転職ノウハウ

応募企業の探し方や履歴書の書き方、面接のポイントから円満退職の秘けつまで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介!

履歴書の書き方マニュアル完全版! 履歴書をメール添付で送る時の例文&マナー 履歴書の書き方マニュアル完全版! 履歴書をメール添付で送る時の例文&マナー

転職活動中には、会社の採用担当者からメールでの履歴書送付を求められることがあります。「メールは普段仕事で使っているし大丈夫」といった油断は禁物。なぜなら、メールの対応次第で採用担当者があなたに抱く印象は大きく変わるからです。

また、履歴書という個人情報のやりとりを通して「ビジネスで個人情報を扱うにあたって必要な心得が身に付いているか」という点もチェックされているかもしれません。ここでは、減点されないために押さえておきたい履歴書をメールで送る際のマナーや最適な添付ファイルの形式、パスワードのかけ方などを紹介します。

INDEX

履歴書をメールで送る際のマナー

マナー1:履歴書は指示されたらすぐに送る

採用担当者から履歴書送付の指示があったら、「すぐに送る」ことが大切。なかなか送らない場合、「メールを確認しない人なのかな?」「仕事もスローペースなのかな?」とマイナスの印象を持たれてしまう可能性があります。

ただし、送る時間帯にも配慮が必要。履歴書を添付したメールはなるべく会社の就業時間内に送るようにしましょう。真夜中などにメールを送るのは非常識だと感じる採用担当者もいるため、避けるのが無難です。

履歴書は転職活動で必ず必要になる書類のため、事前にメールで送れるデータを準備しておくのがベスト。もし、紙の履歴書しか準備しておらず提出までに時間が掛かってしまうという場合、取り急ぎ「いつまでに送付します」という具体的な日にちをメールで返信しておき、必ずその期限までに送りましょう。

マナー2:履歴書にパスワードをかけ2通に分けて送る

個人情報をビジネスで扱う際は、細心の注意が求められます。なので、添付する履歴書にもパスワードをかけるのがベター。その場合は、1通目のメールに履歴書ファイルを添付し、2通目のメールでパスワードを知らせる、というように2通に分けて送ると良いでしょう。

「添付ファイルにパスワードをかけるのって面倒……。絶対にかけなきゃいけないの?」と思う人もいるかもしれませんが、履歴書は個人情報がたくさん記載されている重要な書類。セキュリティー管理は会社と社員を守るためにビジネス上とても大切なことと認識されています。

そういったなか、履歴書にパスワードをかけずに送ってしまうと「セキュリティー管理意識が低い人なのでは?」「入社してからも重要なデータをずさんに扱うのでは?」と不安に思われてしまう可能性があります。手間は掛かりますが、最低限のビジネスマナーとしてメールに添付する履歴書にはパスワードを設定するようにしましょう。

マナー3:件名、本文は簡潔に

採用担当者は日々たくさんのメールをチェックしているので、件名、本文共に内容が分かりにくいとストレスに感じるかもしれません。件名には、採用担当者がメールを受信した際、誰からのどんな連絡かがすぐに分かるよう「名前」「用件」を簡潔に記載しましょう。ただし、相手のメールに返信する場合は、「Re」を付けたままで件名も変える必要はありません。

本文には、宛先・あいさつ・内容・締め・署名を記載します。

●宛先

「法人格+会社名 部署名 担当者氏名」
部署や氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。

●あいさつ

基本的には、「お世話になっております。●●(氏名)です。」で書き出し、初回のみ「お世話になります。」とすると良いでしょう。在職中の人も、現職の社名を記載する必要はありません。

●内容

本文では、なるべく簡潔に分かりやすく用件を伝えます。1通目のメールでは履歴書送付メールであること、添付ファイルにパスワードを設定しており、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載しましょう。2通目のメールでは、先に送った添付ファイルのパスワードである旨を記載してください。

●締め

締めの文面には、「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」など、忙しいなか履歴書を確認してもらうことへの感謝が伝わるような言葉を添えられると好印象でしょう。

●署名

署名には、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらにも、現職の情報を記載する必要はありません。

