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履歴書郵送時の送付状(添え状)の書き方【テンプレートあり】

採用担当者の目に留まる送付状(添え状・送り状)の書き方を解説。テンプレートあり

送付状(添え状・送り状)は、企業に履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る時に同封するあいさつ状です。ビジネスレターではありますが、転職活動では採用担当者が最初に目にする文書であり、たくさんの応募があった場合などに自分を印象付けるツールにもなります。

書き方・送り方の基本を確認しておきましょう。

<INDEX>

「送付状(添え状)」そもそもの役割は?

あいさつ状

その昔、物を届けるには、本人や遣いが相手先に出向いて手渡していました。物を送付する時に同封する送付状は、 “本来対面で行うあいさつ”を書面に託したものです。

中身を知らせる表書き

「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明記することで、今進めているやりとりに行き違いがないかチェックできます。

補足

本編で伝えきれなかったことを補足説明することもできます。

転職応募における「送付状(添え状)」とは?

【1】ビジネスマナーが身に付いている証し

ビジネスは、さまざまな立場の人や組織とかかわることから、取引を気持ちよく進めるため、折々で相手への気配り=マナーが求められます。

例えば面接の場面。相手を不快にさせないよう身だしなみを整える、笑顔で対応する、聞きとりやすいようはきはき話す…… マナーというと堅苦しいですが、一つひとつはちょっとした努力でできるものです。

履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る相手は、面識のない採用担当者。採用基準は企業によるので、中には送付状の有無を気にしない企業もあるかもしれませんが、皆さんが臨むのは社会人経験者を対象とした中途採用の書類選考です。企業に応募書類を郵送する時はすべてのケースに備え、あいさつ代わりの送付状を必ず付けましょう。

それはつまり、「私は御社で、周りの人の立場や気持ちを考えながら働くことができます」という宣言になります。中途採用の選考は、仕事のスキルと共に“社会人としての振る舞い”が問われることを忘れないようにしましょう。

【2】応募書類を読んでもらうための補助的アピールツール

書類選考の採否は、企業が指定する応募書類が基準となります。採用担当者は、履歴書や職務経歴書に記載されている内容から、応募者の職務能力や熱意を推し量り、自社で必要とする人材とマッチするか判断します。

同封の送付状は、採否に大きくかかわるものではありませんが、採用担当者の目に触れる以上、何らかのアピールになる可能性があります。送付状から人物像や志向が垣間見え、履歴書や職務経歴書を入念に読んでみようという採用担当者もいます。「形式的なものだから」と、定型文の組み合わせで作成していてはもったいない! 履歴書や職務経歴書などの応募書類を読んでもらう一つのチャンスです。採用担当者の目に留まる送付状を作成して、本来の狙いである職務能力のアピールにつなげましょう。

送付状(添え状)の活用法

たくさんの書類をチェックしなくてはならない採用担当者。どうしたら、あなたのキャリアやスキルについて本格的に書かれている履歴書・職務経歴書などの応募書類を読みたくなるでしょうか?

ネガティブな印象を良くしたい場合

分からないままだと人は不安

「転職回数が多い」「失業期間が長い」「アルバイト経験しかない」…… といった、転職に不利な経歴はできれば伏せたいところですが、遅かれ早かれ知られます。実務能力が問われる中途採用では、職務経歴書が採否のカギとなり、採用担当者は職務経歴書に書かれている経験・スキルが求める人材と重なるかを入念にチェックしているためです。

応募者の来歴にほころびが見受けられると、採用担当者は「この人に仕事を任せられないのでは」と不安になります。

送付状をクッションにして予告する

そこで、応募書類(履歴書や職務経歴書)を読む前の段階で、「なぜそうなったのか」、「今後仕事でどう貢献するのか」などを、送付状で簡潔に説明しておきます。問題点に自ら触れ、前向きな言葉で説明することで採用側の不安が払しょくされるかもしれません。

応募書類で伝えきれなかったアピールをする場合

主戦場は「応募書類」

仕事のスキルや応募企業への熱意など、あなたが採用担当者に知ってほしいことは、履歴書と職務経歴書にまとめるのが大前提です。書類選考では、実際の職務能力とは別に、与えられた紙幅で、言いたいことを「正しく」「分かりやすく」伝える技量もまた問われます。

送付状は、もう一つの“ささやかな自己PR”

応募書類(履歴書や職務経歴書)で書ききれなかったアピールポイントがあれば、送付状に書いて問題ありません。職務能力や人間性、応募先企業への思いなどがうかがえる短いサイドストーリーを書いて、応募書類とはまた違った角度からの自己PRにしましょう。

やってしまいがちNG文面

言いたいことを補足できる送付状。とても便利ですが、アピールのさじ加減や方向性を誤ると印象ダウンにつながってしまいます。応募者が陥りがちな傾向をチェックして反面教師にしましょう。

自己PRをくどくど書く

送付状は、あくまで応募書類への布石。応募先企業に対する熱意や思いを長々と書いては本末転倒です。簡潔、謙虚を心掛けましょう。

自己PRを強く打ち出したい場合は別紙に書くか、履歴書・職務経歴書にまとめ直します。

ネガティブな経歴の言い訳をする

転職に不利になりそうな事柄を申告する時は、サラッと説明します。

ネガティブな印象を払しょくしようと、送付状いっぱいに理由を展開すると、採用担当者は「言い訳をしている」と受け取ることもあります。

過去の実績を自慢話のように書く

書類選考を勝ち抜くには、自分がいかに応募先企業にマッチした人材であるか訴えることが重要ですが、「強み」の説明は、ともすると「自慢モード」に傾きがち。

過去の実績は、取り上げる対象を厳選して具体的な数字や外部評価などを挙げて短めに仕上げるといいでしょう。

希望条件を書く

年収や休暇、勤務時間などの待遇、勤務条件は、会社選びの一つの基準です。転職活動を進めるうえでも希望条件を自覚し、伝える必要がありますが、あいさつ状である送付状には不適切。

