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面接のお礼メール・お礼状、実際に送った人は●%!? 書き方と宛先は?【例文あり】

面接のお礼メール・お礼状、実際に送った人は●%!? 書き方と宛先は?【例文あり】

面接終了後、企業にお礼メールやお礼状を送るべきか、迷う人もいるのではないでしょうか。一次面接・二次面接・最終面接などプロセスにかかわらず、お礼メール・お礼状を送って感謝の気持ちを伝えたほうが良いでしょう。

ここでは、面接後のお礼メール・お礼状を送るべき理由と、好感を持たれる送り方についてご紹介します。併せて、企業の人事経験を持つキャリアアドバイザーがお礼メール・お礼状を送る際の注意ポイントや例文も紹介するのでチェックしましょう。

Q1.面接お礼メール・お礼状は必ず送るべき?

面接後のお礼メール・お礼状について、「面接後の礼儀として、必ず送るべき」「送ると選考が有利になる」 などと聞きました。

お礼メール・お礼状は必ず送るべきなのでしょうか? また、選考が有利になることがあるのでしょうか?

A1.必ず送る必要なし。採否に影響することもありません

面接のお礼メール・お礼状は、必ず出さなければいけないというものではありません。面接終了後にお礼メール・お礼状が送られてこなかったとしても、面接官が下す採否に直接影響することはありませんが、もし送付すべきか迷っているのであれば送付すべきです。

ただし、面接のお礼メール・お礼状は、あくまで面接を行ってもらったお礼と、面接を受けてより一層入社したいという気持ちが強くなったなど、感謝の気持ちを示すものだと考えてください。アピールを行う場はあくまで「面接」であることを覚えておきましょう。

3人に1人が面接後にお礼メール・お礼状を送っている!?

面接後のお礼メール・お礼状は、「必ず送らなければならないもの」ではありません。しかし実際にどれくらいの人が面接後に送っているのか気になる人も多いのではないでしょうか。

転職経験者129名にアンケートしたところ、「お礼メール・お礼状を送ったことがある」と回答した人は33.3%。3人に1人が送っていることが分かりました。

面接官にお礼メール・お礼状を送ったことがありますか?

Q2.面接のお礼メール・お礼状はいつまでに送る?

面接後のお礼メール・お礼状はいつまでに送ればいいのでしょうか? 時間がたってしまった場合は送らないほうがいいでしょうか?

A2.面接当日中がベスト。時間がたってからのお礼メール・お礼状は逆効果になることも

できれば面接当日中、遅くとも翌日までには送る(投函する)ようにしましょう。マナーの観点では、お礼は早ければ早いほうが良いとされていますし、時間がたてばあなたに対する印象も薄れてしまいます。また、面接官はメールのやりとりからあなたの仕事ぶりをイメージするので、面接後何日もたってからお礼メール・お礼状が届くと「仕事もスローペースなのでは?」と不安を抱かせてしまうことも。採否が決まる前に見てもらうという意味でも、なるべく早く送るほうが良いでしょう。

Q3.面接のお礼状はメールではなく手紙?

面接後のお礼状の送り方について教えてください。面接後、応募した転職情報サイトを通して企業にお礼メールを送ったのですが、手紙で送ったほうが良かったのでしょうか?

手紙の場合、ハガキと封書のどちらが良いのでしょうか?

A3.感謝の気持ちと入社意欲が伝われば、お礼はメールでも手紙でもOK

面接で時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちと入社への熱意が記載されていれば、メールであっても手紙であっても、面接官が受ける印象に大きな差はありません。

メールで送付した場合、速やかに気持ちを伝えることができます。一方手紙であれば手元に形として残り、より丁寧な印象を与えますが、次の面接が迫っている場合、送付先に届くのが、面接後になってしまうケースもあります。

ハガキか封書かという点ですが、内容に機密事項がなければハガキでも可能ですが、封書で送付することでより丁寧な印象を与えます。

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Q4.面接が複数回ある場合は、毎回お礼メール・お礼状を送るべき?

