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職務経歴書は手書き・パソコン(スマホ・タブレット)どちらが良い? 職務経歴書のテンプレートとサンプルも紹介

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転職活動で職務経歴書を作成する際は、パソコンでの作成が一般的です。自宅にパソコンやプリンタがない場合でも、スマートフォン(以下スマホ)やタブレットで作成し、コンビニで印刷すれば、問題なく仕上がります。

手書きの職務経歴書が認められないわけではありませんが、作成する前に、手書きならではの注意点を理解しておく必要があります。

ここでは、手書き職務経歴書の懸念点やパソコンで作成する場合のメリット、職務経歴書を作成する際の注意点を解説します。職種別の職務経歴書テンプレートもダウンロードできますので、ぜひ最後までご覧ください。

職務経歴書は手書きでも良い?

転職活動で企業に応募する際に、履歴書とともに提出するのが職務経歴書。

結論から言うと、職務経歴書は手書き・パソコンどちらで作っても問題ありません。採用担当者が重視するのは、「これまでの職務経験と具体的な実績やスキル」が「分かりやすく」明記されているかということ。

文房具店やコンビニなどで手書き用のフォーマットを購入できますが、近年は職務経歴書・履歴書のどちらも、パソコンやスマホ(タブレット)での作成が一般的となっています。

まずは、パソコンで作成するのが一般的な理由について解説します。

手書きよりパソコンのほうが一般的な理由

職務経歴書はA4用紙2枚ほどにまとめます。しかし、A4用紙2枚すべて手書きするのは、応募する企業の数だけ書くこと、一文字間違えるだけで書き直しになってしまうことを考えると、非常に多くの時間を費やす大変な作業になります。

その点、パソコンであれば、すぐに修正できます。パソコンを持っていない人でも、スマホやタブレットの無料アプリを使えば、パソコンで作ったような職務経歴書を作成できます。なお、プリンタが自宅にない場合でも、コンビニで簡単に印刷可能です。

手書き文字がアピールポイントになる職種(手書きでお礼状や契約書を書く職種など)に応募する場合も、履歴書と職務経歴書の両方を手書きにする必要はありません。

履歴書は応募者の基本的なプロフィールが記載されているため、職務経歴書よりも先にチェックされる傾向にあります。そのため、履歴書を手書きにして、職務経歴書はパソコンかスマホで作成するのが良いでしょう。

ただし、職務経歴書の作成方法を会社から指定されている場合は、指定に従いましょう。

手書きだとパソコンスキルが不安視される?

上記のとおり、履歴書・職務経歴書共に、手書きよりも、パソコンで作成する書類のほうが、作成効率や読みやすさの面で勝ることが多いでしょう。

また、ビジネスシーンでは、報告・相談・申請などさまざまな場面で、パソコンスキルが必要になります。

たとえ、応募した職種の業務に手書きを必要とする業務があったとしても、パソコンを使った書類作成業務がないとは限りません。多少不慣れでも、積極的にトライする姿勢をアピールできると良いでしょう。

職務経歴書をパソコン(スマホ)で作るメリット

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職務経歴書をパソコンやスマホで作る場合には、以下のようなメリットがあります。

読み手のストレスが少ない

手書きで作成した職務経歴書の場合、文字が整っていなければ読みにくく感じるでしょう。一方、パソコン(スマホ)で作成した書類は、フォントが統一されています。また、フォントサイズの変更や太字を活用してメリハリを付ければ、手書きに比べて格段に読みやすく仕上げられます。

転職活動の選考過程では、少しでもマイナスに思われる要素を減らしたいもの。そのため、手書きが得意でない人は、読む側のストレスを減らすという意味でも、パソコンなどで作成するほうが適しているでしょう。

共通する部分を複製しやすく、複数応募に効率的

転職活動では、複数の企業に応募するケースが一般的。その際は、職務経歴書も応募企業の数だけ書く必要があります。パソコンで作成すれば、ほかの企業で使った文章を部分的に使用でき、同じ文章を何度も書かずに済むので、職務経歴書を作る時間を短縮できるでしょう。

また、作成ツールによっては誤字脱字のチェック機能があるため、ミスを防ぎやすい面も。後から修正したい点が出たら、いつでも文章の修正、レイアウト変更ができるのもメリットです。

データ提出が楽

選考の過程で、履歴書や職務経歴書のメール添付での提出を求められることが増えています。手書きの場合はスキャンしてデータ化する必要がありますが、自宅にスキャナーがない人はコンビニなどへスキャンしに行かなければならず、面倒です。

その点、パソコンやスマホでデータ作成をすれば、ファイル形式やファイル名を整え、メール添付するだけで済むのでスムーズです。

手書き・パソコン共通で採用担当者が職務経歴書で見るポイント

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採用担当者が職務経歴書をチェックする際は、どんな点に注目して見るのでしょうか。ここでは、手書き・パソコン共通のチェックポイントを解説します。

応募先企業・採用担当者が求める対象とマッチしているか

採用担当者が職務経歴書で見ているのは、自社で求めている経験やスキルを持っているか、求める人材像とマッチしているかなど、「採用基準と合致しているか」という点。しかし、現在までの経歴をただ羅列しただけでは、せっかくマッチするスキルや経験を持っていても、伝わらないかもしれません。

まずは、企業サイトや採用ページを見て、企業がどのような人材を求めているのかを理解しましょう。次に、応募先企業へのアピール材料になる経験や強みがないか、紙に書き出すなどリストアップして、スキルや経験の棚卸しをします。職務経歴書に落とし込む時は、アピールしたい点は見出しに盛り込むなど、目を引く工夫することも大切。

