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退職届・退職願の封筒はどうする? 選び方・書き方などの基本マナーや郵送時の注意点も紹介!

退職届・退職願の封筒に関する基本マナーのイメージ画像

会社に退職を願い出る際に必要な「退職願」と、会社に退職が承認された後に提出する「退職届」。どちらも封筒に入れて提出することになりますが、どのような封筒を選び、どう書くべきかについては、意外と知らない人が多いのではないでしょうか。この記事では退職届(願)の封筒の選び方や書き方、郵送時のマナーまで詳しくご紹介します。

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退職届(願)の封筒の選び方

封筒の色は「白」

退職届(願)を封入する封筒は、「白色」のものを選びましょう。

ビジネス向けの封筒は、一般的に「白色」と「茶色」がありますが、茶色の封筒は白い封筒よりコストが低く、社内用の資料や事務的な書類など重要度が高くないものを入れることが多いです。

一方、白い封筒は茶封筒よりコストが高く、清潔な印象を与えるため、よりフォーマルな場面で使われています。退職届(願)は会社へ退職の意思表示をする大切な書類ですので、白い封筒を選びましょう。

退職届(願)の封筒のイメージ画像【白い封筒】

郵便番号枠なし、中身が見えないものを

郵便番号枠がついているものは退職届(願)には適しません。郵便番号枠がない、無地の封筒を選びましょう。

また、退職届(願)は、機密事項でとても重要な書類のため、第三者に気づかれないように、中身が透けない素材や二重になっている封筒が最適です。

退職届(願)の封筒のイメージ画像【無地・二重封筒】

封筒のサイズは用紙に合うものを

ビジネス用封筒には長形3号、角形2号などさまざまなサイズがありますが、中に入れる退職届(願)に合った封筒サイズを選びましょう。

退職届(願)の用紙はB5もしくはA4が望ましいとされており、それぞれの用紙に合う封筒サイズは下記の通りです。

退職届(願)の
用紙サイズ
封筒サイズ
B5
(182×257 mm)
長形4号
(90×205 mm)
A4
(210×297 mm)
長形3号
(120×235 mm)
退職届(願)の封筒のイメージ画像【封筒サイズ】

退職届(願)は他の社員の目に触れないよう、受け取った後すぐにポケットや手帳にしまいたいものです。もしこれから用紙や封筒を購入するのであれば、より小さい「B5」の用紙、「長形4号」の封筒を選ぶといいでしょう。

退職届(願)の封筒の書き方マナー

退職届(願)の封筒に何も書かない状態で提出するのはマナー違反です。ここでは、退職届(願)の封筒の書き方やポイントを紹介します。

封筒の表の書き方

ポイント1:インクは黒で、悪目立ちしないペンを選ぶ

封筒に書く文字は、悪目立ちしないように黒のボールペンか万年筆を使用しましょう。筆ペンやマーカーなども目立つため、避けたほうが無難です。

ポイント2:封筒の中央やや上に「退職届(願)」と書く

封筒の表面の中央やや上に、やや大きめ・はっきりと「退職届」または「退職願」と書きましょう。

退職届(願)の封筒のイメージ画像【封筒の表の書き方】

ポイント3:宛先は不要

退職届(願)の封筒に、宛先を書く必要はありません。

ポイント4:修正液や修正テープの使用はNG

表面に限りませんが、書き損じた場合の修正液やテープの使用はNGです。新しい封筒に書き直しをしましょう。

封筒の裏の書き方

ポイント1:封筒の左下に自分の所属とフルネームを記載

封筒裏面は、左下に所属部署名とフルネームを記載します。封筒裏面の左半分に納まるように書きましょう。

ポイント2:封筒は封じなくてもOK、ただし封じる場合は「〆」を書く

手渡しの場合、退職届(願)の封筒は封をしなくてもOKです。封をするかどうかは専門家でも意見が分かれるので、封をしてもしなくても「非常識」とはなりません。ただし、どちらの場合も封筒のふたは折っておきます。

もともとのりやシールなどがついている封筒の場合は、封をしたほうがいいでしょう。封をした場合は、必ず「〆」マークを書きます。

退職届(願)の封筒のイメージ画像【封筒の裏の書き方】

退職届(願)の折り方と封筒への入れ方マナー

退職届(願)に限りませんが、用紙の折り方と封筒への入れ方にはマナーがあります。それらのポイントについて見ていきましょう。

退職届(願)の折り方

ポイント1:三つ折り、文字が書いてある面を内側に

退職届(願)は、基本的に文字が書いてある面が内側になるように三つ折り(巻き三つ折り)にします。

用紙の下1/3を折り返す
用紙の上1/3を覆いかぶせるように折り返す

退職届(願)の折り方のイメージ画像

ポイント2:折り目は真っすぐきっちりと

ズレがないよう、折り目は角と角を合わせて斜めになったりしないように真っすぐ折りましょう。定規などを使って折るときれいに折れます。

退職届(願)の封筒への入れ方

ポイント1:封筒に入れた時に★マークの部分が右上

退職届(願)の右上部分(★マークの部分)が封筒の右上にくるように入れます。下記の手順に沿って入れると間違えずに入れられますので、参考にしてみてください。 

退職届(願)の封筒への入れ方のイメージ画像

ポイント2:中身のヨレや折れに注意

力任せに封筒に入れると、せっかくきれいに折った退職届(願)がヨレたり折れたりしてしまう可能性があります。

封筒の途中で引っ掛からないように、退職届(願)を入れる前に封筒の構造や中身をよく確認しておきましょう。もし途中で引っ掛かってしまったら、力任せに押し込まず、一度戻して入れなおしましょう。

