退職あいさつ（スピーチ・メール）で好印象を残す方法とは？【例文あり】

掲載日：2020/10/16
更新日：2023/05/17

退職が決まったら、今までお世話になった人にあいさつをすることになります。そのあいさつは、相手や関係性によって方法や内容が異なるものです。誰にどのようにして伝えるべきか悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。

この記事では、好印象を持たれる退職あいさつの内容や伝え方を詳しく解説します。押さえるべきポイントや例文も載せているので、ぜひ参考にしてみてください。

【例文付き】退職あいさつ（スピーチ）のマナーやポイント

退職のあいさつは、直接伝えるケースと、メールや電話、手紙で伝えるケースそれぞれで押さえておくべきポイントが異なります。また、あいさつのタイミングや時間帯などへの配慮も必要です。転職や独立後に今の会社と仕事で関わる可能性もありますので、退職あいさつでは印象が悪くならないように注意しましょう。

退職あいさつの基本のマナー

まずは、好印象を残し退職後も応援してもらえるよう、退職あいさつのマナーやポイント、例文をご紹介します。

退職日を伝える

「本日付で」「〇日付で」など、いつ退職するのかをはっきりと伝えます。

ゆっくり丁寧に話す

あらたまった雰囲気に圧倒されると早口になりがちですが、まずは落ち着いて深呼吸。意識してゆっくり話すようにしましょう。

視線を配りながら話す

うつむいたり照れ笑いを浮かべたりせず、社員に視線を向けながら話します。1人の社員だけをじっと見つめるのではなく、視線を右から左、前から後ろと順に動かし、全体をまんべんなく見渡すようにしましょう。

「お世話になりました」の気持ちで臨む

退職あいさつのスピーチは、単なる報告ではなく感謝の意を示す場でもあります。ネガティブな理由での退職だったとしても、「ありがとうございました」の気持ちを忘れずに。

好印象を残せる退職あいさつのポイント

退職のあいさつは、今の会社で発言できる最後のチャンス。しっかり思いを伝えつつ、好印象を残せるあいさつのコツとスピーチ例を紹介します。

新人だった頃のエピソードや失敗談を語る

功績よりも、苦悩したことや失敗談を話すほうが印象に残ります。もしお世話になった人がその場にいればその人の名前を出し、その人に目線を向けて話すのもいいでしょう。

「新卒で入社し社会のことが何も分からなかった私に、○○さんは電話のかけ方から丁寧に教えてくれました」などと言うと、感謝された人は胸にジーンとくるものがあるはずです。また、新人時代のあなたを知らない後輩は「誰にでもできなかった時代があるんだな」と勇気をもらえるでしょう。

この会社で得たことを具体的に話す

退職者が「辞めて良かった！」という雰囲気だと、ほかの社員のモチベーションに影響が出る可能性があります。会社に対してネガティブな気持ちがあったとしても、学んだことや得たことは必ずあるはず。それを具体的に語ることで、残る社員は会社の良さを再確認できます。

詳細な台本はあえて用意しない

台本を作って一字一句暗記して読み上げるあいさつは、事務的な印象になる場合もあります。話す内容だけ決めておき、後はその場に応じた言葉で伝えるようにしましょう。途中でつかえたり、しどろもどろになったりしても大丈夫です。逆に気持ちがこもっていることが伝わり、聞く人の印象に残るスピーチになります。

好印象を残すスピーチ例文

退職あいさつを簡単に一言でと求められた場合

一言での退職あいさつを求められた場合は、具体的なエピソードは盛り込まず、シンプルに感謝の気持ちを伝える内容にします。

【例文】

社外の人に直接退職あいさつをする場合

社外の人に直接退職のあいさつをする場合は、相手の業務に支障が出ないよう配慮することが大切です。可能であれば、後任の担当者と一緒に訪問しましょう。調整がつかず難しい場合は、引き継ぎの内容や今後の連絡先をきちんと伝えます。

やってはいけないNGあいさつ

退職あいさつも仕事の一つ。ビジネスマナーを守り、相手を不快にさせるような言動は慎みましょう。ここでは、退職あいさつで言ってはいけないことやNGマナーを紹介します。

詳細な退職理由を伝えてしまう

退職理由は一身上の都合で大丈夫です。家庭の事情を詳しく伝えたり、「次は株式会社○○に勤務するため退職します」などとあえて言う必要はありません。

批判的な意見や愚痴を言ってしまう

前向きではない理由で退職する方もいると思います。しかし「残業が多くて耐えられなかった」「課長とやり方が合わなかった」などといった会社や社員の批判は避け、気持ちよく退職できるようにしましょう。

スピーチが長くなってしまう

最後に伝えたいことがたくさんあるとしても、ほかの社員は通常どおり業務をこなさなければなりません。スピーチは長くても3分くらいにまとめましょう。

【例文付き】退職あいさつメールのマナーや書き方のポイント

メールで退職あいさつを行う場合に気を付けたいマナーや注意点、例文をご紹介します。

メールでの退職あいさつは失礼？

できる限り直接会って退職のあいさつをするのが望ましいです。しかし、社員数が多い会社や、クライアントを多く抱える方などは、全員に会うのは現実的でないでしょう。

その場合、メールで退職のあいさつを済ませても構いません。メールでの退職あいさつは広まっており、受け取ったことがある方も多いと思います。送信件数が多い場合は一斉送信でもマナー違反にはなりません。ただし、「CC」を使うとほかの送信者にアドレスが漏れてしまうので、必ず「BCC」を使用しましょう。

また、年配の方や目上の方の中には、メールのみのあいさつを失礼だと感じる方もいます。相手の考えや自分との関係性を考え、直接会う時間を作るか、メールを送るか、もしくは手紙やハガキを送るのかなど、どの手段がベストか対応の仕方を検討しましょう。