【メール例文】履歴書添付&パスワード通知

パスワード付き履歴書を添付した1通目、パスワードを明記した2通目それぞれのメール例文を紹介しますので、参考にしてください。また、1通目を送ってから2通目のパスワード通知メールを作成し始めると時間が掛かってしまったり、早く送らなければと慌ててミスしてしまったりすることも。1通目を送る前に、2通目も作成し下書き保存しておくことで、1通目を送った後すぐに2通目を送ることができます。相手の受信ボックスで履歴書添付メールとパスワード通知メールがバラけることなく並んで表示されるためパッと見て分かりやすくなるでしょう。

●1通目:履歴書添付メール例文

【件名】応募書類ご提出の件/履歴書添付(苗字 名前)

【本文】
株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。(苗字 名前)です。

先日ご依頼いただいた履歴書をお送りいたします。
添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
追ってパスワードをお送りいたしますので、併せてご査収いただけますでしょうか。

お忙しいなか恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

---------------------
苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000 
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------

●2通目:パスワード記載メール例文

【件名】応募書類ご提出の件/パスワード(苗字 名前)

【本文】
株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。先ほど履歴書をお送りした(苗字 名前)です。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:○○○○○○

お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

---------------------
苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000 
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------

履歴書添付時の適切なファイル形式とファイル名

PDF・Word ・Excelどれがベスト? 添付する履歴書のファイル形式

履歴書のメール送付を指示された際、迷うのがファイル形式です。結論から言うと、PDF形式で送るのがベスト。WordやExcelのテンプレートを使って作成した場合でも、PDFファイルに変換して送ると良いでしょう。PDFファイルに変換することで第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウトを保ったまま印刷することができるため、採用担当者の手間を最小限に抑えることができます。

手書きの履歴書をスキャンしたPDFで送ることも間違いではないですが、字がつぶれてしまったり顔写真が不鮮明になったりと読みにくくなることも。PCを持っていない場合でも、スマートフォンのみでPDFの履歴書を作成できるツールなどもありますので使ってみると良いでしょう。

>スマートフォンのみで履歴書を作れる!
>履歴書のWordフォーマットはこちら

Word、Excelを添付用PDFに変換する方法【簡単3ステップ】

もしWordやExcelで履歴書を作成した場合「PDFファイルに変換ってなんだか難しそう……」と感じる人もいるかもしれません。ですが、実はとっても簡単! たった3ステップでできる方法を紹介します。

・STEP1:Word(あるいはExcel)でファイルを開き、左上にある「ファイル」をクリック

・STEP2:「名前を付けて保存」を選択

・STEP3:「ファイルの種類」を「PDF」に変更し保存

PDFに変換する方法例

PDFデータに変換したら、必ず開いて内容をチェックすることを忘れずに。WordやExcelファイルの段階では枠内に収まっていた文末の文字や最後の行が、はみ出して隠れてしまうことがあるためです。消えてしまっている文字がないか、レイアウト崩れがないかなど読み直して確認しましょう。

ファイル名は「履歴書+氏名」で付ける

添付履歴書のファイル名の付け方に厳密なルールはありませんが、なんでもOKというわけではありません。採用担当者がたくさんの履歴書を受け取り管理することを考慮し、パッと見て誰の何のデータかが分かるようなファイル名にする必要があります。

「履歴書(職務経歴書の場合は職務経歴書)_氏名.pdf」など、分かりやすいファイル名を付けると良いでしょう。
ファイル名に日付を入れるのも一般的ですが、その際はメールを送付する日にちを付けるようにしましょう。履歴書の記入日同様、古い日付のまま送るのは印象が悪くなるため注意が必要です。

【図解】パスワードを履歴書に設定する手順

Word、Excelなどのファイルにパスワードを設定してPDFで保存する方法を紹介します。パスワードには複雑な文字列が推奨されていますが、万が一忘れてしまうとファイルを開いたり編集したりすることができなくなってしまいます。設定前にメモ帳などに記載しておき、コピー&ペーストで入力すると間違いにくく、紛失するリスクも減らせるでしょう。
パスワードをかける手順は、使用するPCやファイルによって異なりますが、代表的な例は以下になります。参考にしてください。

<完成したPDFファイルにパスワードを設定する方法>

1. パスワード設定機能が付いた圧縮ソフトをインストール

2. 新しいフォルダを作成し、履歴書ファイルを格納する

3. 履歴書ファイルを格納したフォルダを右クリックして圧縮、パスワード設定

<PDFに変換する際に一緒にパスワードを設定する方法>

1. 「名前を付けて保存」の画面を開く

2. ファイル名を入力して、「ファイルの種類」からPDFを選ぶ

3. 「オプション」をクリック

4. 「PDFのオプション」の「ドキュメントをパスワードで暗号化する」のチェックボックスをチェックし「OK」をクリック

5. パスワードを入力し、「OK」をクリック

6. 「保存」をクリック

PDFにパスワードをかける方法・手順1
PDFにパスワードをかける方法・手順2
PDFにパスワードをかける方法・手順3
PDFにパスワードをかける方法・手順4
PDFにパスワードをかける方法・手順5

