面接の当日キャンセルは大丈夫？メール・電話で伝える例文、マナーを解説

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面接を当日キャンセルする際、必ず守りたいマナー

面接を当日キャンセルする場合は、単に連絡を入れるだけでは不十分です。企業側への敬意と誠意を示すには、タイミングや手段、伝え方にも配慮が必要となります。

企業・面接官に負担やコストが掛かっていることを忘れずに

面接までには、書類選考や日程調整、連絡のやりとりなど、企業側に多くの時間と労力がかかっています。

応募企業の理解が得られるよう配慮し、敬意と誠意を持って対応することが、応募者としても社会人としても大切です。

無断キャンセルは絶対にしない

どんな事情があっても、無断キャンセルは絶対に避けましょう。

連絡なしのキャンセルは、応募者個人の評価だけでなく、現職（前職）への信頼にも関わる重大なマナー違反です。必ず電話やメールで連絡してください。

キャンセルが分かったら、すぐに採用担当者に連絡する

面接に行けないと分かった時点で、すぐに採用担当者に連絡を入れましょう。遅くなるほど応募企業の負担が大きくなります。

当日キャンセルは緊急性が高いため、電話連絡が基本です。採用担当者の名前や連絡先が分からない場合は、代表電話宛てに連絡し、事情を説明して担当部署に取り次ぎをお願いしましょう。

転職エージェント経由で応募している場合は、エージェントに電話して事情を説明します。

転職エージェントが企業との連絡を代行しているケースが多いため、キャンセルや面接日程の再調整の段取りを付けてくれます。

応募企業だけでなく、転職エージェントとの信頼関係も大切です。手厚いサポートを受けるためにも、早めに連絡することで、相手に対する配慮と誠意を示しましょう。

営業時間内であれば、できるだけ電話で伝える

当日キャンセルの連絡は、原則として企業の営業時間内に電話で行います。

前日の深夜や当日の早朝など、営業時間外にキャンセルが分かったケースでは、まずメールで連絡し、「営業時間になり次第、あらためてお電話します」と添えるとより丁寧です。朝イチの面接を直前にキャンセルする場合は、営業時間になったらすぐに電話で連絡しましょう。

採用担当者に電話がつながらない場合は、伝言を依頼し、あわせてメールでも連絡を入れると確実です。

キャンセル理由を簡潔に伝える

「一身上の都合」といった曖昧な表現ではなく、簡潔に理由を伝えることが望ましいです。

プライバシーに関わる内容は伝えなくて構いませんが、簡潔かつ誠実に理由を伝えることで、採用担当者の理解が得やすくなります。

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【電話】面接の当日キャンセルの伝え方・会話例

電話で伝える内容

選考を受けている旨と氏名
面接をキャンセルする意向とおわび
当日キャンセルの理由
再調整を希望する場合、可能か否かのお伺い

面接を辞退するのか、再調整したいのかによって、電話で伝える内容が変わります。

当日の面接キャンセルは、できるだけ簡潔に理由を伝えるべきです。

面接辞退であれば、具体的な理由を伝えないこともあります。

一方、面接を再調整したい場合は採用担当者の理解を得るために、体調不良や現職の仕事の関係など、具体的な理由を簡潔に伝えるべきでしょう。

電話の流れ

【大まかな電話の流れ】

最初のあいさつ
あいさつと氏名、採用選考を受けている旨を伝え、担当者につないでもらいます。
↓
担当者が電話に出たら、キャンセルの旨を伝える
再度氏名を名乗り、面接キャンセルの旨を伝えます。
↓
キャンセルの理由を聞かれた場合は簡潔に回答する
簡潔にキャンセルの理由を伝えます。後述の【理由別】の会話例文を参考にしてみてください。
↓
再調整を希望する場合は可否について確認する
担当者におわびをしたうえで、再調整が可能かどうか確認します。
↓
終話
時間を割いてもらったこと、キャンセルに至ったことのおわびをしてから終話します。

【電話例文①】面接を辞退したい場合

応募者：: お世話になっております。本日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか。
担当者：: お電話代わりました。〇〇です。
応募者：: お世話になっております。本日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎と申します。当日のご連絡となってしまい大変申し訳ありませんが、一身上の都合により、辞退したくご連絡を差し上げました。
担当者：: そうですか。残念ですが承知いたしました。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか？
応募者：: 昨日、別の企業より内定をいただきました。自分の適性やキャリアプランについて熟慮した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました。
担当者：: かしこまりました。辞退の理由をお聞かせいただき、ありがとうございます。
応募者：: 貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。それでは失礼させていただきます。
担当者：: はい。失礼いたします。

【電話例文②】面接日を再調整したい場合

応募者：

お世話になっております。本日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか。

担当者：

お電話代わりました。〇〇です。

応募者：

お世話になっております。本日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎と申します。実は、昨日より高熱で体調を崩しており、本日面接にお伺いするのが難しい状況です。当日のご連絡となり、大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いとは存じますが、ぜひ御社の選考を受けさせていただきたく、面接日を再度調整いただくことは可能でしょうか。

