【例文】面接（選考）辞退のメール・電話マナー｜理由別の断り方

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面接（選考）を辞退する時の基本マナー

面接を辞退すること自体に問題はありません。しかし、それまでの選考過程で、企業側が時間やコストを割いてくれたことは間違いありません。

面接辞退を企業に伝える際は相手に十分に配慮し、マナーを守って進めていきましょう。

先方への連絡はできるだけ早く行う

面接を辞退すると決めたら、企業の採用担当者にすぐに連絡しましょう。

採用担当者は、選考状況に合わせてさまざまな調整を短期間で進めています。しかし、応募者が一人でも面接辞退すると再調整が発生します。そのため、伝えるタイミングは「即連絡」が原則です。

当日キャンセルはできる限り避けるべきです。先方がスケジュールの再調整を行えるよう、2日前までには連絡します。企業から指定がなく、時間に余裕がある場合は、メールで連絡をしても構いません。

やむを得ず前日や当日のキャンセルは、メールではなく、電話で連絡するほうが良いでしょう。担当者が不在の場合は、伝言をお願いしたうえで、メールも送ると行き違いが防げます。

面接当日に辞退することになったら？　当日キャンセルの基本マナー

連絡なしの辞退は絶対にしない

企業側に一切連絡を入れずに面接を欠席するのはマナー違反です。必ず前もって辞退の意思表示をしましょう。

今後その企業で働かないとしても、辞退の意向とともに、対応してくれた採用担当者におわびと感謝を伝えるのは、わだかまりなく次に進むためにも必要なアクションです。

転職エージェント（人材紹介会社）を通じて応募した場合は、転職エージェントの担当者に面接を辞退する理由を説明し、企業の採用担当者に伝えてもらいましょう。

メールと電話どちらで伝えてもOK

面接辞退の連絡手段は、企業の指定がなければ、メールでも電話でも問題ありません。

ただし、メールは相手の開封状況を確認できないので注意が必要です。突然面接日程が合わなくなったなど、やむを得ない理由で面接前日や当日にキャンセル連絡をする場合や、採用担当者からメールの返信がない場合には、電話でもフォローアップしましょう。

辞退を伝えるメール・電話の例文は、下記を参照してください。

メール例文はこちら
電話での会話例はこちら

メール・電話をする時間帯は営業時間内が望ましい

面接辞退のメールや電話をするなら、企業の営業時間内（採用担当者が勤務していて対応できる時間帯）が適切です。

メールでも営業時間内が望ましいですが、在職中などで遅い時間帯にしかメールを送れない場合は、「夜分遅くに失礼します」と添えると良いでしょう。

電話の場合、始業から1時間、終業前1時間、昼食時間帯は、緊急でなければできる限り避けるようにしましょう。採用担当者につながりやすく、更に業務を妨げない配慮にもなります。

担当者が不在だった場合は、戻る時間や都合の良い時間帯を必ず聞くようにします。電話をかけ直してもつながらない、戻り時間が分からないといった場合には、メールを選びましょう。

その際、メール文面に「お電話を差し上げたのですが、ご不在とのことでメールにて失礼いたします」と添えるとより丁寧な印象を与えます。

電話の場合は静かな場所を確保しておく

辞退の電話をする際は、「音がなく静か」で、かつ「電波状況が良い」環境を確保してから電話をするようにしましょう。

騒音が聞こえる場所や電波状況が悪い場所では会話が成立しづらく、お互いに情報を聞き漏らしてしまう可能性があります。

聞き取りづらいと感じたら、いったん電話を切ってかけ直すことも検討しましょう。

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面接（選考）の辞退理由は何と伝えれば良い？

メールでも電話でも、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

「諸般の事情により、次の選考は辞退させていただきます」「一身上の都合により、二次面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」といった形式的な表現でOKです。

