履歴書の送付状（添え状）の書き方とNG文面【テンプレートあり】

更新日：2025年01月23日

送付状（添え状・送り状）は、企業に書類を送る際に同封するあいさつ状です。

転職活動では、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る際に同封します。採用担当者が最初に目にする文書であり、ビジネスマナーをアピールするチャンスです。また、多数の応募があった場合に自分を印象付けるツールにもなります。

書き方・送り方の基本に加え、NG文面や行動もご紹介します。

• 基本の履歴書の書き方・フォーマットのダウンロードはこちら

「送付状」そもそもの役割は？

履歴書や職務経歴書を郵送する場合、「送付状」を同封することがマナーです。送付状は「添え状」「送り状」「カバーレター」などとも呼ばれており、主に3つの役割があります。

あいさつ状

送付状を同封する目的の一つに「あいさつ」があります。

その昔、物を届けるには、本人や遣いが相手先に出向いて手渡していました。物を送付する時に同封する送付状は、本来対面で行うあいさつを書面に託したものです。

現在でも商談の本題に入る前に世間話で場を和ませることがありますが、それと似たような効果を期待して送付状を同封しています。

送付状が本題に入る前のクッションの役割を果たすことで、採用担当者が気持ちよく履歴書を確認できるようになります。

中身を知らせる表書き

送付状を同封する2つ目の目的は、「中身を知らせること」です。送付状に「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明記することで、採用担当者が差し出し人と中身を把握しやすくなります。

毎日大量の応募書類をチェックしている採用担当者の業務がスムーズに進むためにも、送付状を同封するのが礼儀です。

補足事項を伝えるため

送付状は「補足事項を伝える」という目的で同封することもあります。応募書類に興味を持ってもらえるように、自己PRや志望動機を簡潔に伝えるといった活用の仕方が良いでしょう。

転職時における「送付状」の必要性

転職活動においても、企業に書類を郵送する際は必ず送付状を付けましょう。転職活動でしっかりと作成された送付状を同封することで、以下のようなメリットが生まれます。

ビジネスマナーが身に付いている証し

ビジネスではさまざまな立場の人や組織と関わることから、取引を気持ちよく進めるため、折々で相手への気配り＝マナーが求められます。

例えば面接の場面。相手を不快にさせないよう身だしなみを整える、笑顔で対応する、聞きとりやすいようハキハキ話す……。マナーというと堅苦しいですが、一つひとつはちょっとした努力でできるものです。

送付状は「あいさつ」の目的があります。履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る相手は、面識のない採用担当者です。応募書類を手渡しする場合は、あいさつを交わすことができますが、送付の場合は応募書類だけが企業に届きます。

ビジネスの場ではマナーとしてあいさつ代わりの送付状を必ず付けましょう。

「御社に入社した際、私は周りの人の立場や気持ちを考えながら働くことができます」という宣言にもなります。中途採用の選考は、仕事のスキルとともにビジネスマナーが問われることを忘れないようにしましょう。

読んでもらうためのアピールにつながる

書類選考の採否は、企業が指定する応募書類が基準となります。採用担当者は、履歴書や職務経歴書に記載されている内容から、応募者の職務能力や熱意を推し量り、自社で必要とする人材とマッチするか判断します。

同封の送付状は採否に大きく関わるものではありませんが、採用担当者の目に触れる以上、何らかのアピールになる可能性があります。

送付状から人物像、志向、スキル、応募の経緯が垣間見えることで、履歴書や職務経歴書を入念に読んでみようと思う採用担当者もいるでしょう。

「形式的なものだから」と定型文の組み合わせで作成していてはもったいないです。履歴書や職務経歴書などの応募書類を読んでもらうチャンスの一つになるため、採用担当者の目に留まる送付状を作成して、職務能力のアピールにつなげましょう。

送付状テンプレートのダウンロード

送付状のテンプレートは、インターネットからWord形式などでダウンロードできます。

時候のあいさつ、募集職種や企業が求めている経験、人物像、自身の経歴やアピールポイントに合わせて文面を変更して使用しましょう。

これからご紹介する送付状のテンプレートは、以下からWord形式でダウンロードできます。

送付状の基本構成

送付状は基本的な構成が決まっており、「誰から誰に」「何の書類をどのくらい」「何のために」送ったのかを余すところなく書きます。必要な項目それぞれについて詳しく解説します。

