初めての相手に送る挨拶メールの書き方｜件名・書き出し・例文を紹介

掲載日：2026年09月30日

初めての相手に送るビジネスメールでは、挨拶や名乗り、言葉遣いなどに配慮することが大切です。

本記事では、初めてメールを送る際の基本マナーや書き方、シーン別の例文を紹介します。好印象につながるメールのポイントを押さえましょう。

初めての相手に送るビジネスメールの基本マナー

初めて連絡する相手へのメールでは、挨拶の表現や言葉遣いが第一印象を左右します。失礼のない表現を心掛けることで、その後のやりとりもスムーズに進めやすくなります。

初めてのメールでよく使われる挨拶

初めての相手にメールを送る場合は、次のような挨拶表現がよく使われます。

相手との関係性や連絡の経緯に応じて、適切な表現を選びましょう。

「初めまして」はビジネスらしい表現に

対面の挨拶では「初めまして」が一般的ですし、失礼な表現ではありません。ただ、ビジネスメールでは相手への敬意を示す表現を用いて「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」などがよく使われます。

「お世話になっております」は初回メールでは注意が必要

「お世話になっております」は継続的な取引や接点がある相手に使われることが多い表現です。個人としてだけでなく、会社としても初めて連絡する相手には「この度は、○○の件でお世話になります」や「初めてご連絡いたします」などの表現が適しています。

初めてのメールで避けたい表現

初めての相手へのメールでは、くだけた表現や一方的な表現は避けましょう。

丁寧な言葉遣いを心掛けることで、相手に安心感を与えられます。

初めての相手へのビジネスメールの書き方

初めての相手に送るメールでは、件名から結びまでの構成を意識することが大切です。伝えるべき内容を整理し、相手が読みやすい文章を心掛けましょう。

一般的な構成は次の通りです。

• 件名
• 宛名
• 挨拶と名乗り
• 用件
• 結びの言葉
• 署名欄

件名には用件と会社名・氏名を入れる

件名は相手が最初に目にする部分です。用件を20文字程度で簡潔明瞭に書き、自分の会社名や名前を添えて「誰からの何のメールか」が分かるようにします。

• 【ビジネスメールの件名】基本マナーと正しい書き方は？具体例も紹介

宛名は正式名称で記載する

メール本文の冒頭には宛名を記載します。社外の場合は「会社名 部署名 役職 氏名＋様」の順で記載するのが一般的です。

もし、部署名と役職が分からない場合は、「会社名＋氏名＋様」でも問題ありません。

宛名が複数人になる場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。この時、順番は上位職の人から書くよう注意しましょう。

また、相手の会社名や氏名を誤って記載すると失礼に当たるため、送信前に必ず確認しましょう。

書き出しは挨拶・名乗り＋簡潔に経緯などを伝える

メール本文の宛名の下には挨拶と名乗りが続きます。初めての相手には、会社名・部署名・氏名のほか、担当している仕事内容などを伝えることもあります。

更に、メールを送った理由や経緯について説明があるとより親切です。「〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました」「〇〇についてお伺いしたく、ご連絡いたしました」などと添えましょう。

用件は結論から簡潔に伝える

用件は前置きを長くせず、結論から伝えるのが基本です。例えば、

のように用件を先に書くと、相手も内容を把握しやすくなります。

そのうえで、

• 何についての連絡か
• 相手にお願いしたいこと
• 回答期限

を明確に記載しましょう。

結びの言葉と署名を記載する

メールの最後には結びの言葉と署名を記載します。

結びの言葉は、

などが一般的です。

返信が必要な場合は、次のような結び方もよく使われます。

この際、気を付けたいのが「お手すきの際に」「お時間のある際に」という表現です。相手を気遣うからこそ多用されがちな表現ですが、これでは相手がいつまでに何をすれば良いのか判断できません。

特に期日がある際には、回答や返信をいただきたい具体的な期日を書いた方が分かりやすいものです。

例えば、社外の相手先から返信が欲しい場合は、

社内の上司や同僚に対して指示が欲しい場合は、

など、具体的な指示をやわらかく表現できる言葉を選ぶと良いでしょう。

署名の書き方

メールの最後に記載する「署名欄」には、メールの送り主の名前や会社、連絡先などの情報を記載します。

特に社外の方へ送る際は、会社名・部署名・役職・氏名に加え、住所・電話番号・メールアドレス・会社ホームページのURLなどを載せておきます。そうすれば、相手は返信や次回連絡の際、自身に都合の良い連絡手段を選べるため、円滑にやりとりできるメリットがあります。

初めての相手に送るメールの基本例文

ここまで紹介した件名・宛名・挨拶・名乗り・用件・結び・署名欄を組み合わせた、初めての相手へのメール例を掲載します。

初めての相手にメールを送る際の注意点

初めての相手へのメールでは、件名や本文の内容だけでなく、基本のマナーにも注意が必要です。基本をおろそかにすると相手に不信感を与えてしまう場合もあるため、送信前に以下のポイントを確認しましょう。

誤字脱字や宛名の間違いがないか確認する

誤字脱字はもちろん、会社名や部署名、氏名の間違いにも注意が必要です。

特に相手の氏名や会社名を誤って記載すると、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

メールを送信する前に一度読み返して、記載内容に誤りがないか確認しましょう。

適切な敬語を使用する

初めての相手に送るメールでは、適切な敬語を使うことも大切です。会話なら気にならない表現でも、ビジネスメールでは失礼に受け取られる場合があります。

よくある言い換え例は以下の通りです。

相手に敬意が伝わる表現を心掛けましょう。

テンプレートを使う場合も内容を見直す

ビジネスメールではテンプレートを活用すると効率的ですが、そのまま使うのは避けましょう。

過去のメールを流用した結果、相手の氏名や会社名、日付などが誤ったまま送信されるケースも少なくありません。テンプレートを使用する場合でも、送信前に内容を必ず確認することが大切です。