担当者：

そうですか。承知いたしました。あらためて日時を調整して、メールでご連絡いたします。お大事になさってください。

応募者：

ありがとうございます。このたびは、申し訳ありませんでした。それではよろしくお願いいたします。失礼いたします。

担当者：

はい。失礼いたします。

【理由別】面接を当日キャンセルする際の例文

体調不良で面接を受けられない

【例文】面接を辞退する場合

このたび、体調を崩してしまい、回復まで相当な時間を要する見込みのため、本日予定しておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

【例文】面接の再調整を希望する場合

昨日からの急な体調不良により、本日予定しておりました面接に伺うことができなくなりました。

大変恐縮ではございますが、御社への入社を強く希望しており、もし可能であれば、あらためて面接の機会を頂戴できないかと考えております。

体調不良による当日の面接キャンセルの場合は、「面接を辞退するのか」「日程を調整したいのか」が曖昧にならないようにしましょう。面接を辞退する際は、具体的な病名を伏せ、「急な体調不良により、辞退させていただきます」と簡潔かつ丁寧に伝えます。

再調整を希望する場合は、急な体調不良で本日は伺えないが、入社意欲は高く、あらためて機会をいただけないかと伝え、企業の都合を優先する姿勢を見せましょう。

家庭の事情により面接を受けられない

【例文】

詳細は控えさせていただきますが、急な家庭の事情により、本日予定しておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

この場合は「急な家庭の事情により」と簡潔に伝えます。詳細を説明する必要はありませんし、詳しく聞かれても「プライベートな内容なので詳細は差し控えさせていただきます」と答えましょう。

交通機関のトラブルにより面接を受けられない

【例文】面接を辞退する場合

大変申し訳ございませんが、現在利用しております〇〇線が、人身事故により運行に大幅な遅延が発生しており、御社への到着が困難な状況となっております。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、本日予定しておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

【例文】面接の再調整を希望する場合

現在利用しております〇〇線が、人身事故により運行に大幅な遅延が発生しており、貴社への到着が困難な状況となっております。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、本日予定しておりました面接の日程変更をご検討いただけないでしょうか。

交通機関のトラブルの具体的な内容を簡潔に伝え、直前の連絡となったおわびと、面接の機会を設けてくれたことへの感謝を丁寧に述べます。もし面接を完全に辞退するなら、その旨を明確に伝えます。

一方、再調整を希望するなら、面接への強い意欲を示しつつ、「もし可能であれば、あらためて機会を頂戴できないか」と謙虚な姿勢で依頼しましょう。

他社から内定を受けた

【例文】

昨日、他社さまより内定のご連絡をいただき、自身の適性や能力、そして今後のキャリアプランを熟慮した結果、この内定を受諾する決断をいたしました。

他社から内定をもらい、面接を辞退する場合、その理由を正直に伝えても問題ありません。ただし、内定先の企業名や給与など具体的な詳細を伝える必要はありません。

前日など面接日に近いタイミングで内定の連絡があり、熟考した結果、辞退させていただくと説明することで、当日キャンセルについての理解を得られやすくなります。

辞退の理由が、適性や企業とのマッチングを何度も考慮した結果であることを、誠実な姿勢で伝えましょう。

希望する条件に合わない

【例文】

あらためて自身のキャリアプランや御社で携わる職務を熟慮しましたが、ミスマッチがあるとの判断に至りました。

希望条件と合わないという理由で、面接キャンセルの連絡が当日になるのは、採用担当者に違和感を与える可能性があります。そのため、当日まで熟慮したうえでの判断であることを伝えるようにしましょう。

具体的な条件の内容はできれば伏せて、「キャリアプランや携わる職務を熟慮した結果、ミスマッチがあると感じた」といった抽象的な表現にとどめると良いでしょう。

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【メール】面接の当日キャンセルの伝え方・例文

メールの基本構成とポイント

メールの基本構成は大きく下記の6つに分かれます。

件名（面接辞退の連絡、氏名、面接予定日時）
宛名
本文（面接をキャンセルする意向や理由、おわび）
再調整が可能か否かのお伺い（再調整希望の場合）
おわびの言葉
署名

MAIL

件名：面接辞退（再調整希望）のご連絡／氏名／〇月〇日〇時面接予定
……【1】面接辞退の連絡、氏名、面接予定日時

□□株式会社
人事部 ○○様
……【2】宛名

お世話になっております。
本日〇月〇日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします。

当日のご連絡になり大変申し訳ありませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
……【3】本文（面接をキャンセルする意向や理由、おわび）

誠に勝手なお願いとは存じますが、ぜひ御社の選考を受けさせていただきたく、面接日を再度調整いただくことは可能でしょうか。
……【4】再調整が可能か否かのお伺い（再調整希望の場合）

