証明写真をデータ化する方法は？WEB履歴書も対応できる

更新日：2025年09月08日

最近はパソコンで履歴書を作成してWEB上で提出するスタイルも増え、証明写真も「画像データ」として必要な場合があります。証明写真のデータを用意する方法や注意点、パソコンで履歴書を作成した時の貼り付け方などについて解説していきます。

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証明写真をデータ化する方法

証明写真をデータ化する方法はいくつかあります。プロに撮影してもらったり、証明写真機で撮影したり、自分で撮影したりなどです。それぞれの方法に、メリットやデメリットがあるため、ご自身の状況やニーズに合った方法を選ぶようにしましょう。

写真館・スタジオ

写真館やスタジオで撮影する場合、プロのフォトグラファーによる高画質の証明写真を撮ることができます。店舗によっては、姿勢や表情などのアドバイス、ヘアメイク付き撮影などもあります。

また、撮影後のレタッチサービスがあるところでは、顔色補正などしてより印象の良い証明写真を用意することができます。撮影した写真はスマホやパソコンでダウンロードできるデータでもらえることが多く、WEB履歴書にすぐに対応することができるでしょう。

証明写真機（スピード写真）

証明写真機（スピード写真）でも証明写真を撮ることができます。メリットは、駅やコンビニなど街中に設置されているため、必要な時に気軽に撮影できることでしょう。

最近では、その場でQRコードからスマホにデータ保存できるものが多いです。また、肌色の補正や背景色を変えることができるサービスもあります。

ただ、データのダウンロード期限を過ぎてしまうと、データが削除されてしまうため、保存期限内に忘れずにダウンロードしましょう。

スマホ

最近は証明写真撮影用のアプリもあり、スマホで撮影することもできます。自宅で手軽に撮影ができて、撮影費用を抑えられる点がメリットでしょう。

しかし、画質や撮影環境によっては、印象を下げてしまう可能性があります。自宅で自撮りするなら、家具などが写り込まないように無地の壁を背景にするといった工夫が必要になります。

また、自撮りで自分の手や腕が写り込んだり、スマホを持つほうの肩の高さが不自然になったりすることもあります。そのため、転職活動のような大切な場面では、どうしても時間がない時の最終選択肢とすることをおすすめします。

スキャン

すでに手元に写真館・スタジオや証明写真機で撮影した証明写真がある場合、スキャンしてデータ化する方法もあります。

例えば、コンビニなどのマルチコピー機や、スマホのスキャンアプリ、プリンタのスキャン機能などを使ってデータ化することは可能です。

しかし、スキャンすることで元の写真より画質が落ちてしまうことが多く、その結果、印象面でマイナスに働く可能性もあるでしょう。そのため、就職や転職活動のような重要な場面での使用はあまりおすすめしません。

▼スキャンした場合の例

履歴書に写真データを貼り付ける方法

写真データが手に入ったら、履歴書に貼り付けてみましょう。Word、Excelそれぞれの手順を解説します。

ここでは、写真データはピクチャフォルダ内に保存されている、という設定で操作を進めていきます。

• お使いのバージョンによって操作方法が異なることがあります

Word

1. まずは、証明写真のデータの場所を指定します。Wordの「挿入」メニューから「図」グループの「画像」「このデバイス」の順にクリックします。

   

2. 「図の挿入」ダイアログボックスが表示されます。左側の一覧の中から、証明写真のデータが保存されている場所をクリックすると、右側の画面に保存されているファイルなどが表示されます。証明写真のデータを見つけたらクリックして「挿入」ボタンをクリックしましょう。

   

3. Wordファイルに証明写真の画像が挿入されたら、移動ができる状態にしましょう。画像の周囲に小さな「レイアウトオプション」ボタンが表示されるのでクリックして、一覧から「前面」をクリックします。

   

4. 画像を張り付ける位置までドラッグして移動しましょう。

   

5. サイズの調整をしましょう。画像の上をクリックすると「図の形式」メニューが表示されます。「サイズ」グループの右下にある「小さな矢印」をクリックすると「レイアウト」ダイアログボックスが表示されます。「サイズ」タブの「倍率」の中の「縦横比を固定する」にチェックが入っていることを確認して、「高さ」と「横」のサイズを調整しましょう。サイズ調整ができたら完成です。

   

Excel

1. まずは、証明写真のデータの場所を指定します。Excelの「挿入」メニューから「図」グループの「画像」をクリックします。更に「セルの上に配置」「このデバイス」の順にクリックします。

   

2. 「図の挿入」ダイアログボックスが表示されます。左側の一覧の中から、証明写真のデータが保存されている場所をクリックすると、右側の画面に保存されているファイルなどが表示されます。証明写真のデータを見つけたらクリックして選択して「挿入」ボタンをクリックします。

   

3. Excelファイルに証明写真の画像が挿入されます。画像を貼り付ける位置までドラッグして移動しましょう。

   

