Step.7　転職先に出社するまで

【例文】お世話になった方に手紙で退職のあいさつをしよう

更新日：2024年9月27日

会社を退職する際には、取引先や社内でお世話になった人へ向けて手紙（挨拶状）やメールを送り、きちんと感謝の気持ちを伝えたいところです。

しかし、どのような内容にすれば良いのか分からないという人も多いかと思います。

手紙での退職のあいさつはどのような文面が適しているのか、送る際のポイントや例文をご紹介しています。

メールで退職あいさつをする時の例文・送り方はこちら

退職のあいさつは手紙？　それともメール？

円満退社するうえで、あいさつは極めて重要です。

特にお世話になった人や、今後も良好な関係を保ちたい人へも手紙（挨拶状）やメールを送付できると好印象を持たれやすいでしょう。

最近のビジネスパーソンの間では、退職のあいさつは手紙よりもメールで送付するのが一般的です。

しかし、目上の人など、相手によってはメールだと失礼に感じる人もいます。ご自身と相手の関係性を考慮し、手紙とメールのどちらが適しているのかを判断しましょう。

メールで退職あいさつをする時の例文・送り方はこちら

【例文】退職あいさつの手紙はいつ送るもの？

退職あいさつの手紙は、社外向けと社内向けとでは意味合いや送るタイミングが異なります。

原則として会社に退職の報告および承諾を得てからになるので注意してください。状況に応じて、退職あいさつの手紙の準備をしましょう。

社外向け

取引先は引き継ぎなどのやりとりがありますから、後任が決まって退職を公表してもいいタイミングになり、社内に周知された後、退職日の2〜3週間前には伝えましょう。

退職を伝える時期やタイミングは、上司に相談してからにします。

退職まであまり日がないと、取引先から「最後まで仕事を全うしていない」「無責任」などと捉えられてしまうことも。

きちんと引き継ぎの期間を設けることで、取引先に安心してもらえますし、問題などがあれば解決する時間を取ることができます。

【例文（手紙の場合）】

社内向け

社内向けのあいさつは、退職の報告というより「最後のあいさつ」に近いもの。最終出社日にメールで送ることが一般的ですが、これまでの先輩方や今まで受け取った退職のあいさつを参考に、会社特有の慣例についても確認しておましょう。

特にお世話になった上司や、社長などの役職者に手紙を送る場合は、思い出深いエピソードを交えて書くと良いでしょう。

【例文（手紙の場合）】

【例文（メールの場合）】

メールで送る場合も、タイミングや内容の注意点については同様です。以下の記事で例文を紹介しているので、参考にしてください。

退職あいさつで好印象を残すメール例文

退職のあいさつはどの範囲まで送ればいい？

退職後、前職の社員はもちろん、今までお世話になった人と偶然再会する機会があるかもしれません。特に同じ業界内での転職や独立する場合は、再会する可能性が高くなります。

「退職すればもう会うこともないだろう」とあいさつをせずに後悔することのないよう、社内・社外を問わずお世話になった人には必ず退職のあいさつをしましょう。

手紙（挨拶状）で退職のあいさつをする時の注意点

手紙（挨拶状）で退職のあいさつをする場合は、どのようなことに気を付ければ良いのか、例文も含めて解説します。

手紙（挨拶状）で退職あいさつをする際のマナー

挨拶状を送る際は以下の5つのマナーとポイントを押さえることが大切です。相手へ誠意がきちんと伝わるよう、しっかり確認しておきましょう。

封筒と便箋は白無地を使う

退職のあいさつでは、白無地の封筒と便箋を使います。白には誠実な印象を与える効果があり、フォーマルな用途に最適なためです。

色柄つきの封筒や便箋はカジュアルな印象が強くなるため避けてください。

手書きがベスト

パソコンを使うと手早く楽に手紙を作成できますが、やや淡泊な印象になりがちです。手書きの文字には気持ちがこもりやすく、お世話になった人へ感謝の気持も伝わりやすいでしょう。

