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「履歴書在中」は必須? 封筒サイズや色、切手代、折り方、入れ方など郵送の基本

履歴書郵送時の基本のイメージ画像

書類選考は履歴書などの内容で判断されますが、その「送り方」も大事です。優秀な人材で経歴が申し分なくても、送り方が基本からずれていると良くない印象を与える可能性があります。

選考は採用担当者が封筒を受け取った瞬間から始まっています。封筒の選び方や履歴書の折り方など、履歴書を郵送する時の基本を確認しておきましょう。

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Step1 封筒を用意する

封筒のサイズは「角形A4号」か「角形2号」

履歴書は折り目を付けずに封入するのが好ましいとされています。
市販の履歴書は見開きB4、A3の用紙を二つ折りにした、B5かA4サイズですが、履歴書と一緒に送る書類に合わせて、封筒はA4サイズが入る「角形A4号(角A4)」か「角形2号(角2)」を選べばそのまま収めることができます。

● 市販の履歴書のサイズ

市販の履歴書のサイズのイメージ画像

● 封筒のサイズ

履歴書を入れる封筒のサイズのイメージ画像

色は「白」がおすすめ

封筒の色は、主流の「白」「茶色」のほか「水色」などがあります。いずれも転職活動で使用できますが、おすすめは「白」です。

お祝いの手紙などにも使われる白封筒は、茶封筒よりきちんとした印象があります。封筒の表面に「履歴書在中」と朱書きする際も、封筒の地が白いと文字の赤色とのコントラストで目に留まりやすくなります。

ただし、白は透けやすいので、厚さが十分ある封筒を選びましょう。

履歴書が売っているところって?

履歴書は、文房具店や書店をはじめ、コンビニエンスストアや100円均一ショップなどでも販売されています。

「コンビニや100円ショップだと、品質が良くないのでは?」と心配する人もいるかもしれませんが、もちろんそんなことはなく、正式に使用できるものです。ただ履歴書と封筒を合わせて買いたい場合など、種類が少ない、品切れになっている、という可能性はあります。「複数種類売っているところを探して、結局何店舗も歩いて回った」なんてことにならないよう、事前に電話で在庫確認をしておくと良いかもしれません。また、品ぞろえの面で安心なのは、文房具店でしょう。

封筒に「履歴書在中」と書こう

履歴書には郵送・手渡しどちらの場合も必ず「履歴書在中」と書きます。

封筒に「履歴書在中」を書く時のイメージ画像

取引先からの書類やカタログなど、企業には日々さまざまな郵便物が届くため、企業内で「仕分け」が行われます。その際、封筒の表に「履歴書在中」の文言があると内容が一目瞭然で、仕分けしやすくなります。

また、郵便物は開封して中を確認しないと重要度が分かりませんが、「履歴書在中」と記載があれば“採用試験の判断材料になる書類”ということがすぐ伝わり、重要書類として丁寧に取り扱われます。破棄や後回しに遭わないための防御策でもあります。

自分のアピールを書き綴った大切な履歴書。採用担当者の手元にできるだけ早く、きれいな状態で届けるためにも、封筒の表には必ず「履歴書在中」と明記しましょう。

「履歴書在中」を書く時のポイント

赤色の油性ペンで書く

「履歴書在中」は目立つように赤い文字で書きます。水性ペンだと郵送中に湿気などでにじむ可能性があるので、油性ペンを使いましょう。

封筒表(オモテ)面の左下に書く

縦書きで封筒表面の左下方に書きます。
封筒表面の記載事項は「住所」「宛名」「履歴書在中」。この3つを右から順に行頭を下げて書いていくと、バランス良く仕上がるでしょう。

なお、宛名付近に「履歴書在中」と書かないように、気を付けましょう。
郵便物に関する国の取り決めで、宛名に記載できる項目が限定されていて、「履歴書在中」はそれに含まれていません。「履歴書在中」が宛名と混同されないように、十分に余白を取ってください。

赤枠で囲む

文言は赤いけい線で囲みます。定規を使って真っすぐな線にすると、きちんとした印象に仕上がります。

手書きが良い? スタンプでもOK?