しかし、中には面接辞退の理由を確認する採用担当者もいるので、回答は事前に準備しておくと安心でしょう。回答は簡潔に、納得感のある理由にします。

【面接辞退理由の例】

他社から内定をもらった
面接で企業理解を深めるなか、方向性の違いに気づいた
家庭の事情で就業できなくなった
現職での事情が変わり、転職しないことにした

辞退理由が何であれ、相手に失礼のないよう丁寧に伝えましょう。

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面接（選考）辞退を「メール」で伝える時の例文

面接辞退の伝え方のポイントは、メールと電話でそれぞれ異なります。

メールの場合は、簡潔かつ分かりやすい文章で送ることが大切です。基本構成とポイント、理由別テンプレートをご紹介します。

すぐに理由別の辞退メールの例文を見たい方は下記をクリックしてください。

【理由別メール例文（1）】他社から内定を得た
【理由別メール例文（2）】家庭の事情、言いづらい理由
【理由別メール例文（3）】体調不良

面接辞退メールの基本構成とポイント

メールの基本構成は大きく「件名」「宛名」「本文」「署名」に分かれます。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比　一郎　　……【1】件名

□□株式会社
人事部 ○○様
……【2】宛名

お世話になっております。
X月X日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。

大変恐縮ながら、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
……【3】本文

本来直接おわびに伺うべきではございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
……【4】おわびの言葉

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------------------------
毎奈比　一郎
〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話　***-****-****
メール　******@***.com
……【5】署名
-----------------------------------------------------

【1】件名

ひと目で内容が分かる件名にすることが何より重要です。「面接について」では辞退する旨が伝わらないため、見落とされてしまう可能性もあります。

「面接辞退のご連絡／◯◯◯◯（氏名）」のように、面接辞退という言葉と自身の氏名を明記してください。また、決まっている場合には面接予定日も入れると、より分かりやすいでしょう。

【2】宛名

「株式会社●●　人事部　採用担当　××様」のように、会社名、部署名、採用担当者の名前の順で書きます。会社名・部署名は必ず正式名称で書きましょう。

【3】本文

本文は、最初の3〜4行で面接を辞退する旨とその理由、自分の氏名や面接予定日などを簡潔にまとめます。

面接辞退の理由を伝える際は、「一身上の都合」とするのが一般的です。具体的な理由を説明する場合は、事情や感情を盛り込みすぎるとメールが長くなり伝わりにくいので、簡潔に記載しましょう。

「一身上の都合」とは？　言葉に隠された意味や使うシーンと使い方

【4】おわびの言葉

面接を辞退することへのおわびをします。企業が自分のために時間を割いてくれたことへの感謝も添えると、より誠意が伝わります。

【5】署名

メールの末尾に署名として、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

【理由別メール例文（1）】他社から内定を得た

他社からの内定が理由で辞退する場合、一身上の都合としても問題はありませんが、正直にその旨を伝えたほうがいいでしょう。

ネガティブに考えて理由を取り繕うよりも、事実を伝えることが大切です。「十分な検討をした結果の辞退である」ことが伝わる文章を作成しましょう。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比　一郎

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
X月X日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。

大変恐縮ながら、この度は面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
別の企業から内定をいただき、自分の適性や将来を十分に検討した結果、そちらの企業への入社を決めたためです。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびに伺うべきではございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------------------------
毎奈比　一郎
〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話　***-****-****
メール　******@***.com
-----------------------------------------------------

【理由別メール例文（2）】家庭の事情、言いづらい理由

家庭内の何らかの事情が原因で辞退せざるを得ない場合もあるでしょう。その場合は内容まで説明する必要はありません。そのほかの言いづらい理由がある場合も同様です。

「一身上の都合」と書いたうえで辞退の旨を伝えましょう。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比　一郎

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
X月X日〇時より●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。

大変恐縮ながら、一身上の都合により就業するのが困難になりましたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

【理由別メール例文（3）】体調不良

体調不良により面接辞退をする場合、その旨を簡潔に伝えましょう。ただし、体調不良が理由であれば、別の面接日時を打診されることもあります。面接を継続したい場合は、理由だけでなく、継続したい意思、可能日時を記載しましょう。