送信前に確認したいチェックポイント

メールを送信する前に、以下の項目を確認しましょう。

送信前に一度確認するだけでも、ミスの防止や相手への印象向上につながります。

【パターン別】初めての相手に送るメールの例文

ここでは挨拶メールをはじめ、パターン別で初めての相手へのメールの例文を紹介します。使える表現を参考にして、自分のものにしていきましょう。

前任者からの引き継ぎメール

営業・提案メール

紹介を受けた場合の営業メール

名刺交換後のメール

訪問後のお礼メール

来訪いただいた後の見積もり依頼のメール

問い合わせや質問への回答メール

初めて問い合わせをするメール

商品やサービスについて質問したい場合や、資料請求をしたい場合など、初めて連絡する相手に問い合わせメールを送ることがあります。問い合わせの目的を明確にし、知りたい内容を簡潔に伝えましょう。

初めての相手からメールが届いた際の返信マナー

初めての相手からメールが届いた際も、丁寧かつ分かりやすい返信を心掛けることが大切です。基本的なマナーを押さえることで、その後のやりとりを円滑に進められます。

返信が必要かどうか確認する

初めての相手から届いたメールでも、必ず返信が必要とは限りません。例えば、一斉送信の案内メールや「返信不要」と記載されたメールは、返信を省略しても問題ない場合があります。

一方で、挨拶メールや問い合わせへの回答、商談後のお礼メールなどには返信するのが一般的です。返信が必要な場合は、24時間以内を目安に早めに対応しましょう。

最初に感謝の言葉を伝える

返信メールでは、まず連絡をもらったことへの感謝を伝えましょう。

冒頭で感謝の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えられます。

名乗りや用件を簡潔に伝える

初めてやりとりする相手の場合は、返信時にも所属や氏名を簡単に記載すると親切です。

また、用件への回答や依頼事項への返答は分かりやすく簡潔にまとめましょう。

返信メールの例文

例えば、担当者として関係が確定した相手からの挨拶メールには、次のように返信します。

ビジネスメールで使える挨拶フレーズ集

メールの挨拶は、相手との関係性や連絡する状況によって使い分けることが大切です。適切な表現を選ぶことで、相手に丁寧な印象を与えられます。ここでは、シーン別によく使われる挨拶フレーズを紹介します。

初めて連絡する相手への挨拶

初めてやりとりする相手には、連絡した経緯や目的が伝わる挨拶を選びましょう。

初回のメールでは、挨拶に続けて会社名や氏名、連絡した理由を簡潔に伝えると親切です。

社内の相手への挨拶

社内メールでは、社外向けほどかしこまった表現は必要ありませんが、相手との関係性に応じた挨拶を心掛けましょう。

上司や目上の人に送る場合は、丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。

• 上司へのメールの書き方と例文｜件名・敬語・返信のマナーを解説

取引先への挨拶

継続的にやりとりしている取引先には、日ごろの感謝が伝わる表現を使うのが一般的です。

これらの挨拶と名乗りに続き、状況に応じて一言添えることで、より丁寧な印象になります。

久しぶりに連絡を入れる相手の場合

一定期間やりとりがなかった相手へ連絡する場合は、久しぶりであることが伝わる表現を用いましょう。

久しぶりの連絡では、一般的な挨拶の代わりに、または挨拶・名乗りの後にこのような表現がよく使われます。

季節の挨拶を添える場合

相手との関係性によっては、時候の挨拶を添えることで丁寧な印象を与えられます。

ただし、初めての相手へのメールでは、時候の挨拶よりも用件を分かりやすく伝えることを優先しましょう。

月ごとの時候の挨拶・結びの言葉

• 8月の時候の挨拶
• 9月の時候の挨拶
• 10月の時候の挨拶

好印象を与えるメールを書くコツ

初めての相手へのメールでは、内容だけでなく読みやすさや言葉選びも重要です。少しの工夫で、相手に丁寧で配慮のある印象を与えられます。

読みやすい文章を心掛ける

メールは相手が短時間で内容を把握できるよう、読みやすさを意識しましょう。

例えば、

• 一文を長くしすぎない
• 適宜改行を入れる
• 箇条書きを活用する

といった工夫をすることで、内容が伝わりやすくなります。特に、用件や依頼事項が複数ある場合は箇条書きを活用すると親切です。

クッション言葉を活用する

依頼や確認、断りの連絡をする際は、クッション言葉を添えることで柔らかい印象になります。

例えば、「ご確認ください」よりも「お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです」のほうが丁寧な印象になります。

まとめ

初めての相手に送るメールでは、件名・宛名・挨拶と名乗り・用件・結びの言葉・署名の基本構成を押さえることが大切です。また、相手の氏名や会社名の誤記、敬語の誤用がないよう、送信前に確認しましょう。

メールの内容や相手との関係性に応じて適切な表現を使い分けることで、丁寧で分かりやすい印象を与えられます。本記事で紹介したポイントや例文を参考に、初めての相手とも円滑なコミュニケーションを心掛けましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

メールの書き方・例文

• 体調不良で仕事を休む際のメール例

• 履歴書をメールで送る時のマナー

• 面接日程調整メールの返信

• 面接後のお礼メールの書き方

• 内定承諾メールの例文とマナー

• 内定辞退メールの例文

• 退職あいさつメールの書き方

• 求人問い合わせメールの書き方

• ビジネスメールの件名基本マナー

• 上司へのメールの書き方

• 初めての相手に送る挨拶メール

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