近年は新型コロナウイルスの影響でリモートワークになったり、会えないまま退職を迎えるケースも出てきました。その場合「本来であれば直接ごあいさつをさせていただくところ、コロナ禍の状況を見て控えさせていただきます」「リモートワークのためメールでのご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます」などと一言加えると、印象が良くなります。

退職あいさつする際の件名やメール内容

退職のあいさつメールは、一目で用件の伝わる件名にします。社内の場合は『所属部署＋氏名＋退職のごあいさつ』、社外の場合は『会社名＋氏名＋退職のご連絡』といった件名です。

本文では、まず直接あいさつができないことのおわびを伝えてから、今までのお礼や感謝の気持ちを伝えます。その後に退職日や後任の情報、引き継ぎについて触れましょう。必要に応じて、末尾に退職後の個人的な連絡先を記すケースもあります。

メールを送るタイミングに気を付けよう

社外向けと社内向けでは、退職あいさつメールを送るタイミングが異なります。

社外向け

退職日の2～3週間前には伝えます。そのぐらいの期間があれば引き継ぎもできますし、問題があっても解決できる可能性があるためです。

先方から見れば、担当者が変わるのは不安なもの。直前の連絡だと無責任だと思われ、会社の印象が悪くなる恐れがあります。

社内向け

社外向けメールの目的は退職を「報告」することですが、社内向けの場合は「最後のあいさつ」としての意味合いが大きくなります。メールを送るベストなタイミングは会社によって違うため、過去に受け取ったあいさつメールの送信日時を参考にしてみましょう。一般的には最終出社日の夕方に送ることが多いです。

送る範囲に決まりはありませんが、お世話になった人や一緒に仕事をしたことがある人には送信することをおすすめします。同じ文面を一斉送信する場合は、宛先（TO）に自分のメールアドレス、BCCに各送付先を入力します。

今後も連絡を取りたい場合は、メールの最後に私用の電話番号やメールアドレスを記載しても良いでしょう。

退職あいさつメールの例文

退職あいさつのメール例文を具体的にご紹介します。あくまでも一例ですので、自分のケースに当てはまるように調整してお使いください。

社外向け

社外への退職あいさつメールでは、後任担当者や引き継ぎについて必ず触れましょう。また、2～3週間前に送る場合、退職日を明記することも忘れないでください。

【例文】

≫退職あいさつメールについて詳しくはこちら

社内向け

社内への退職あいさつメールは、今までの感謝の気持ちと前向きな姿勢が感じられる文面がベストです。必要であれば個人的な連絡先も記載しておくと良いでしょう。

【例文】

【例文付き】手紙で退職あいさつを伝えるポイント

より丁寧な印象を与えたい場合には、手紙（ハガキ）で退職を報告する方法もあります。

メールとの違いは、手紙特有のマナーを守ること。具体的には、「拝啓」で始めて「敬具」で締める、前文に「時候のあいさつ」を入れるなどです。季節や月によって変わる時候のあいさつの書き方に不安がある人は、季節に関係なく使用できる「時下」でも代用可能です。

●社外向け例文

退職あいさつに対する返信例文も紹介

退職あいさつメールへの返信は、一斉送信であれば返さなくても問題はありません。相手との関係性に応じて対応しましょう。

個人宛に送信されている場合は、相手が退勤する前までに返信しましょう。文面では、連絡への謝意と別れを惜しむ気持ち、今後の活躍や健康を祈る言葉を伝えます。

【例文】

最終出社日にやるべきことは？

最終出社日は社内への退職あいさつを済ませるだけでなく、デスクの整理なども行うためバタバタしがちです。やるべきことを事前に把握し、スムーズに最終出社日を送れるよう準備しておきましょう。

備品の返却や引き継ぎの最終確認

会社の経費で購入したものや貸与されているものは、すべて返却します。代表的なものは下記のとおりです。

企業が情報漏えいに神経をとがらせているこの時代、機密情報やノウハウが確認できる書類、デバイスは確実に返却しましょう。

最終出社日までに引き継ぎを済ませておくべきですが、渡し忘れた資料や伝え忘れたことがないかを後任者と一緒に最終確認をしておくと安心です。
≫スムーズな引き継ぎに必要なものとは？

上司や同僚へ個別に退職のあいさつ

退職日の夕方頃から、上司や同僚へ個別にあいさつ回りを始めます。社員全員が顔見知りのような小さな会社でしたら、一人ひとりの席を回ったほうが好印象です。ただし、何フロアもあるような大所帯の場合は、特にお世話になった部署や人に絞ってあいさつをすればOKです。

あいさつ回りをする際、感謝の意を込めてお菓子を配る方もいるようです。クッキーやチョコレートなど万人受けし、個包装のものが喜ばれます。高価なものでなくても構いませんが、箱に入っている贈り物用のお菓子が無難です。

退職のあいさつ（スピーチ・メール）をする

最後のあいさつとして、メールを送ります。詳細な退職理由やネガティブなことは触れず、これまでの感謝の気持ちと今後の活躍を祈る気持ちを伝えれば十分です。また、定時の前や朝礼時にあいさつの時間をもらえることがあります。この記事の内容を参考に、話す内容をあらかじめ考えておきましょう。

まとめ

仕事の中で築いた人々との関係は、退職によって終わるとは限りません。次の仕事やプライベートで関わる可能性もあります。そんな時にも気持ちよく話せるよう、「立つ鳥跡を濁さず」の言葉どおり、マナーを守った退職あいさつを心掛けましょう。

退職に向けてやることは数多くあります。退職日に慌ててしまわないよう、退職あいさつも計画的に少しずつ準備を進めることをおすすめします。

マイナビ転職　編集部