えておりますが、1点お願いがあり、お電話をいたしました。
採用担当者:
どのようなご用件でしょうか?
内定者
正式なお返事の前に入社後の働き方を確認したいと考えておりますので、
労働条件を書面でいただくことはできますでしょうか。
採用担当者:
承知いたしました。書類を準備して、お送りいたします。
内定者:
ありがとうございます。
お送りいただいた書類の内容を確認して、あらためてご連絡をいたします。
採用担当者:
かしこまりました。
内定者:
お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。
採用担当者:
失礼いたします。

●担当者不在の場合

企業側の社員:
お電話、ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。
内定者:
いつもお世話になっております。わたくし、内定者の〇〇と申します。
〇〇部の○○さまはいらっしゃいますでしょうか。
企業側の社員:
申し訳ございません。ただいま、〇〇は席を外しております。
内定者:
そうですか。かしこまりました。それではあらためてご連絡をいたします。
差し支えなければ、何時ごろお戻りになるかご存知でしょうか?
企業側の社員:
〇〇時には戻る予定です。
内定者:
ありがとうございます。承知いたしました。
それではそのころあらためてご連絡いたします。どうぞよろしくお願いいたします。
企業側の社員:
お手数をお掛けいたします。失礼いたします。

内定承諾のメール・電話にまつわる質問

メールと電話で内定を承諾する際の基本マナーや例文を紹介しました。ここでは、ほかに内定承諾に関する気になる質問を取り上げて回答します。

内定承諾のメールを送ったが、採用担当者から返信がない。通常、内定承諾メールに採用担当者からの返事はある? 何日まで待てばいい?

まずは送ったメールアドレスに誤りがないかを確認してください。「1・7・l・i」「2・z・Z」「6・8・b」「_・-」など、見間違えやすい文字を入力していないか、キーボードの隣の文字を打ち間違えていないかなどを確かめます。

メールアドレスに間違いがないのに翌日まで待っても返事がなければ、念の為に電話で確認をしてみましょう。なお転居を伴う場合など急いで確認を取りたい場合は、翌日まで待たずに電話で確認しても構いません。

またメールの文面に、「行き違いあるといけませんので、お手数をお掛けしますが、メールを受け取った旨返信をいただけますと幸いです」など内定受諾メールに記載しておくのも一つの手です。

内定承諾メールに採用担当者から返信が届いている。採用担当者の返信に返信メールを送るべき?

返信の内容によります。

「内定をご承諾いただきありがとうございます」「必要書類を準備して再度ご連絡します」といった返事の受け取り完了の内容だけであれば、特に追加確認事項がないため、必ずしも返信しなくて構いません。

もちろん、お礼の気持ちや意欲をアピールしたい場合は、簡潔に返信をしても大丈夫です。「貴社でお仕事ができることを大変楽しみにしております」「慣れないうちはご迷惑をお掛けする部分があると思いますが、一刻も早く即戦力となるべく精進いたします」など、人柄を伝えて入社後に良い雰囲気が作れるような表現を工夫して、返信すると好印象を与えるでしょう。

一方、「入社に必要な書類をまとめてご自宅へ送付します」といった別途手続きや確認が発生するような内容の場合には、書類を受け取った時点で一報を入れましょう。「資料一式を受け取りました。取り急ぎではありますがご報告申しあげます」「資料の内容を確認いたしました。こちら書面にある〇〇日までにご返送いたします」など状況に合わせて返信をします。

電話で内定承諾を伝えた後、念のためメールも送ったほうがいい?

電話で内定承諾が済んでいる場合は、基本的に内定承諾のメールは不要です。

ただし、企業側で確かに内定承諾を受けたというエビデンスを残しておきたいという場合があります。もし採用担当者からメールが欲しいという話を受けた場合にはメールも送りましょう。

電話で承諾はしたものの、緊張して言葉足らずになったり、気になることがあったりする場合には、落ち着いてからあらためてメールで連絡しても失礼にはあたりません。また、電話で連絡事項を言いそびれた場合なども、早めに伝えることが大切なので、電話の後にメールで知らせるのも問題ありません。

まとめ

企業から内定の連絡をもらった後は、早めに連絡をしましょう。無事に転職が決まったと安心するかもしれませんが、内定は転職活動の一つのステップであり、まだ油断してはいけません。この記事で紹介した内定を承諾する際の連絡マナーを参考にして、入社までのやりとりをスムーズに進めましょう。

監修者

谷所健一郎(やどころけんいちろう)

有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメントアドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職道場、キャリアドメインマリッジ、ジャパンヨガアカデミー相模大野を経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」(マイナビ出版)、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」(マイナビ出版)ほか多数。

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