ポイント3:提出前はクリアファイルなどで保管

白い封筒はちょっとしたことで汚れがつき、目立ってしまいます。せっかく丁寧に作成した退職届(願)が汚れないように、提出前はクリアファイルなどで保管しましょう。

退職届(願)を郵送する場合のマナー

基本的に退職届(願)は直接上司に手渡ししますが、病気やケガなどで手渡しが困難な場合もあります。そのような場合、例外的に郵送での提出が認められることもあります。ここでは、退職届(願)を郵送する場合のマナーを紹介します。

退職届(願)を郵送することを事前に上司に相談・確認

上司に退職の意思をきちんと電話などで伝え、その際にどうしても会社へ行けないことを相談し、退職届(願)を郵送していいか上司に聞いてみましょう。対面や電話で話すことをおすすめしますが、困難であればメールなどでも構いません。退職届(願)を無言で送りつけることは避け、郵送での提出を認めてもらったうえで送るようにしましょう。

郵送用封筒の選び方

郵送する場合、退職届(願)の封筒とは別に一回り大きい封筒に入れます。色は同様に白のもの、また郵送用の封筒ですので、郵便番号枠があるものを選びましょう。

退職届(願)の
封筒サイズ
郵送の封筒サイズ
長形4号
(90×205 mm)
長形3号
(120×235 mm)
長形3号
(120×235 mm)
角形5号
(190×240 mm)
退職届(願)郵送用封筒のサイズのイメージ画像

郵送用封筒の書き方

ポイント1:宛名に個人名を書く

郵送する場合は、封筒の表に宛先の住所と宛名を書きます。宛名は部署名だけでなく、個人名も記載します。

部署名だけ記載した場合、誰が開封するか分かりません。もし誰宛に送ればよいか分からない場合は、上司もしくは人事部に宛名を確認しましょう。

ポイント2:左下には赤で「親展」

表面の左下には、「親展」と赤字で書き、赤い線で囲みます。親展とは「宛名の方以外開けないでください」という意味です。親展と書いておくことで開封できる人が限られ、退職について社内に広がるリスクが減ります。

退職届(願)郵送用封筒の表の書き方のイメージ画像

ポイント3:裏側には自分の名前と住所

封筒の裏側、左下に自分の住所と名前を書きます。そしてきちんとのりづけをし、封筒のふたを閉じます。ふたの中央に閉じた印の「〆」マークも書くようにしてください。

退職届(願)郵送用封筒の裏の書き方のイメージ画像

郵送する場合、添え状も同封

ビジネスマナーとして、郵送で書類を送付する場合には添え状・送り状を添付します。これまでお世話になった会社に退職届(願)を送付することを踏まえて、下記の文例を参考にして、誠意が伝わる添え状・送り状を同封しましょう。

【退職届(願)の添え状・送り状の文例】

拝啓 貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。

この度一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては同封の通り退職届(願)を送付させていただきますので、ご査収の程、どうぞよろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりありがとうございました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

郵送用封筒への入れ方

封筒には添え状を上にして退職届(願)を入れます。万が一封筒が透けても退職届(願)と外側から分からないように、封筒の表側に添え状、裏側に退職届(願)がくるようにします。

中の退職届(願)の封筒は封をしなくても大丈夫です。ただし、前述のとおり、もともと封筒の封部分にのりシールがある場合は、封をしたほうがいいでしょう。

退職届(願)郵送用封筒への入れ方のイメージ画像

郵送する場合の送り方

ポイント1:ポスト投函ではなく、郵便局窓口から郵送

退職届(願)を郵送する場合、料金不足で戻ってきてしまうなどのトラブルがないように、ポスト投函ではなく、切手を貼らずに郵便局で料金を計測して郵送しましょう。

ポイント2:内容証明での送付が無難

退職届(願)の郵送方法に決まりはないため普通郵便でも問題はありませんが、紛失に備えて郵便局での「内容証明」の送付が安心です。

内容証明とは、「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰宛てに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する」制度で、郵便物紛失のリスクをなくすことができます。内容証明の費用は、普通郵便に440円(※)加算した金額です。

※2020年11月9日現在。日本郵便のウェブサイトによる

郵送後も会社とのやり取りはしっかりと

「円満退職をする必要がない」などと、一方的に退職届(願)を送りつけて連絡を断つことはおすすめできません。

万が一不備などがある場合、失業保険や社会保険関連の手続きができなくなるリスクもあります。

また、会社のほうで手続きができず、本人に連絡が取れない場合、入社した時に申請した身元保証人に連絡が行ってしまうこともあるでしょう。

退職届(願)を提出すれば手続きが終わり、ではありません。退職届(願)が受理されてからも会社側との事務的なやりとりは続きます。

確実に退職手続きを完了できるように、郵送前も後も会社との連絡は抜かりなく行うようにしましょう。

まとめ

退職届(願)の封筒の書き方、郵送方法などにはマナーがあります。もうすぐ辞めるからと雑な対応をしてしまうと、それまで在籍した会社に自分の悪い評判が残り、その後のビジネス人生にも影響してしまう可能性もあるでしょう。

会社や上司とのトラブルを避けて円満退職をするためにも、この記事で紹介したマナーを参考にして、スムーズな退職をかなえましょう。

マイナビ転職 編集部

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