（1）送付年月日

書類を投函（とうかん）する日付を記載します。西暦・和暦どちらでも構いませんが、履歴書・職務経歴書など応募書類の記載と統一するようにします。

（2）宛先

応募する企業名と採用担当者の所属部署と名前を記載します。部署宛ての場合は「御中」、採用担当者宛ての場合は「様」を付けるのがマナーです。

宛先は、株式会社などの法人格は省略せず、正式名称を記載するようにしましょう。誤字脱字がないようにチェックしてください。

• 今更聞けない？　御中・様・行・宛・各位・殿・先生など、正しい宛名の使い分け
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（3）署名

応募者の「郵便番号」「住所」「名前」「電話番号」「メールアドレス」を記載する箇所です。電話番号とメールアドレスは最も連絡がつきやすいものにしましょう。

【前文】（4）頭語と時候のあいさつ

あいさつ状でもある送付状では、頭語と結語をペアにして必ず記載します。頭語は「拝啓」、結語は「敬具」を使うのが一般的かつ無難です。あいさつを省略する意味の「前略」は絶対に使わないでください。

頭語の後に時候のあいさつ（季語を含んだあいさつ文）を挿入する場合は、頭語の後で改行するか、一字空けて続けるのが基本マナーです。

書き始めの例文

季語を使わない書き始めであれば季節を問わずに使用できるメリットがあります。

時候のあいさつ（季語）を使った書き始め

季語を用いたあいさつ文にすることで、より丁寧な印象を採用担当者に与えることができます。ただし、季語にはそれぞれに適した時期があるので注意が必要です。

例えば、「晩冬の候」は1月5日ごろから2月3日ごろまで、「立春の候」は2月の立春から2週間ほど使われます。送付状を出すタイミングにふさわしい季語を選んでください。

【季語の例】

送付月	季語例
1月	新春の候 / 初春の候 / 小寒の候
2月	晩冬の候 / 余寒の候 / 立春の候
3月	弥生の候 / 早春の候 / 浅春の候
4月	春暖の候 / 春日の候 / 惜春の候
5月	青葉の候 / 薫風の候 / 万葉の候
6月	入梅の候 / 薄暑の候 / 麦秋の候
7月	盛夏の候 / 極暑の候 / 大暑の候
8月	避暑の候 /晩夏の候/ 納涼の候
9月	初秋の候 / 新秋の候 / 新涼の候
10月	仲秋の候 / 秋涼の候 / 清秋の候
11月	霜秋の候 / 向寒の候 / 初冬の候
12月	師走の候 / 霜寒の候 / 歳晩の候

【季語を使った例文】

送付月	季語を使った例文
1月上旬	新春の候、貴社にはいよいよご清栄の段、お喜び申し上げます。
1月中旬	厳寒の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
1月下旬	酷寒の候ではございますが、貴社ご清栄のこととお喜び申し上げます。
1月下旬～ 2月上旬	晩冬の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
2月上旬～ 2月中旬	立春の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
2月下旬	雨水の候、貴社におかれましてはいよいよご清栄の段、お喜び申し上げます。
3月上旬	早春の候、貴社一層ご繁栄の由、大慶に存じます。
3月中旬	浅春の候、貴社には一段とご繁盛の趣、慶賀の至りに存じます。
3月下旬	春陽の候、貴社におかれましてはますますご盛栄のことと拝察いたします。
4月上旬	春暖の候、貴社いよいよご発展の段、お喜び申し上げます。
4月中旬	麗春の候、貴社には一層ご隆昌の由、お喜び申し上げます。
4月下旬	惜春の候、貴社におかれましては一段とご清勝の趣大慶に存じます。
5月上旬	穀雨の候、貴社ますますご活躍のことと慶賀の至りに存じます。
5月中旬	青葉の候、貴社にはいよいよご壮健の段、拝察いたします。
5月下旬	初夏の候、貴社におかれましては一層ご隆盛の由、お喜び申し上げます。
6月上旬	向暑の候、貴社一段とご清栄の趣、お喜び申し上げます。
6月中旬	入梅の候、貴社にはますますご繁栄のことと大慶に存じます。
6月下旬	霖雨の候、貴社におかれましてはいよいよご繁盛の段、慶賀の至りに存じます。
7月上旬	盛夏の候、貴社には一段とご発展の趣、お喜び申し上げます。
7月全般	仲夏の候、貴社一層ご盛栄の由、拝察いたします。
7月下旬	大暑の候、貴社におかれましてはますますご隆昌のこととお喜び申し上げます。
8月上旬	三伏の候、貴社いよいよご清勝の段、大慶に存じます。
8月中旬	晩夏の候、貴社には一層ご活躍の由、慶賀の至りに存じます。
8月下旬	納涼の候、貴社におかれましては一段とご壮健の趣、拝察いたします。
9月上旬	秋暑の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
9月中旬～ 10月上旬	仲秋の候、貴社にはいよいよご清栄の段、お喜び申し上げます。
9月下旬	秋晴の候、貴社におかれましては一層ご繁栄の由、大慶に存じます。
10月上旬	秋冷の候、貴社一段とご繁盛の趣、慶賀の至りに存じます。
10月中旬	寒露の候、貴社にはますますご盛栄のことと拝察いたします。
10月下旬	霜降の候、貴社におかれましてはいよいよご発展の段、お喜び申し上げます。
11月上旬	立冬の候、貴社一層ご隆昌の由、お喜び申し上げます。
11月中旬	向寒の候、貴社には一段とご清勝の趣、大慶に存じます。
11月下旬	霜秋の候、貴社におかれましてはますますご活躍のことと慶賀の至りに存じます。
12月上旬	師走の候、貴社いよいよご壮健の段、拝察いたします。
12月中旬	霜寒の候、貴社には一層ご隆盛の由、お喜び申し上げます。
12月下旬	歳晩の候、貴社におかれましては一段とご清栄の趣お喜び申し上げます。