文字はキレイに書けるのがベストですが、苦手な人でも心を込めて丁寧に書くことで十分に誠意は伝わります。

文章の構成を意識する

退職のあいさつを手紙で送る場合は、前文、主文、末文、後付けの構成を意識すると、読みやすい文章が書けます。

前文は「拝啓」から始まり、時候のあいさつなどを記載します。用いる言葉にルールはないので、相手との関係性や季節を意識しながらセレクトしましょう。

次に、本題となる退職のあいさつやお礼の言葉を主文にまとめます。前文から改行して一字下げて、「このたびは」「さて」といった前置きの言葉を入れるのが一般的です。

末文では、相手を思いやる言葉を添え、結語で締めます。結語には「敬具」を使い、最終行または改行をして入れましょう。

署名や宛名は後付けとして末文の下に書くものです。ただし、用紙を改めないと収まりきらない場合は省略されることもあります。

文章量は読む側が疲れない程度にする

文章の量に決まりはありませんが、相手が読みづらくならない程度のボリュームに収めます。

しかし、短文すぎると冷たい印象を与えてしまう可能性もあるので、便箋1枚半程度の長さを目安にするのが良いでしょう。

お世話になった人への気持ちが大きければ、それだけ文章量も増えてしまうかもしれませんが、あくまでも退職のあいさつが主な用件であることを意識し、適度に収めましょう。

ネガティブな内容は書かない

手紙に限らずメールにも当てはまることですが、職場への不満や愚痴などのネガティブな内容は、退職のあいさつとしてふさわしくありません。

読み手にマイナス印象を与えるうえに、形に残るものなので今後の人間関係や仕事に悪影響を及ぼす可能性もあるためです。「立つ鳥跡を濁さず」を意識し、前向きな内容でまとめましょう。

手紙（挨拶状）の例文に沿って解説

1. 冒頭のあいさつ（時候の言葉は“時下”なら季節を問わない）。
2. 退職報告は期日や勤続年数を入れると良い。
3. 在職中にお世話になったことに対するお礼を述べる。
4. 転職先での仕事内容や新しい環境での抱負（社名は省く）。
5. 今後の支援や指導のお願いと先方に対する配慮。

手紙（挨拶状）の書き方のポイント

退職あいさつの手紙は、内容を簡潔にまとめることが大切です。また、取引先など社外宛てに送る場合は、相手が役職者である場合なども想定し、くだけた表現は避けましょう。

手紙は手書きがベストですが、パソコンで作成する場合は数行程度の余白ができるようにレイアウトし、その余白に一筆添え書きするのがおすすめです。送る相手に合わせた言葉や内容が伝えられます。

1.時候の言葉は“時下”なら季節を問わない

時候の言葉は、季節を感じられる言葉や言い回しを選びます。しかし、早めに準備を済ませるため発送時期の気候が読めないような場合は、通年使用できる「時下」を使うと良いでしょう。

2.期日や勤続年数を入れると良い

退職日や勤続年数を数字で入れると、あなたが退職することや会社との関わりがより伝わりやすい内容になり、必要に応じたリアクションを相手が取りやすくなります。

3.お世話になったことに対するお礼を述べる

退職あいさつの手紙は、在職中お世話になったことへの感謝を伝えるのが主な目的です。ネガティブな言葉や内容は避け、お世話になったエピソードを織り交ぜながらお礼の気持ちを伝えます。

4.新しい環境の抱負を入れる

前向きな文章で終われるよう、今後の抱負や意気込みも入れましょう。ただし、転職先の社名などは記載しません。転職の理由も不要です。

5.先方に対する配慮をする

最後に、これからのことと先方への配慮を記載します。宛先によって、ご発展、ご活躍、ご健康など、配慮の言葉を使い分けられるとベストです。

【年代別】退職あいさつのポイント

退職あいさつの手紙で気を付けたいポイントは、年代別で少し異なります。

また、入社の経緯やキャリア、転職先の業種などによっても変化します。よくあるケースを元にまとめてみましたので、ぜひ参考にしてください。

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