「履歴書在中」は、手書きでもスタンプでも問題ありません。「手書きのほうが印象が良い」「スタンプだと手を抜いていると思われる」といったことはありませんので、ご安心を。多くの企業に履歴書を郵送する場合などには、簡単で失敗が少ないという理由で、スタンプを使用する人も多いようです。

「履歴書在中」スタンプの販売場所は、文房具店や100円均一ショップのほか、家電量販店の文房具コーナー、オンラインショップなどです。コンビニの場合、履歴書や封筒を販売している店は多い一方、「履歴書在中」スタンプを置いている店は少ないようです。

また、市販の履歴書には「履歴書在中」が印字されている封筒が入っているものがあるので、それを使用してもいいでしょう。

職務経歴書も一緒に送る場合は「応募書類在中」

履歴書を送る場合の文言は「履歴書在中」ですが、履歴書と職務経歴書を送る場合は「応募書類在中」としたほうがベターです。
「履歴書在中」と「応募書類在中」の文言を間違えたとしても採用に大きく影響することはありませんが、応募書類によって書き変えることをおすすめします。

手渡しの場合でも、封筒に「履歴書在中」は必要

企業へ履歴書を持参して手渡しする場合にも、封筒に「履歴書在中」の記載は必要です。郵送しないので宛先住所などの記載は不要ですが、表面左下には「履歴書在中」、裏面には自分の氏名・郵便番号・住所を記載しましょう。また履歴書を面接官に手渡しする際には、封筒から出して渡すのが基本のマナーです。

≫面接時の履歴書の手渡し方マナー

Step2 封筒に入れる

履歴書は、折らずに送りましょう

履歴書は、買った時の二つ折りの状態で封筒に入れるのが好ましいとされています。折り目のない履歴書のほうが、採用担当者が扱いやすいからです。

履歴書を二つ折りにする時のイメージ画像

履歴書を三つ折りにして小さい封筒で送れば郵送費用は抑えられますが、折り目のついた紙は位置によって読みづらかったり、破れやすくなったりします。

履歴書を二つ折りと三つ折りにする場合のイメージ画像

履歴書の折り方が採否に直接影響するわけではありませんが、履歴書は面接でも読まれるので、費用よりも読む側の使用感を優先し、折り目やシワのないきれいな状態で送りましょう。

郵送する書類は順番に重ねましょう

履歴書と一緒に職務経歴書や送付状(添え状)などを送る場合、次の順番になるように重ねます。

1.送付状(添え状)
2.履歴書
3.職務経歴書
4.そのほかの応募書類(ある場合)

採用担当者へのあいさつの役割がある送付状を一番前にし、履歴書、職務経歴書、そのほかの応募書類と重ねていきます。

≫送付状(添え状)の書き方やテンプレートはこちら

クリアファイルに入れて応募書類の汚れを防止!

履歴書や職務経歴書などの応募書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れるのがおすすめ。
クリアファイルに入れておくと、郵送中に封筒が折れにくく、湿気からも応募書類を守ることができます。また、まとまっているので取り出しや管理がしやくなります。

履歴書や職務経理貴書などの応募書類1式のイメージ画像

三つ折りにする場合の折り方と、封筒への入れ方

転職活動において、履歴書を封筒に入れる際の折り方は、原則として二つ折りです。しかし、どうしても三つ折りで送る必要がある場合には、以下の折り方、封筒への入れ方のポイントを押さえるようにしましょう。

履歴書を三つ折りにする場合、名前や写真がすぐに確認できるよう、外三つ折りにするようにします。基本の折り方は、以下のとおりです。

1.履歴書の記載面が表にくるよう、中心線で二つ折りにします。
2.履歴書の上1/3が表にくるようにして山折りにし、残り2/3を谷折りにします。
3.横から見た際、「N」の形になっていればOKです。

