上司に退職を伝えるタイミングはいつ？　スマートな伝え方ハウツー

応募企業の探し方や履歴書の書き方、面接のポイントから円満退職の
秘けつまで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介！

「会社を辞める決意をしたが、上司にどう伝えたらいいのか分からない」「正直に退職理由を伝えていいものか」「そもそも退職願はどのように書いて、どんなタイミングで提出すればいいのか」「退職の仕方全般が分からない」……。
今回は、そんな悩める人たちへ上司に退職を伝える時期や切り出し方、トラブルにならない退職理由の伝え方を伝授します。

その1. 退職を伝える時期は繁忙期以外に

退職者が増えるシーズンは、一般的に年末の12月と年度末の3月。退職を年度の区切り目に合わせることで、引き継ぎの作業を社内・社外的にスムーズに進めることができるからです。

退職を切り出すタイミングとして避けたいのが“繁忙期”。猫の手も借りたい時期に「係長、お話があります。私、来月をもちまして……」と退職を切り出しても、「今は忙しいからまたにして！」と、取りあってもらえない可能性があります。よって、上司の都合がつきやすく、気持ちに余裕がある“閑散期”のタイミングを選んで退職を伝えるのが正解。

また、大きなプロジェクトの途中や人事異動をした後も、退職を伝えるタイミングとしては好ましくありません。大任を引き受けた後は、辞めにくくなるうえに引き継ぎも困難になるからです。

プロジェクトが終了した直後、人事異動が内示された直後は、引き継ぎも比較的にしやすいので、退職を伝えるにはベストタイミング。ただし、この時点ではまだ退職する旨を同僚たちに話さないようにしましょう。思わぬうわさが立ってしまった場合、円満退職への道が遠のいてしまうかもしれないからです。

その2. 退職の1〜3カ月前に直属の上司にアポを取る

退職の意思表示のタイミングは、会社の就業規則により異なるので、自社規則を確認したうえで「退職日の1〜3カ月前」に伝えるのが一般的です。

まずは口頭で「今後のことでお話があります。お時間をいただけないでしょうか」と、直属の上司にアポを取りましょう。

この時、直属の上司以外にアポを取るのはマナー違反。「大事な話が、自分を飛び越えてやりとりされた」と直属の上司の気分を損なうことになり、そのことが原因でトラブルが生じてしまうかもしれません。そうなると円満退職の妨げになってしまいます。

たとえ「直属の上司と折り合いが悪い。もっと言うならば、辞めたい根本原因はその直属の上司だ！」という場合でも、組織体系を無視した行動は慎み、順序を踏んで相談しましょう。

その3. 退職理由は個人都合が鉄則！退職理由・退職意思の伝え方

上司への退職意思の伝え方にもコツがあります。辞めたい原因がなんであれ「会社や上司への不満や批判」を直球で伝えるのは避けましょう。円満退職を目指すためにも、「お世話になったのですが」とまずは上司や会社を敬う言葉を述べ、丁寧で落ち着いた表現で退職したい旨を伝えましょう。

退職理由を尋ねられた場合、会社に対する不平不満を述べるのは厳禁です。なぜなら「不満要素を改善するから、辞めないでくれ」と引き留めの口実をつくってしまうからです。また、会社への不平不満をぶちまけて上司の気分を害してしまっても何の得にもなりません。退職理由はあくまでも個人的な理由を伝えるのが鉄則。

同時に、退職への固い意志を表明することも重要です。だからといって「誰がどう言おうと会社を辞めます」「○月○日までには絶対に辞めます」など、取り付く島もないような断言＆一方的な言い方では、上司の心証を悪くしてしまいます。

退職理由として「今後この分野で、こんな仕事をしていきたい」という気持ちを正直に伝えつつ、退職の時期は「○月までに退職を考えています」と会社に相談するような表現で伝えるのがベストでしょう。

≫ 円満退職に効果的な退職理由の例文

その4. こんな場合はどうする？パターン別対応例

こんな場合はどうする？

「引き留められた時」

「君は会社にとって必要な人間だ」と引き留められたら、一瞬はほだされてしまいます。しかし次の転職先がすでに決定している場合は、退職を考え直したり、退職日を延ばしたりする暇はないはず。

まずは今いる会社を辞めることが先決なので、「引き留めにあっている私。必要とされている私」と自尊にたっぷりと浸りつつも、「身に余るお言葉、誠にありがとうございます。しかし会社を辞める意志に変わりはございません」ときっぱり情を振り切りましょう。

「競合への転職の場合」

会社を辞めたいと伝えた時、ありがちなのが「転職先は決まっているのか」という問い。転職先を伝えるのも伝えないのも本人の自由ですが、円満退職を願うならば、「これから探します」と上手にはぐらかして明言を避けるのが無難。

特に競合他社に転職する場合は、今いる会社の機密事項や知的財産が流出することが何よりも懸念されます。社会人としてのルールやマナーを守って転職することは当然ですが、あらぬうわさが広がることを避けるために、不安要素はなるべくつくらないようにして退職準備を進めましょう。

「あっさり受け入れられた場合」

特に引き留められもせず、「辞めたい？　あ、そう」とあっさり退職を受け入れられてしまったら……。一抹の寂しさを感じたとしても「無駄にもめなくてすんだ。時短で辞めることができる」とポジティブな気持ちに切り替えて、その状況を喜びましょう。そして、次こそ「必要とされる人材」として活躍すればいいのです。

その5. いよいよ「退職願」を作成・提出

会社を辞める時、書面の退職願は必ず要るわけではなく、口頭で伝えるだけでも構わないとされています。ただし、会社規則や慣習にもよるため、上司に退職願は必要か確認しておきましょう。

退職願はパソコンでも手書きでも、どちらの書式でもOKです。ちなみに「退職願」は自己都合で退職する場合の呼称です。会社都合の退職や、退職が確定した後に届け出る際は「退職届」、役職のある方や公務員の退職では「辞表」となるので状況によって使い分けましょう。

≫退職願・退職届・辞表の違いと役割

会社に退職願のフォーマットがあれば、順に記入していきます。フォーマットがなければ、白地の用紙に縦書きで「退職理由・退職日・退職願を記入した日付・署名・捺印」を記します。当たり前ですが、鉛筆や消せるボールペンなど消しゴムで消せるような筆記具での記述、または修正テープでの修正は御法度です。

宛名は社長名。退職理由は「一身上の都合により退職させていただきます」とし、余計な言葉は書かないこと。くれぐれも恨みつらみや「ポエムか！」というような感傷的な内容にならないように。また、退職日は上司と決めた日を記します。

封筒も白地とし、表には『退職願』と記します。裏側には名前と部署を明記。最後に誤字・脱字、捺印が丁寧に押せているかを確認しましょう。念のために、退職願のコピーを控えで持っておくと良いでしょう。

退職願を提出する時期は、退職日の1カ月前から遅くとも2週間前までに直属の上司に直接手渡すこと。退職願を提出する日が来たら、厳粛な面持ちで上司の前に移動し、「退職させていただく決心をいたしました」と、内ポケットから退職願を取り出しましょう。上司が離席中に、机の上にポンと置いてそのまま会社を去る……　なんてドラマのワンシーンのようなことはNG。本当にやってしまっては「非常識な人」というレッテルを貼られてしまうかも。

退職は、次なるステージの扉を開ける重要な通過点。円満に会社を辞めてスムーズに新環境へとシフトチェンジするためには、「退職の心得」のほかに「上司の心理」を読み解くことが何よりも大切なのです。あくまでもスマートな退職を実現してくださいね。