譲れないこだわりがある場合は、履歴書の「本人希望欄」に書きましょう。

定型文オンリーで作成する

送付状を単なる形式的なビジネス文書ととらえ、どこの会社にも通用するような定型文をつなげて作成する方がいます。

送付状はこれまで説明してきたとおり、採用担当者の気持ちに働きかけるアピールツールです。“応募先企業でなければならない理由”を自分の言葉で表現しましょう。

面接で履歴書を持参する場合、送付状は必要か?

履歴書を面接当日などに持参し、手渡しする場合、送付状は不要です。
先に説明したように送付状は「応募書類を送付する時に同封する書面」であり、対面で行うあいさつの代わりとして用いられます。

そのため、直接採用担当者や面接官に手渡す場合は不要です。「応募書類(履歴書・職務経歴書)を提出させていただきます」と一言添えて渡しましょう。

ただし、クリアファイル・封筒に入れて持参すること。郵送しないため封筒に住所を書く必要はありませんが、氏名と「応募書類在中(履歴書のみの場合は『履歴書在中』でOK)」は記載しておくと良いでしょう。

送付状(添え状)の書き方 作成のポイント

送付状を作成する時のポイントや注意点を紹介します。文面の内容は、ご自身の状況に合わせて書き換えてください。

【基本スタイル】

●用紙は職務経歴書のサイズで1枚に

職務経歴書と同じ大きさにそろえると採用担当者が扱いやすい。本編(履歴書・職務経歴書などの応募書類)に添えるものなので、文章は1枚に収める。贈り物などの送付状に使われる「一筆箋」はカジュアルすぎるため、使用NG。

●横書き、パソコン作成

ビジネス文書なので横書きで、パソコンで作成するのが一般的。横書きが主流の履歴書・職務経歴書と合わせた時に統一感が出る。

●文体は「です」「ます」

送付状は、面識のない採用担当者に送るあいさつ代わりのビジネス文書。相手への礼儀として「です」「ます」調にする。言わんとすることが優れていても、不適切な言葉遣いや誤字脱字があると台無しに。必ず読み直しをする。

【基本の構成】

「誰から誰に」「何の書類をどのくらい」「何のために」送ったのかを書きます。

送付状(添え状)の基本の書き方・例文

(1) 送付年月日

書類を投函する日付を書く。西暦・和暦どちらでも構わないが、履歴書・職務経歴書など応募書類の記載と統一する。

(2)宛先

応募する企業名と採用担当者の所属部署と名前を書く。部署宛の場合は「御中」、採用担当者宛の場合は「様」を付ける。
≫「御中」と「様」の使い分け方はこちら

(3) 署名

応募者の「郵便番号」「住所」「名前」「電話・FAX番号」「メールアドレス」を書く。電話番号とメールアドレスは最も連絡がつきやすいものにする。

前 文

(4)頭語と時候のあいさつ

あいさつ状でもある送付状では、頭語と結語をペアにして必ず記載する。「拝啓」が一般的。あいさつを省略する意味の「前略」は絶対使わない。

時候のあいさつは、慣用的な季節感を表す言葉や相手の安否を尋ねる表現に。頭語の後で改行するか、1字空けて続ける。

主 文

(5)用件

求人に応募する旨を書く。

(6)簡潔な自己PR

募集要項に対する自分の適性やスキルを簡潔に書く。

末 文

(7) お願い

面接の機会を与えてほしい旨を書く。

(8) 結語

頭語に呼応する結語で締めくくる。頭後が「拝啓」なら、結語は「敬具」。

(9) 同封書類

同封する書類の内容と枚数を書く。

以 上

送付状(添え状)テンプレートのダウンロード

先ほど例としてご紹介した内容の送付状テンプレートのダウンロード(Word形式)が可能です。

募集職種や企業が求めている経験・人物像、自身の経歴・アピールポイントに合わせて文面を変更してご使用ください。

≫添え状(送付状)テンプレートのダウンロードはこちら

送付状・履歴書の封筒への入れ方

必要な書類がそろったら郵送用の封筒に入れます。書類を入れる順番は次のとおり。

送付状(添え状)の封筒への入れ方

(1) 送付状
(2) 履歴書
(3)職務経歴書
(4)その他必要書類

この順に重ね、郵送中に折り曲がったり、濡れたりするのを防ぐためにクリアファイルに入れてから封筒へ。

≫履歴書・職務経歴書の郵送方法 詳しくはこちら

履歴書郵送時の送付状の書き方まとめ

“できて当然”のビジネスマナー

あいさつ状として応募書類に同封することで、マナーを備えていることをアピールします。採用が決まった後の手続きでもさまざまな書類のやりとりがあるので、ぜひ身に付けましょう。

応募書類を読んでもらうためのアピールツール

たくさんの応募書類に目を通す採用担当者に、自分を見つけてもらう一つのきっかけになります。“応募企業で働くあなたの姿”をイメージできる内容にします。

自己PRは「謙虚」かつ「簡潔」に

あれこれ説明しすぎは禁物です。本来のアピールは履歴書や職務経歴書などの応募書類の中で展開します。送付状(添え状)は言葉のとおり、本体に添えるもの。印象付けは“サラッと”触れる程度を心掛けましょう。

マイナビ転職 編集部

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