三つ折りの折り方のイメージ画像

1/3に折る際、長さの目安はA4サイズであれば99mm、B5であれば86mmです。見栄え良く、美しい折り方になるよう、定規を使って丁寧に折ると安心です。

三つ折りの履歴書を入れる封筒は、長形3号(縦235mm×横120mm)が適しています。書類のまとめ方・入れ方は、以下のようにすると良いでしょう。

• 書類は、送付状、履歴書、職務経歴書、そのほかの応募書類の順で重ねる
• まとめて上記1〜3の手順で三つ折りにする
• 三つ折りにした書類の上1/3が開封後すぐ見えるよう、表面を向けて封筒に入れる。この時、重ねた履歴書の写真の部分が表面左上にきていることを、必ず確認

三つ折りの封筒の入れ方のイメージ画像

「〆」マークで封をする

応募書類を入れたら、裏面の封をのり付けして閉じ、封中央に黒ペンで「〆」と書きます。これは確実に封をしたことを示す「封字」です。書き忘れても採否に影響しませんが、ビジネスマナーの一つなので守りましょう。

封筒の裏面に書く「封字」のイメージ画像

Step3 切手を貼って送る

【2022年現在】履歴書の郵送にかかる切手代は140円

履歴書を郵送する時は、封筒左上方に切手を貼って「郵便物」として送ります。日本郵便の基本料金は郵便物の大きさと重さによって決まります。

大きさ

履歴書を郵送する時に使う封筒は「角形A4号(228mm×312mm)」か「角形2号(240mm×332mm)」。いずれも日本郵便の「定形外郵便物(規格内)」に該当します。
※規格内(長辺340mm以内、短辺250mm以内、厚さ30mm以内、重さ1kg以内)

重さ

郵便物として送る応募書類は、履歴書のほか送付状や職務経歴書などが考えられます。
下記は基本的な応募書類一式の内訳で、重さの合計は60g~80gほどです。

封筒(角形2号)
1枚
約20g
クリアファイル
1枚
約25g
添え状
1枚
約5g
履歴書(A4)
1枚
約11g
職務経歴書(A4)
2枚
約10g
応募書類は100g以内の定形外郵便物

基本的な応募書類一式の重さが60g~80gとし、定形外郵便物の料金表と照合すると、必要な切手代は140円です。

市販のA4サイズの用紙が1枚当たりおよそ5gなので、仮に応募書類を2、3枚追加しても100gを超えることはないと考えられます。

定形外郵便物(規格内)

重量 料金
50g以内 120円
100g以内 140円
150g以内 210円
250g以内 250円
500g以内 390円
1kg以内 580円
2kg以内 取り扱いなし
4kg以内

※2022年8月1日現在。日本郵便のウェブサイトによる

三つ折りで送る場合、切手代は94円

A4サイズの履歴書を三つ折りで郵送する場合、重さの合計は20g~35gほどです。一般的な応募書類の内訳は以下。

封筒(長形3号)
1枚
約6g
添え状
1枚
約5g
履歴書(A4)
1枚
約11g
職務経歴書(A4)
2枚
約10g

定形郵便「長形3号」の封筒を使い、94円の切手を貼ります。「長形3号」の切手代は25g以内なら84円、50g以内で94円(※)です。正確な切手代を知りたい場合には自分で重さを量るか、郵便局の窓口で量ってもらうことも可能です。

※2022年8月1日現在。日本郵便のウェブサイトによる

切手は、左上に真っすぐ貼るのがおすすめ

履歴書の準備を終え、適切なサイズの封筒に入れて切手の準備ができたら、貼り方にも気を配りたいもの。封筒を縦長に置いた際、左上の位置に来るように貼ってください。切手の貼り方ひとつでもビジネスマナーは伝わりますので、真っすぐきれいに貼るよう注意します。切手が斜めになっていたり端がはみ出してしまっていると、雑な印象を与えかねません。急いで貼ると、切手の一部が折れて、ほかの書類と引っ掛かったり、剥がれたりする可能性もあります。また適切な位置に切手を貼ることで、機械がスムーズに仕分け、誤配達の可能性も少なくなります。最後まで、丁寧に仕上げましょう。