現在、選考が進み面接を受けています。面接後にお礼メール・お礼状を送りたいと考えているのですが、3回面接がある企業の場合は、その都度、送るべきなのでしょうか?

A4.お礼メール・お礼状の送付回数よりも、内容に気を付けよう

面接が複数回ある場合、それぞれの面接でお礼メール・お礼状を送付しても問題ありませんが、形式的な文章を毎回送るようでは事務的でしつこいと受け取られて逆にマイナス効果になることもあります。

感謝の気持ちと共に、それぞれの面接で感じたことを一言添えるだけでも、受け取る側の印象は変わります。

面接時に伝えきれなかったという理由で、お礼メール・お礼状に自己PRなどを記載する人がいますが、内容が採否に影響することはありません。むしろ「なぜ面接時にアピールしなかったのか」と疑問を持つ面接官もいます。

お礼メール・お礼状は、あくまでも感謝の気持ちと今後の熱意を伝えるという目的で送付してください。

Q5.業界や役員面接時など、メールと手紙を使い分けるべき?

面接後にお礼状を送る際、「この業界は手紙がいい」「役員面接時はハガキを送るべき」など、礼儀や作法があれば教えてください。

A5.それまでの連絡方法を基準に判断しよう

業界に関わらず、人事担当者などのメールアドレスが開示されている場合は、お礼の言葉をメールで送っても問題ありません。メールアドレスが開示されていない場合は、手紙もしくはハガキで送ります。役員も同様にメールアドレスが開示されていれば、手紙ではなくメールで送ってもいいでしょう。

また、お礼状は面接を受けさせてもらったことへの感謝の気持ちを示すものですから、タイミングは必ずしも役員面接時とは限りません。一次面接時の説明に共感し、応募企業で働きたい意欲が高まったのであれば、一次面接後に担当者宛てに送付しても構いません。

なお、役員面接後は採否の決定がすぐに行われる可能性もありますので、注意が必要です。

Q6.面接のお礼メール・お礼状は、面接官全員に送るべき?

先日役員面接を受け、社長、副社長、総務部長、経理部長の4名に面接していただきました。

面接のお礼状は一次面接も担当していただいた総務部長と経理部長へ送ったのですが、全員に送ったほうが良かったのでしょうか?

A6.採用担当者宛てに送るのが一般的ですが、状況によって送り分けよう

面接のお礼状は、送付先も誰に送らなければいけないという決まりがあるわけではありませんが、採用担当者宛てに送付し、面接に関わった方々に対して「くれぐれもよろしくお伝えください」という文章を添えるのが一般的です。

ただし、送付先は面接の状況によっても異なります。社長と打ち解けて長い時間面接を行ったのであれば、社長宛てに直接感謝の気持ちを伝えても構いませんし、形式的な役員面接であったのであれば、採用実務担当者宛てに送付するだけで十分です。

今回、一次面接から担当している総務部長、経理部長へ送付したわけですから、社長、副社長へ送付しなかったことが採否に影響することはないでしょう。

内定をもらった際は、感謝の気持ちと入社に向けての志を全員に伝えたいと思えば、社長、副社長を含めてお礼状を送ると良いかもしれません。ただし、複数の面接担当者に送付する場合は、同一の文面で送ると形式的に送付していると思われる可能性がありますので、避けたほうがいいでしょう。

Q7.面接のお礼メールを送りたいのですが、宛先が分かりません

面接のお礼メールを送りたいのですが、誰に送るべきなのか分からない場合は企業に問い合わせるべきでしょうか。また、採用担当者のメールアドレスが分からないのですが、どのように対応すべきか教えてください。

A7.「採用ご担当者様」で送りましょう

お礼メールは日程調整をしてもらった採用担当者宛てに送りますが、面接の際に名刺をもらっていない、あるいは名前を忘れてしまった場合は、原則として手紙でお礼をするべきです。採用専用のメールアドレスに送付することはできますが、面接当日に担当してくれた方が見てくれるとは限らないので注意が必要です。

また、お礼メールを送るために、企業へ「本日、面接をご担当いただいた方のお名前を伺えますでしょうか」などと確認する必要はありません。

Q8.面接のお礼メールの返信がありました。返信すべきでしょうか?