• 上旬、中旬、下旬についてはあくまでも目安です

【主文】（5）応募に至った経緯・用件

求人に応募する旨を書きます。

【主文】（6）簡潔な自己PRや志望動機

募集要項に対する自分の適性やスキルを簡潔に書きます。自分の熱意を伝えられ、ほかの応募者との差別化を狙える重要な部分です。応募先の業務内容とつながる経験やスキル、志望動機や熱意などを端的にまとめるようにします。

記載例）営業職への転職希望の場合

【末文】（7）面接のお願い

書類選考を通過した際には、面接を希望していることを末文に明記します。例えば、「面接の機会をいただきたく存じます」のように記載しましょう。

締めの言葉として「何卒よろしくお願い申し上げます」などと書くのがマナーです。

【末文】（8）結語

頭語に呼応する結語で締めくくりましょう。頭語が「拝啓」なら、結語は「敬具」を使います。

【記】（9）同封書類

同封する書類の内容と枚数を書きます。送付状の最後は「以上」と記載して締めましょう。

送付状の書き方や封筒への入れ方　ポイント・マナー

用紙サイズや封筒への入れ方にもポイントやマナーがあります。

用紙は職務経歴書のサイズで1枚に

職務経歴書はA4サイズが一般的なので、送付状もA4サイズにそろえます。送付状は本編（履歴書・職務経歴書などの応募書類）に添えるもののため、文章は1枚に収めましょう。

贈り物などの送付状に使われる「一筆箋」はカジュアル過ぎるため、使用はNGです。

横書きでパソコン作成するのが一般的

ビジネス文書なので横書きで、パソコンで作成するのが一般的です。横書きが主流の履歴書・職務経歴書と合わせた時に統一感が出て読みやすくなります。

フォントはパソコンに標準搭載されている明朝体やゴシック体を使うことをおすすめします。

手書きで送付状を作成する際は、下記の点に注意してください。

見本となる送付状を作り、それを見ながら書くと間違いを減らせます。

• 履歴書の書き間違いに修正テープはアリ？　正しい訂正方法

文体は「です」「ます」で統一

送付状は、面識のない採用担当者に送るあいさつ代わりのビジネス文書です。相手への礼儀として「です」「ます」調の文章にします。

言わんとすることが優れていても、不適切な言葉遣いや誤字脱字があると台無しです。提出前に必ず読み直しましょう。

送付状・履歴書の封筒への入れ方

郵送用の封筒には、担当者が確認しやすいよう、「送付状に記載した順番」で同封してください。また、郵送中に折れ曲がったりぬれたりするのを防ぐため、クリアファイルに入れてから封筒へ入れます。