体調不良を伝えることに抵抗がある場合は、家庭の事情と同じように「一身上の都合」としても構いません。

MAIL

件名：面接辞退のご連絡／毎奈比　一郎

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
X月X日に●次面接の案内をいただいております、毎奈比　一郎です。

実はXXXより体調を崩してしまい、回復まで相当な時間を要する見込みのため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

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面接（選考）辞退を「電話」で伝える時の会話例

面接辞退の連絡を電話でする際も、メールと同様、簡潔で分かりやすく伝えるようにしましょう。

電話で面接辞退を伝える場合の流れと例文

以下の流れを理解し、簡潔かつ誠意を持って伝えましょう。「メール・電話をする時間帯は営業時間内が望ましい」も参考に、電話をするタイミングにも注意してください。

辞退理由については、「一身上の都合」で構いません。詳細に理由を聞かれた場合は簡潔に述べましょう。理由別の会話例文を参考にしてください。

【大まかな電話の流れ】

①最初のあいさつ
あいさつと採用選考を受けている旨、氏名を名乗り、担当者につないでもらいます。
↓
②担当者が電話に出たら、辞退の旨を伝える
再度名乗り、面接辞退の旨を伝えます。
↓
③辞退の理由を聞かれた場合は簡潔に回答する
簡潔に辞退の理由を伝えます。「理由別の会話例文」を参考にしてみてください。
↓
④終話
時間を割いてもらったこと、辞退に至ったことのおわびをしてから終話します。

【例文】

応募者：: 「お世話になっております。X月X日〇時より●次面接の案内をいただいております毎奈比　一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか」
担当者：: 「お電話代わりました〇〇です」
応募者：: 「お世話になっております。X月X日〇時より●次面接の案内をいただいております毎奈比　一郎と申します。誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、辞退したくご連絡を差し上げました」
担当者：: 「そうですか。残念ですが承知いたしました。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか？」
応募者：: 「別の企業より内定をいただきました。自分の適性やキャリアプランについてあらためて考え検討した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました」
担当者：: 「かしこまりました。辞退理由をお聞かせいただき、ありがとうございます」
応募者：: 「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。それでは失礼させていただきます」
担当者：: 「はい。失礼いたします」

転職活動中の電話のかけ方　これさえ覚えれば大丈夫！

辞退の理由を聞かれた際の回答例文

辞退の理由を聞かれたら、差し支えのない範囲で答えましょう。理由別の会話例文を参考にしてください。

【理由別の会話例文（1）】他社から内定を得た

他社から内定をもらっている場合、理由を正直に話して構いません。自分の適性や企業とのマッチングなどを、何度も考慮した結果であることを誠実に伝えましょう。

ただし、辞退するまでの面接などで「御社が第一志望です」と明確に答えていた場合はうそをついていたと捉えられてしまうため、別の理由を説明したほうが良いでしょう。

【例文】

「別の企業より内定をいただきました。自分の適性や今後のキャリアを慎重に検討した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました」

【理由別の会話例文（2）】家庭の事情

家庭の事情が理由で辞退する場合、その旨を簡潔に説明しましょう。家庭の事情の詳細な内容までは説明する必要はありません。

もし、詳しく聞かれても「プライベートな内容なので詳細は差し控えさせていただきます」と答えましょう。

【例文】

「家庭の事情のため詳細は控えますが、一身上の都合により面接を継続するのが困難となってしまいました」

【理由別の会話例文（3）】自分の適性と企業が合わないと感じた

自分の適性や能力が企業と合わないことが理由の場合でも、正直に答えてしまって構いません。ただし、応募先企業への不平・不満となってしまわないように注意が必要です。

「会社の方向性が自分と違う」「自分が希望する部署で働けそうにない」というのが本音でも、自分の能力では貢献できないといった言い方で説明すると良いでしょう。

【例文】

「業務や職務の内容を詳しく伺うなかで、当初抱いていたイメージとの違いが大きいことに気づき、自分の能力をあらためて考えた結果、貢献していくことが難しいと感じました」