本来直接おわびすべきですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
……【5】おわびの言葉

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------------
毎奈比　一郎
〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話　***-****-****
メール　******@***.com
……【6】署名
-----------------------------------------

【1】件名（面接辞退の連絡、氏名、面接予定日時）

ひと目で内容が分かる件名にすることが何より重要です。「面接について」では辞退する旨が伝わらないため、見落とされてしまう可能性もあります。

「面接辞退のご連絡／氏名／〇月〇日〇時面接予定」のように、面接辞退という言葉、氏名、面接予定日時を明記してください。

【2】宛名

「□□株式会社人事部 ○○様」のように、会社名、部署名、採用担当者の名前の順で書きます。会社名・部署名は必ず正式名称で書きましょう。

【3】本文（面接をキャンセルする意向や理由、おわび）

本文は、最初の3～4行で氏名と面接予定日時、面接をキャンセルする旨とその理由などを簡潔にまとめます。

面接当日のキャンセルは、緊急性が高いので、原則としてまず電話で連絡すべきです。その場合、電話をしたが不在のため、営業時間外のためといった、メールで連絡する理由を記載すると良いでしょう。

面接のキャンセル理由を伝える際は、「一身上の都合」とすることも可能ですが、当日のキャンセルは企業に急な変更を強いるため、簡潔に理由を記載したほうが望ましいでしょう。

「一身上の都合」とは？　言葉に隠された意味や使うシーンと使い方

【4】再調整が可能か否かのお伺い（再調整希望の場合）

辞退ではなく、再調整を希望する場合は、面接日程の再調整が可能か否かを確認しましょう。

【5】おわびの言葉

面接辞退・面接キャンセルの連絡が当日になったことへのおわびをします。企業が自分のために時間を割いてくれたことへの感謝も添えると、より誠意が伝わります。

【6】署名

メールの末尾に署名として、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

体調不良で面接を受けられない

体調不良により面接を辞退する場合、その旨を簡潔に伝えましょう。なお、体調不良が理由であれば、別の面接日時を打診されることもあります。面接を継続したい場合は、理由だけでなく、継続したい意思と調整可能な日時を記載しましょう。

体調不良を伝えることに抵抗がある場合は、家庭の事情と同じように「一身上の都合」としても構いませんが、面接当日の連絡であれば、体調不良と簡潔に理由を説明したほうが良いでしょう。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比一郎／〇月〇日〇時より面接予定

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
本日〇月〇日より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします。

当日のご連絡になり大変申し訳ありませんが、実は×××より体調を崩してしまい、回復まで相当な時間を要する見込みのため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------------
毎奈比　一郎
〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話　***-****-****
メール　******@***.com
-----------------------------------------

家庭の事情により面接を受けられない

家庭の事情が原因で辞退せざるを得ない場合は、内容まで説明する必要はありません。そのほかの言いづらい理由がある時も同様です。

「一身上の都合」と記載することもできますが、面接当日の辞退であれば、「理由は控えさせていただきますが、家庭の事情により」と記載したほうが、採用担当者の理解を得られます。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比一郎／〇月〇日〇時面接予定

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
本日〇月〇日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。
営業時間外のため、取り急ぎメールでご連絡をさせていただきます。

当日のご連絡になり大変申し訳ありません。理由は控えさせていただきますが、家庭の事情により就業するのが困難になりましたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

本来直接おわびすべきですが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

他社から内定を受けた

他社からの内定が理由で辞退する場合、一身上の都合としても問題はありませんが、正直にその旨を伝えたほうがいいでしょう。ただし、企業名などを伝える必要はありません。

ネガティブに考えて理由を取り繕うよりも、事実を伝えることが大切です。「面接当日まで十分な検討をした結果の辞退である」ことが伝わる文章を作成しましょう。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比一郎／〇月〇日〇時面接予定

□□株式会社
人事部 ○○様

当日のご連絡になり大変申し訳ありませんが、このたびは面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
別の企業から昨日内定をいただき、自分の適性や将来を十分に検討した結果、そちらの企業への入社を決めたためです。

本来直接おわびすべきですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

希望する条件に合わない

メールでは、「貴社への理解を深めるにつれ、私の希望する職務内容やキャリアパスと相違があると感じました」などと簡潔に伝えたうえで、面接の機会を設けてくれたことへの感謝を述べます。

この際、具体的な条件などの内容を詳しく記載する必要はありません。あくまでも「相違があった」という事実を簡潔に伝えるようにしましょう。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比一郎／〇月〇日〇時面接予定

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
本日○月○日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。
営業時間外のため、取り急ぎメールでご連絡をさせていただきます。

当日のご連絡になり大変申し訳ありませんが、このたびは面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
これまでの面接を通じて、私が考えていた職務内容と相違があると感じました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。

営業時間になりましたら、お電話にてあらためてご連絡させていただきます。
ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

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