入れる順番は、以下のとおりです。

1. 送付状
2. 履歴書
3. 職務経歴書
4. その他必要書類

履歴書の用紙サイズが「A3」または「B4」の場合は「二つ折り」にします。

ビジネス文書は、A4またはB5が主流であるため、履歴書を受け取って管理する採用担当者の利便性を考えても、履歴書は二つ折りで送付すべきです。

「三つ折り」は、折り目の位置によって読みづらく、破れやすいため避けましょう。

• 履歴書の折り方・三つ折りでも良いケースは？

このような細かな気配りもビジネスの場では大切です。

履歴書を郵送する際の封筒への入れ方については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

• 「履歴書在中」は必須？　郵送時の入れ方、封筒サイズや色、切手代を解説

封筒のサイズや色はどう選ぶべき？

二つ折りの履歴書・職務経歴書とA4サイズの送付状を同封して郵送する場合、適した封筒サイズは以下の2つです。

• 角形A4号（228mm×312mm）
• 角形2号（240mm×332mm）

角形A4号より小さいと履歴書などを更に折らなければならず、採用担当者が保管する際に不便です。職務経歴書などを同封して厚みがある場合は、角形A4号よりも大きい角形2号がおすすめです。

封筒の色は、白や茶色、水色などが一般的ですが、フォーマルさや誠実さを印象付けられる白を選ぶと良いでしょう。茶色の封筒の場合は、頻繁に使用されるためほかの郵便物に紛れてしまう恐れもあります。

封筒の色が選考に大きな影響を与えるわけではありませんが、採用担当者にすぐに気づいてもらうためにも、公式な場面でよく使われる白の封筒に入れるようにしましょう。

封筒には何を書けばいい？

封筒には、表面に郵便番号、企業の住所、企業名、採用担当者が所属する部署名＋御中を書くのが基本です。

表面の左下に「履歴書在中」と記載することも忘れないでください。赤の油性ペンで履歴書在中と書き、更に四角で囲みます。職務経歴書を同封する場合は「応募書類在中」と記載しましょう。

封筒の裏側には、蓋の中央に、きちんと封をしたことや重要な書類であることを示す「〆」を書くのを忘れないようにしましょう。「〆」には、封筒をしっかり閉めたことを伝える意味があります。

封筒の正しい書き方については、以下の記事でも解説しています。

• 履歴書の書き方マニュアル完全版！　封筒の見本（サンプル）・作成方法

送付状（添え状）の活用法

文面を工夫することで採用担当者の印象を変えることができます。

• ネガティブな印象を良くしたい場合
• 応募書類で伝えきれなかったアピールをする場合

応募書類への興味を促すアピールがしたい上記のような場合の送付状の活用法について詳しく解説します。

ネガティブな印象を良くしたい

転職する理由は人それぞれであり、なかにはネガティブな評価につながりそうな転職の仕方をしている方もいるでしょう。

何も説明がないままでは書類選考で不利になってしまうところですが、送付状でうまく説明できれば採用担当者が抱く印象を変えることも可能です。

送付状をクッションにして予告する

「転職回数が多い」「失業期間が長い」「アルバイト経験しかない」……　といった転職に不利な経歴がある場合、応募書類（履歴書や職務経歴書）を読む前の段階で、「なぜそうなったのか」「今後仕事でどう貢献するのか」などを送付状で簡潔に説明しておきます。

自ら問題点に触れて前向きな言葉で説明すれば、採用側の不安が払しょくされる可能性もあります。

応募書類への興味を促すアピールがしたい

送付する応募書類としては「履歴書」「職務経歴書」がありますが、送付状を第3のアピールツールとして利用することもできます。

送付状は、もう一つの“ささやかな自己PR”

応募企業で生かせる経験やスキル、志望動機などを簡潔に記載することで、応募書類を読む前に興味を持ってもらうことができます。職務能力や人間性、応募先企業への思いなどをアピールしましょう。

ただし、主戦場は「応募書類」

仕事のスキルや応募企業への熱意など、あなたが採用担当者に知ってほしいことは、履歴書と職務経歴書にまとめるのが大前提です。

書類選考では、実際の職務能力とは別に、与えられた紙幅で、言いたいことを「簡潔に」「正しく」「分かりやすく」伝える技量もまた問われます。

送付状作成でやってしまいがちなNGパターン

言いたいことを補足できる送付状。とても便利ですが、アピールのさじ加減や方向性を誤ると印象ダウンにつながってしまいます。応募者が陥りがちな傾向をチェックして反面教師にしましょう。