【理由別の会話例文（4）】体調不良

体調不良が原因で面接を辞退する場合でも、正直にその旨を伝えて構いません。ただし、「面接を辞退するのか」「日程を調整したいのか」は曖昧にならないように注意が必要です。

最初に面接を辞退したい旨を明確に伝えておき、簡潔に話が終わるように気を付けましょう。

【例文】

「○月〇日△時より御社の面接を予定しておりました、〇〇（氏名）です。体調を崩してしまい、回復まで相当な時間を要する見込みのため、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。ご迷惑をお掛けして大変申し訳ありません」

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データで分かる！　面接（選考）辞退の実態

実際に面接や選考を辞退する人はどれぐらいいるのでしょうか。辞退理由も併せて調査しました。

そもそも、面接辞退をする人はどれくらいいる？

転職活動段階ごとの辞退経験の有無と辞退社数です。

一次面接前に選考を辞退した社数は？

転職成功者288人（※）に、一次面接に臨む前に辞退した企業の数（＝辞退社数）を聞いたところ、「0社」が半数弱を占め、「1社」が約3割、「2社」「3社以上」がそれぞれ1割強。応募から一次面接までに、およそ半数の人が1社以上辞退していることが分かりました。

一次面接から内定通知までに選考を辞退した社数は？

また、一次面接を受けてから内定通知をもらう前までの辞退社数は、「1社」が3割強で最も多く、「0社」「2社」「3社以上」がいずれも2割前後で続きました。

内定を辞退した社数は？

【転職活動、何社応募した？】平均応募社数や、選考通過・内定の確率はどれくらい？

更に、内定通知をもらってからの辞退社数は、「0社」が約7割を占めました。選考行程の終盤である内定まで進むと、辞退する人は減ってくるようです。

内定辞退はいつまで？　内定連絡への答え方や回答の実例を紹介

選考・面接を辞退した理由は？

選考や面接を辞退した理由についても、ランキング形式で紹介します。

一次面接前に選考を辞退した理由は？

1位：他社から先に連絡が来ていた　22.2％
2位：Webサイトの企業評価や口コミを見て、希望に合わないと思った　20.3％
2位（同率）：他社から内定を得た／他社での選考が通過した　20.3％
4位：ホームページなど企業情報を見て、希望に合わないと思った　18.3％
5位：選考日程に不都合・不満があった　17.0％

「一次面接前に選考を辞退した理由」も聞いたところ、トップ3は「他社から先に連絡が来ていた」を筆頭に、「Webサイトの企業評価や口コミ情報を見て、希望に合わないと思った」、「他社から内定を得た／他社での選考が通過した」が並びました。

転職活動は、複数の企業に同時に応募することが一般的。そのため、選考序盤では他社の選考状況が影響しているケースが多いようです。

一次面接から内定通知を受ける前に選考辞退した理由は？

1位：給与が希望と合わなかった　28.8％
2位：仕事の中身が希望と合わなかった　25.5％
3位：勤務地が希望と合わなかった　17.5％
4位：職場の雰囲気が良くなかった　14.2％
5位：面接官の印象・対応が良くなかった　13.2％

一方、面接を受けてから内定通知をもらう前に辞退した理由で一番多かったのは、「給与が希望と合わなかった」でした。

2位「仕事の中身が希望と合わなかった」、3位「勤務地が希望と合わなかった」と続き、選考が進むにつれ、応募者が自身の希望を重視し、企業とのミスマッチを感じて辞退する姿が浮き彫りになっています。

調査対象：正社員で勤務する20～39歳男女で直近3年以内転職経験者288人。かつ転職時に2社以上内定獲得し、転職先決定の主な理由が企業の内的要素に起因
調査方法：インターネット調査
実施期間：2017年6月21日（水）～6月23日（金）

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