面接のお礼メールの返信が届いたのですが、返信すると迷惑になるのでしょうか? 返信しないのも失礼にあたる気がするので正解を教えてください。

A8.「返信不要」の記載があれば返信はしない

面接のお礼メールに返信が届いた場合は、企業側があえて手をかけて送ってきてくれているので、返信するようにしましょう。その際に、「ご返信いただきありがとうございます」といった感謝の気持ちを忘れずに記載します。

なお、企業から届いたメールに「ご多忙と存じますので、ご返信にはおよびません」 など「返信不要」といった文言がある場合に限り、返信は不要です。

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面接後のお礼メール・お礼状の書き方

面接後のお礼メールやお礼状は、必ず送る必要はありませんが、面接への感謝の気持ちと入社意欲を伝えるために送付するものです。採否に直接影響を与えることはないですが、送り方や内容によっては、より丁寧な印象を与えることも可能なようです。

もし、面接後のお礼メール・お礼状を送るべきか迷っているのであれば、以下を参考に送ってみてはいかがでしょうか?

面接のお礼に書くべき内容

面接のお礼メールに書くべき内容やポイントを項目ごとにご紹介します。メール本文は、基本的に「宛先」「あいさつ」「内容」「締め」「署名」の順に構成されています。

【件名】

件名は、メールを受け取った相手がすぐに「誰から・何のメールが届いたのか」を把握できるようにすることが大切です。「◯月◯日の面接のお礼(氏名)」と記載すると良いでしょう。

【宛先】

お礼メールは、これまでにやりとりをしている採用担当者宛てに送ります。会社名・部署名・役職名は正式名称で記載してください。部署名や担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載しましょう。

【本文】

本文は、「あいさつ・面接のお礼・面接の感想・面接官へのお礼・締め」の流れで記載します。面接の感想を記載する部分は、面接時に印象に残った会話を思い返しながら文章を考えましょう。長文になってしまうと、読み手の負担になるので簡潔にまとめることがポイントです。

【署名】

自分の氏名・メールアドレス・電話番号・住所を正確に記入します。署名に「現職の社名」を記載する必要はありません。

本文との区切りをつけるために「-」などの記号を使い、シンプルな線を入れて分かりやすく工夫をしましょう。

お礼メールの例文

面接のお礼メールに書くべき内容やポイントを意識しながら、作成してみましょう。「件名・宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順に具体的な書き方の例をご紹介します。

件名:中途採用面接のお礼(名字 名前)

株式会社XXXX
人事部 ●●様

お世話になっております。
本日○時より面接をしていただきました、(名字 名前)と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。
●●様のお話を伺い、◆といった貴社の質の高いサービスや社員満足度、
活躍するための必要なスキル◆について理解を深めることができ、
貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

---------------------
名字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:080-0000-0000
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------

お礼状の例文

お礼状の場合は、最初のあいさつ(頭語)で始まり、文末のあいさつ(結語)で締める点がメールとの大きな違いです。面接のお礼状では、例文のように、「拝啓」「敬具」を使いましょう。

お礼状の構成は、お礼メールとほとんど同じですが、書き出しと結びなど手紙ならではのマナーがあるので下記を参考にしながら作成してみてください。

  1. 面接担当者の名前
  2. 頭語(拝啓)
  3. 時候のあいさつ(季節にかかわらず使用できる「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」を使いましょう)
  4. 主文
  5. 結びのあいさつ
  6. 結語(敬具)
  7. 日付・署名

お礼メールの場合は、署名の部分に日付を記載する必要がない代わりに、「住所」や「電話番号」を記載します。お礼状は、封筒の住所を記載するので不要です。

株式会社XXXX
人事部 ●●様

拝啓
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日はお忙しいところ、貴重なお時間を面接のために割いていただき、誠にありがとうございました。