営業職など数字で実績をアピールできる職種は、具体的な数字を盛り込むと説得力が増します。その際には、実績を積み上げるまで、どのように努力したのか、応募先企業でどう生かせるのか、自分なりの言葉で書くのがポイントです。

職務経歴書に書くことが思いつかない場合は、キャリアの棚卸しや自己分析もぜひ試してみてください。

転職時の自己分析のやり方とは? 自己分析シートの書き方を実例をもとに解説
全70職種を網羅! 職種別の職務経歴書サンプル

「分かりやすく伝える力」があるか

どの仕事に就くとしても、物事を相手に分かりやすく伝える力、コミュニケーション能力は欠かせません。職務経歴書は、まさに伝える力を試される機会でもあります。

文章を作る際は、簡潔な文章で分かりやすくまとめることを心掛けましょう。業界用語や専門用語を多用せず、知らない人でもあなたがどんな仕事でどんな活躍をしてきたのかイメージできる文章を目指してください。

選考時には、書類作成スキルもチェックされます。多忙な採用担当者の目に留まるよう、手書き・パソコン作成のどちらの場合でも、見出しや改行で強弱を付け、どこに何が書かれているか一目で分かる構成にしましょう。

メリハリのない職務経歴書だと、採用担当者は「普段作成する資料や報告書も、こんなに見づらいのかな?」と不安になるかもしれません。一度作成した文章は時間を置いてから読み直してみるなど、念入りに確認するのがおすすめです。

根拠を示せているか

職務経歴書に説得力を持たせるためには、実績や客観的な評価を添えるのが効果的です。数値面で示せる場合には「目標を〇カ月連続で達成」「作業時間〇%削減に成功」など具体的な数値を記載しましょう。

数値面で示せない場合でも、上司や同僚、顧客など第三者から言われた言葉など、客観的な要素を入れると良いでしょう。これらを記載するには上述したとおり、これまでの実績や受けた評価などの振り返り・棚卸しが重要となります。

履歴書の内容と矛盾がないか

職務経歴書の文章は、履歴書の内容とも照らし合わせて、矛盾がないようにしましょう。特に自己PRについて、書類によって言っていることが変わるようだと、どれが本音なのか、採用担当者は疑問に思います。自己PR欄は履歴書と職務経歴書で同じ内容でも構いません。

履歴書で記載できる文字数が少ない場合は、履歴書では要点を絞って記載し、職務経歴書でより詳しい内容を記載するのが良いでしょう。そのほか、卒業・入社年、退社年などに誤りがないか、和暦と西暦が混在していないか、パソコンで作成する際は数字が半角全角のどちらかに統一されているかなども確認します。

職務経歴書を作る際に気を付けるべきこと

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最後に、職務経歴書を作成する際の注意点、フォーマットのダウンロード方法を解説します。

手書きの場合の注意点

職務経歴書を手書きで作成する際は、どうすれば「読み手にとって見やすいか」を第一に。字のきれいさに自信がなくても、丁寧さがあれば印象は大きく変わります。止めや跳ねを意識すること、文字の大きさを統一すること、文字の間隔を適切に空けることで、手書きでも読みやすくなります。

文章を一通り書き終えたら、音読して間違いをチェックするのもおすすめ。誤字脱字があった場合は修正テープを使わず、最初から書き直すようにしてください。

手書きのフォーマットは、文房具店や通販で入手できます。書き間違えた時のために、予備を含めた枚数を買っておくと安心です。

パソコン(スマホ)の場合の注意点

職務経歴書をパソコンやスマホで作成する際も、読みやすさを重視するのは変わりません。作成にはWordなどの文書作成ソフトを使うのが一般的。フォントのサイズや行間に統一性を持たせ、全体のレイアウトを調整し、読みやすい文書を作り上げていきます。

アピールしたい部分は、けい線や太字を使用しても構いません。ただし、多用するとかえって読みにくくなるので、本当に強調したい部分だけに使うのがコツです。

パソコンやスマホで作成する際は、誤字脱字・変換ミスが起きやすい点にも留意を。特に注意したいのが、予測変換による入力ミス。校正機能や、時間を置いてもう一度チェックするなど、ミスがないかを念入りに見直します。

複数企業で同じ文書を使い回す際は、ほかの企業名が残ったままになってしまうケースも。使い回す原文の企業名は「★」にしておき、文書が完成したら最後に「★」で文書内の文字を検索し、修正漏れがないかチェックするという方法もあります。

提出前には、印刷した状態で最終チェックを行うことも忘れずに。フォーマットの崩れや文字のはみ出し、インクがかすれて読めない部分がないかなど、不備をきちんと確認しましょう。

どこでも使える職務経歴書のフォーマットダウンロード

職務経歴書を作る際は、職種やアピールポイントに合ったテンプレートを使うのがおすすめです。ただし、自分の言葉で書くことも大切なため、あくまで参考程度に留めてください。

マイナビ転職では、職種別のフォーマットをご用意しております。手書きの人も、このテンプレートの構成・書き方を参考にすると良いでしょう。

職務経歴書(職種別)・履歴書のフォーマット、テンプレートはこちら
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まとめ

職務経歴書は、パソコンやスマホ、タブレットで作成するのが一般的です。手書き作成でも問題ありませんが、掛かる時間や手間、書類作成スキルに問題がないことをアピールするためにもパソコンやスマホで作成したほうが安心かもしれません。

なお、手書き・パソコンのどちらの場合でも、読みやすさを意識することが大切です。今回紹介したテンプレートも活用しながら、説得力のある職務経歴書を作成してください。

記事監修
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