メールを送る前のチェックリスト・NG例

送付前に再確認! 履歴書添付メールを送る前のチェックリスト

履歴書を添付してメール文面も完成して、後は送信するだけ! となったら、その前にもう一度見直しを行いましょう。メールは一度送ったら取り消すことができません。間違ったら再送すればいいという軽い考えはNGです。採用担当者は選考中、一通のメールを含め転職者の行動すべてに注目しています。メールはビジネスの基本だからこそ、きちんと送ることができて当たり前。念入りにチェックを行い、うっかりミスを防ぎましょう。

メール送付前のチェックリスト

  • 送る相手のメールアドレスが間違っていないか
  • 宛名の会社名・部署名・担当者名の漢字などが間違っていないか
  • 本文に誤字脱字がないか
  • 必要書類の添付を忘れていないか
  • 添付するファイルとパスワードが間違っていないか(実際にファイルを開いて確認する)

ここも注意! メール送付時のありがちNG

メール送付時にやってしまいがちな、よくあるNG例を紹介します。細かいポイントですが、メールを受けとる採用担当者の印象を左右するためしっかり押さえておきましょう。

●改行や段落分けがされていないため読みづらい
→スマートフォンでもPCでも読みやすいように、適度な改行と段落分けをしましょう

●以前に別の会社に送った文面やテンプレートを使用したことにより、前に送った社名や担当者名、ダミー文字が残っている
→コピー&ペーストをした時にありがちなミスです。特に先方の社名、担当者名などは入念にミスがないか確認しましょう

●文字サイズやフォントがバラバラになっている
→メール文面の装飾は不要です。また、ほかのツールで作成した文面をコピー&ペーストした時は、元のツールの書式が残ってしまっていることもあります。最後にすべての文章の書式をクリアして、プレーンテキストで送りましょう

●敬語が正しく使えていない
→話し言葉と書き言葉では使い方が異なる敬語も多いため、不安な場合はしっかり調べてから記載しましょう
<参考>メールで使うのは「御社」「貴社」どちらが正解?

●会社のメールアドレスで送る
→在職中に転職活動を行っている場合でも、社用メールを使うのはNGです。必ずプライベートのメールアドレスを使いましょう

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履歴書の書き方見本(パーツ)

履歴書のパーツごとの詳しい書き方は、こちらをチェック。

入学・卒業年度自動計算表(年号早見表)

履歴書を書く時に意外と分からなくなる入学・卒業年度。自動計算表を使えば、誕生日を入力するだけで、学歴の入学・卒業年度がすぐに分かります。浪人や休学などの調整も可能です。



履歴書作成ツール(PDFダウンロード可能)

必要項目を入力するだけで、簡単に履歴書がつくれます。完成した履歴書はPDFでダウンロード可能。自宅でも外出先でも、スマホでもパソコンでも、必要な時にいつでも履歴書が作成できる便利ツールです。

履歴書フォーマットダウンロード無 料

手書き用・パソコン用それぞれの履歴書フォーマットが無料でダウンロードできます。市販の履歴書をお持ちでない場合、ご自身に合ったフォーマットをダウンロード&印刷してご活用ください。

必要項目を入力するだけで、簡単に履歴書がつくれる便利ツールをご紹介。完成した履歴書はPDFでダウンロードしてそのまま企業に提出も可能です。

履歴書の完成度次第で、採用担当者があなたに抱く印象が変わる場合もあります。 氏名・住所など基本情報欄の書き方をしっかり押さえて書類選考を突破し、面接に進める履歴書を作成しましょう!

監修:
谷所健一郎(やどころけんいちろう)

有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメントアドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職道場、キャリアドメインマリッジ、ジャパンヨガアカデミー相模大野を経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」(マイナビ)、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」(マイナビ)ほか多数。

有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメントアドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職道場、キャリアドメインマリッジ、ジャパンヨガアカデミー相模大野を経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」(マイナビ)、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」(マイナビ)ほか多数。

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