自己PR・志望動機をくどくど書く

送付状は、あくまで応募書類への布石。自己PRや志望動機を長々と記載すると、採用担当者には「添え状の目的を理解していない」と受け取られてしまいます。

採用担当者が応募書類に興味を持つきっかけになるように、自己PRや応募の経緯を簡潔に記載することが大切です。

ネガティブな経歴の言い訳をする

転職に不利になりそうな事柄を申告する時は、サラッと説明します。ネガティブな印象を払しょくしようと、送付状いっぱいに理由を展開すると、採用担当者は「言い訳をしている」と受け取ることもあります。

過去の実績を自慢話のように書く

書類選考を勝ち抜くには、自分がいかに応募先企業にマッチした人材であるか訴えることが重要ですが、「強み」の説明は、ともすると「自慢モード」に傾きがちです。

過去の実績は、取り上げる対象を厳選して具体的な数字や外部評価などを挙げて短めに仕上げるといいでしょう。

希望条件を書く

年収や休暇、勤務時間などの待遇、勤務条件は、会社選びの一つの基準です。

転職活動を進めるうえでも希望条件を自覚し、伝える必要がありますが、あいさつ状である送付状には不適切です。譲れないこだわりがある場合は、履歴書の「本人希望欄」に書きましょう。

定型文オンリーで作成する

送付状を単なる形式的なビジネス文書と捉え、どこの会社にも通用するような定型文をつなげて作成する方がいます。

送付状はこれまで説明してきたとおり、採用担当者の気持ちに働きかけるアピールツールです。“応募先企業でなければならない理由”を自分の言葉で表現しましょう。

Q&A履歴書を送る際の送付状に関する質問

履歴書の提出・送付前によくある質問をまとめました。

面接で履歴書を持参する場合、送付状は必要？

履歴書を面接当日などに持参し、手渡しする場合、送付状は不要です。先に説明したように送付状は「応募書類を送付する時に同封する書面」であり、対面で行うあいさつの代わりとして用いられます。

そのため、直接採用担当者や面接官に手渡す場合は不要です。「応募書類（履歴書・職務経歴書）を提出させていただきます」と一言添えて渡しましょう。

ただし、封をせずにクリアファイル・封筒に入れて持参すること。手渡しのため封筒に住所を書く必要はありませんが、封筒ごと渡す可能性も考え、氏名と「応募書類在中（履歴書のみの場合は『履歴書在中』でOK）」は記載しておくと良いでしょう。

• 面接に持参する履歴書は、封筒に入れる？　手渡し方のマナーは？

履歴書を郵送する際、料金不足にならないか不安です

送料はサイズや重さによって変わるため、送料不足が心配な方は郵便局へ持って行き窓口で計量してもらうのがおすすめです。

郵便料金は下記のとおりです。

• 2025年1月23日現在の情報です。最新の料金は日本郵便のウェブサイトでご確認ください。

■定型郵便

50g以内

110円

■定形外郵便

規格内	50g以内	140円
	100g以内	180円
	150g以内	270円
規格外	50g以内	260円
	100g以内	290円
	150g以内	390円

• 参考：定形外郵便送料一覧（郵便局）

履歴書を折らずに送付した場合は、定形外郵便規格内（長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、重量1kg以内）となることが多いです。

切手を貼ってしまった場合も、郵便局の窓口に持って行けば、料金が不足していないか確認してもらえます。足りなかった場合はその場で不足分を支払います。

記念切手を貼って履歴書を送ってもよいですか？

履歴書の送付はビジネスシーンでの行動となるため、記念切手などは使わずに普通の切手を使用しましょう。

記念切手は、景勝地や絵画、人気キャラクターなどがモチーフとなっており、魅力的なアイテムですが、担当者によっては「ビジネスシーンにふさわしくない」と、マイナスなイメージを抱いてしまう人もいるかもしれません。

まとめ

送付状は、添え状やカバーレターなどとも呼ばれる、履歴書や職務経歴書を郵送する際に同封する書類です。「あいさつ状、表書き、補足」の3つの目的があり、応募書類を読んでもらうための補助的なアピールツールとして活用できます。

送付状には基本的なスタイルと構成があり、作成は難しくありません。ただし、ちょっとしたマナー違反で担当者にマイナスなイメージを与えてしまうかもしれません。定型文オンリーや自己PRや志望動機をくどくどと書いてしまうと、良い印象を持たれない可能性があります。

今回ご紹介したテンプレートを参考に、季語のあいさつなどを取り入れながら、採用担当者に熱意が伝わる送付状を作成しましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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