面接では、貴社の事業内容・○○職の業務内容に関するご説明だけでなく、業界の展望についてもご解説いただき、大変感謝しております。

●●様のお話を伺い、益々貴社で働かせていただきたいという気持ちが強くなりました。
特に、○○についてのお話は非常に興味深く、前職の経験を生かして、ぜひとも貴社に貢献したいと考えております。

今後とも、なにとぞよろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心から祈願いたします。

敬具
20XX年X月X日
名字 名前

また、便箋や封筒は、柄や模様などで個性を出さずに白・無地のものを使用します。便箋はA4サイズ・封筒は長形3号を使用すると良いでしょう。

併せて「面接結果を問い合わせる場合のメール例文」や「内定承諾のメール返信例文」もチェックしておきたい方は、「【面接日程メールの例文とマナー】企業へのメールの書き方とよくある減点ポイント」をご覧ください。

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面接のお礼を送る時の注意点

面接後のお礼は、「ただ感謝の気持ちを伝えればいい」というわけではありません。社会人としての適切なマナーを守ってお礼を伝えることで、採用担当者に好印象を与えられるのです。

ここでは、面接のお礼を送る際に注意すべきポイントを4つ解説するので確認しておきましょう。

電話でお礼をするのは避ける

お礼を伝える手段は、メールやお礼状、電話などいくつかありますが、メールで行うのが望ましいでしょう。電話でお礼をするのは応募者の都合で採用担当者の時間を奪うことになるので、避けるほうが良いでしょう。

メールなら採用担当者の都合の良いタイミングで確認および返信できるので、お礼を伝える方法としてふさわしいと言えます。

ビジネスマナーを守ってお礼をする

面接のお礼は、誤字脱字に注意したり、正しい敬語を使ったりビジネスマナーを守ることが大前提です。例えば、宛名や署名を忘れずに記載するなど、ビジネス文章としての形式を整えましょう。

また面接のお礼メールは、面接を受けた当日の就業時間内に送るのが基本です。夜間や早朝に送信すると、採用担当者が通知が届く設定にしている場合、迷惑を掛けてしまうのでメールを送る時間帯には十分に注意をしましょう。

色付きの文字や装飾などを使わない

面接のお礼メールは、ビジネスメールにあたるため、色文字や絵文字などの装飾を使わずに作成します。「(笑)」「(泣)」「!!!」なども、マナー違反になるので、使用するのは避けましょう。

採用担当者としては、「取引先にもこのようなメールを送ってしまうのでは?」「ビジネスマナーを一から教えるのは大変」というように懸念する可能性もあります。

現職のメールアドレスを使わない

面接のお礼メールは、現職のメールアドレスではなく、私用のメールアドレスから送りましょう。具体的には、個人で保有しているGmailやYahoo!メール、キャリアのメールアドレスなどがふさわしいと言えます。

現職で付与されているメールアドレスから送ってしまうと、公私混同していると思われたり、「危機管理能力が低い人」だと懸念されたりするので避けたほうが良いでしょう。

まとめ

面接後のお礼メール・お礼状は、企業に「必ず送らなければならないもの」ではありません。採用選考の採否に直接的に影響を及ぼすこともないので、ご自身で自由に選択できます。

しかし、「自分のために貴重な時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを伝えたい」と思う方は、積極的に送ったほうが良いでしょう。

誤字脱字や書き方のマナーなどを押さえて丁寧に仕上げれば、その心遣いが採用の決め手になる可能性もあります。本記事を参考に、好感を持たれるお礼メールやお礼状を作成してみてくださいね。

谷所健一郎さん
有限会社キャリアドメイン代表取締役
谷所 健一郎(ヤドケン)

有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメント・アドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職塾 、キャリアドメインマリッジを経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」(マイナビ出版)、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」(マイナビ出版)、「転職者のための面接回答例(マイナビ出版)」、「転職者のための自己分析」(マイナビ出版) ほか多数。

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