履歴書を郵送する時の注意点

ビジネスでは「普通切手」が無難

切手はさまざまなタイプが販売されていますが、履歴書を送る時に使う切手は何でもいいわけではありません。
記念切手でも派手な図柄やキャラクターものはビジネスの場に不適切です。また結婚式などの招待状に使われる「慶事用」や喪中はがきなどに使われる「弔事用」もふさわしくありません。

おすすめは「140円切手1枚貼り」

転職活動では、郵送にかかる料金と同額の切手1枚のみ貼るのがおすすめです。
異なる料金の切手を組み合わせても郵送できますが、20円切手×7枚で送るなど枚数が多くなると、封筒を見た時に雑多な印象を与える可能性があります。140円切手1枚が用意できず、切手を複数枚貼る必要がある場合は、枚数が多くならないように留意しましょう。

複数枚貼る場合、基本の貼り方は「縦に並べる」

切手を複数枚貼る必要がある場合には、封筒の左上に縦に並べて貼りましょう。制限があるわけではありませんが、消印のスペースを鑑みて、封筒の左上3.5cm×7cmに収めるのが基本の貼り方です。

切手の貼り方のイメージ画像
郵送料金があやふやなまま送らない

応募書類の重さが分からない時は郵便局の窓口で確認して出しましょう。
ポストへの投函は、重さを誤算した場合、料金不足で郵便物が戻ってきたり到着が遅れたりするリスクがあります。先方に不足分を支払わせる事態を避けるためにも、郵送前の確認は入念に。

料金不足を案じて多めの額の切手を貼るのも好ましくありません。過不足のない料金の切手を貼りましょう。

履歴書をメール便で送ると法律違反

履歴書は「信書」に当たります。

信書とは
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」
(郵便法及び信書便法)

信書の配達は日本郵便の独占で、郵便以外の配達業者を利用して送ることは禁じられており、履歴書をメール便で送ると法律違反になります。

締め切り直前なら、「速達」で送りましょう

履歴書は普通郵便で送るのが基本ですが、応募のタイミングが締め切り直前になってしまう時は「速達」を利用しても構いません。

速達で履歴書を送るには、普通郵便の料金に1通当たり260円の追加料金がかかります。
※2022年8月1日現在 日本郵便のウェブサイトによる

角形2号サイズの封筒で応募書類一式を送る場合
普通郵便  速達料金   合計
140円 + 260円 = 400円

速達は翌日に届くと言われていますが、到着する時間帯は、郵便物を出した時間や宛先の距離などで異なります。到着が締め切りの時間に間に合うかどうか気になる場合は、郵便局の窓口で聞くか、日本郵便のウェブサイトで確認しましょう。

期日まで余裕がある場合、速達を利用しても、特に評価されることはありません。採用担当者が評価するのは、あくまで応募書類の内容です。履歴書や職務経歴書を丁寧に書き、すべての応募書類がそろっているかきちんと確認して、普通郵便で送りましょう。

まとめ

履歴書や職務経歴書はあなたをアピールする大事な書類です。
郵送して「届きさえすればいい」という考えは改めましょう。“手抜き”や“いい加減さ”は、封筒の書き方や送り方からも伝わります。

履歴書の折り方や切手の選び方など、ささいなことですが、そのほとんどが採用担当者への思いやりの一つ。

ビジネスでは、相手を思いやる=マナーを示して業務を円滑に進めることが大切。それができるかは応募書類の送り方にも表れるのではないでしょうか。履歴書を見てもらう前からマナーを備えていることを印象付けておきましょう。

アピールの主戦場である履歴書をしっかり読んでもらうためにも「送り方の決まりごと」を守って、応募書類全体で自分をしっかりプレゼンテーションしてくださいね。

マイナビ転職 編集部

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