4. サイズを調整しましょう。画像をクリックすると「図の形式」メニューが表示されます。「サイズ」グループの右下にある「小さな矢印」をクリックすると「図の書式設定」の画面が表示されます。「縦横比を固定する」にチェックが入っていることを確認して、「高さ」と「横」のサイズを調整して完成です。

   

証明写真をデータ化するメリット

証明写真をデータ化することで、パソコンで履歴書作成する時だけでなく、WEB履歴書にも利用できたり、証明写真が必要な時に印刷できたりするメリットがあります。用途に応じて活用方法を知っておくと便利です。

WEB履歴書にも対応できる

証明写真をデータ化しておくと、パソコンで履歴書を作成してWEB上で提出する時に便利です。それだけでなく、転職サイトなどの「WEB履歴書」にも対応できます。

「WEB履歴書」というのは、WEB上のフォームにスキルや経験内容を入力して作成する経歴書のことです。その際に、証明写真のデータのアップロードも必要な場合もあります。

データ化した証明写真が手元にあることでスムーズに登録手続きができれば、企業へのアピールの機会も増えるでしょう。

焼き増しできる

証明写真のデータが手元にあると、必要な枚数だけ追加で焼き増しできるというメリットがあります。最近では、コンビニのマルチコピー機にも証明写真用のメニューがあり、その場で簡単に焼き増し印刷することが可能です。

コンビニの営業時間内であれば利用可能なため、急に証明写真が必要な時でもすぐに用意できて便利です。1シートに4枚の証明写真が印刷されて、料金は200円ほどです。写真館や証明写真機に比べて、料金や時間の節約にもなります。

履歴書の写真データを使う時の注意点

証明写真がデータ化されていると非常に便利ですが、使用時にはいくつかの注意点があります。

サイズを確認する

履歴書の写真サイズは、縦40mm×横30mmが一般的です。パソコンで履歴書を作成する場合は、縦横比4:3が基本です。

また、WEB履歴書などに画像データをアップロードする場合、サイズやファイル形式（jpg、pngなど）の指定があれば、そちらに従いましょう。指定どおりでないと、画像が正しく表示されなかったり、印象を損ねたりする可能性もあります。

履歴書を印刷・郵送する時は、直に貼る

パソコンで作成した履歴書を印刷して郵送などで提出する場合は、印刷した履歴書に証明写真をのりでしっかりと貼り付けて提出します。

念のため、証明写真が剥がれることも考慮して、裏側に氏名を記載しておくと安心です。パソコンで作成した履歴書に画像データを張り付けて印刷をすると、使い回している印象を与えるため気を付けましょう。

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WordやExcelはPDFに変換する

WEB上で履歴書ファイルを提出する際は、WordやExcel形式のままではなく、PDF形式に変換してから提出しましょう。PDF化することで、第三者による修正を防げます。レイアウトの崩れや、相手の環境による表示トラブルを回避することもできます。

また、採用担当者側でレイアウトを保ったまま印刷できるというメリットもあり、配慮も伝わるでしょう。

履歴書の写真に関する基本ルール

これから履歴書用の証明写真を撮る人は、証明写真の基本的なルールを覚えておきましょう。証明写真には既定のサイズや背景色、撮影してからの期間などのポイントがあります。これらを押さえて、印象の良い履歴書写真を目指しましょう。

サイズ

ひと言で証明写真と言っても、用途によってサイズに違いがあります。履歴書用は「縦40mm×横30mm」です。運転免許証は「縦30mm×横24mm」、パスポートの場合は「縦45mm×横35mm」と決まっています。

履歴書用の証明写真を撮影する際には、必ず履歴書用のサイズを選ぶ、フォトグラファーがいる場合は用途を伝えるなどして、サイズを間違えないように用意しましょう。

背景色

履歴書で使用する証明写真の背景色は、ブルー、グレー、白のいずれかが一般的とされています。写真館や証明写真機、スマホアプリなどで撮影する場合は、背景色を自分で選べることもありますが、このいずれかの色を選ぶと無難です。

その際、着ている服の色味と同化しない背景色や、ご自身の顔色が印象良く写る色を選ぶと良いでしょう。

有効期限

履歴書用の証明写真には、撮影後3カ月以内のものが推奨されています。それ以上経過した場合、髪形や体形など、見た目に変化が出る可能性があり、実際の印象と変わってしまうことがあるからです。

撮影日が古すぎると、応募意欲が低いと見なされてマイナス評価につながったり、場合によっては再提出を求められたりすることもあります。

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まとめ

証明写真をデータ化することで、パソコンで履歴書を作成して画像を貼り付けたり、WEB履歴書用にアップロードしたりなど、デジタル時代の応募スタイルにも柔軟に対応できます。

データ化の方法は、写真館やスタジオ、証明写真機、スマホアプリなど複数あり、ご自身の状況や用途に応じて選択できます。便利な一方で、写真データのサイズやPDF変換の必要性、背景、期限などの注意点もあります。これらを意識して、より好印象な証明写真を目指しましょう。

執筆者

マイナビ転職　編集部

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