転職ノウハウ 応募企業の探し方、面接のポイントから、円満退職の秘訣まで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介!
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事務系 秘書

事務系のポイント
まずは企業が求める人物像をつかむ

仕事内容が幅広いだけに、業務内容は企業によってまちまちだ。まず募集要項をよく読んで、応募企業が求める人物像をつかみ、そこにマッチする経験や能力を自分の業務経験から探すこと。事務処理能力はもちろんのこと、無理や無駄を省く課題認識力とその解決力、他部署との折衝力や気配りを窺わせる、具体的なエピソードを盛り込もう。未経験なら、意欲が評価される部分も大きいので、志望動機をじっくり練ろう。

資格や自己啓発で前向きアピール!

簿記の資格や会計ソフトの知識が重視される経理以外の職種でも、取得資格や自己啓発などはしっかりアピールしよう。現在勉強中であるとか資格試験を受験しているというような記載でも、積極的に動いていることが伝わり好感度アップにつながる。

この職種に求められる能力とPR法

経験・未経験に関わらず、サポートする上司とチームを組んで働くという心がまえが必要。上司の性格に合わせたサポートの仕方・気配り・臨機応変さ・他部署や外部との折衝やコミュニケーション力は、なくてはならない資質だ。

応募企業が扱っているサービスや商品についての知識を持っていることを述べ、きめこまかいサポートができることを伝えるとやる気が感じられる。上司がエグゼクティブであるほど、政治や経済についての知識や英語力が必要となることが多い。補助能力として経理知識があるとベター。

※サンプル内にある にマウスを載せるとアドバイスが表示されます。
※「マイナビ転職」のWEB履歴書フォーマットに沿ったサンプルです。 ダウンロードはこちら。
見出しをつけてメリハリを

見出しをつけて、職種ごとに業務内容や実績を述べ、どこでどんな業務を行っていたのかを一目瞭然でわかるようにする。また、それによって、業務で即戦力となることを印象づける。5W1Hを意識して記述すると、読みやすいものになる。

学んだことを記しておく

たとえ社内研修であっても、希望業界や職種に関連することで、学んだことは記す。新人研修を受けたことも、社会人としての基礎力のアピールになるので、特に20代の転職者などは記載するとよい。

専門性がなくても実績はPR

新たな試みなど主体的に企画したり動いたりしたことは、成果と共にアピールしよう。

数字で表せなくても魅力的に実績をPR

数字で表せないことでも、書き方によっては、たいへん魅力的な実績となる。常に課題意識を持って課題解決していけるということを具体的に述べることで、この職種に必要な能力を持っていると伝えられる。

転職の理由を記載

応募企業側が気にする転職理由を先に述べてしまうことにより、秘書業務に対する意欲を伝えることもできる。

実績がたくさんある場合は選択して記載

だらだらとたくさんの実績を書くのではなく、採用側の求めているニーズに合わせて、魅力的だと思われる項目を選択して記載する。

専門性を発揮した実績はとくにPR

どんな実績を残し、その実績を作るにはどんな能力が必要だったのかが訴えられるように。もちろん、面接でもこの点は強調してアピールを。

自己啓発やスキルアップは強調しよう

希望職種に役立つ自己啓発スキルアップはアピールすると好感度が高い。

職務経歴書欄
職務経歴書1
勤務先会社名 株式会社△△△△
経験期間 20××年××月~20××年××月
勤務先業種 輸送用機器(自動車含む)
勤務先資本金 3000万円以上
勤務先従業員数 100名以上
経験職種 人事・労務
雇用形態 正社員
年収実績 400~449万円
業務上のポジション マネジメント経験なし
職務内容 20××年××月××日 株式会社○○ 入社 
【職務内容】秘書の職務経歴書のポイント1
◆1. 新人研修 20××年××月××日~20××年××月×日秘書の職務経歴書のポイント2
<研修内容>
・会社理念・会社概要研修
・ビジネスマナー研修・営業研修
・工場見学


◆2. 人事部配属 20××年××月××日~20××年××月××日
<業務内容>
・夏のインターンシップ開催のための企画・準備・実施
企画決定後、各大学への通知と説明を行い、選考から配属までの流れについての説明会を実施(各事業部および事業所の人事担当と学生向け)。
インターンシップ中のフォロー・インターンシップ最終発表会の実施・インターンシップ終了後の評価など事後処理も行う。
・企業説明会、セミナーの企画・実施

<実績>秘書の職務経歴書のポイント3
・ミスなく仕事を進めることに重点をおきながら、何事にも積極的に関わるようにした。トラブルの対処も、まずは自ら考えて方針を立てたうえで先輩に相談し、最終的な決断をするようにした。
実務面では、優先順位を必ずつけてから業務を遂行するように努めたため、フットワークが軽く、柔軟性があると評価される。

・「会社の実際を学生に理解してもらえるような企業説明会」を目的に企画を提出し、採用される。
前年までは人事担当が講演し、事業部から2名程度が会社について話すというものであったが、できるだけ社員と学生が直接話せる場にするため、多数の先輩社員に参加してもらい交流の場を増やすことを提案。参加学生のアンケートは昨年より満足度がアップする。秘書の職務経歴書のポイント4

・入社2年目からは、後輩と共に企画を任され、新たな試みとして女子学生限定のセミナーを実施する。
女性ならではの質問などに答えていくことで、女性にやさしい会社のイメージアップを図る。マスコミも注目し、このセミナーについて取材を多数受ける。



【自己啓発】
20××年 TOEIC900点

【転職理由】秘書の職務経歴書のポイント5
学生時代から英語の勉強をしてきて、英語を生かせる秘書業務への就業を希望していた。新卒時に希望に合う秘書業務が見つからず、まずは社会人経験を積むことに重点を置いてメーカーへの入社を決意したという経緯がある。
人事を3年間経験したところで、やはり本来希望していた職種を目指したいと考えた。
職務経歴書2
勤務先会社名 株式会社○○
経験期間 20××年××月~ (現在も就業中)
勤務先業種 人材派遣・人材紹介
勤務先資本金 1億円以上
勤務先従業員数 1000名以上
経験職種 秘書
雇用形態 派遣社員
年収実績 300万~349万円
業務上のポジション マネジメント経験なし
職務内容 株式会社○○秘書部へ派遣【派遣元 ○○○○株式会社】
<部署構成>
6人チームで10人の役員のスケジュール管理を行う

<業務内容>
上司と2人で常務の秘書業務
・メール(英・日)のチェック
・経費の精算
・会議資料のチェック
・他部署への連絡依頼
・出張手配・スケジュール管理

<実績>秘書の職務経歴書のポイント6
・常務への報告事項も優先順位を考え、効率的な業務遂行に努める。業務量が多いときは、上司と業務分担も相談した。「以前より仕事がはかどる」と常務より評価される。

・英文メールの処理についても優先順位をつけて処理した。これにより、翻訳の精度も向上させられた。

・常務はかなり細かい方であるため、目配り・気配りを欠かさないように努めた。書類やメールなどは、常務の不在中に処理をし、常務が働きやすい環境を整えた。秘書の職務経歴書のポイント7

・仕事をしやすくするためには他部署との連携が大切であると考え、他部署と情報交換をできるしくみを作る。それまでのように連絡の遅れから、あわてて処理するようなこともなくなり、業務処理のスピード化と精度向上が実現した。

<その他特記事項>
派遣先より、「非常に秘書能力に優れている」という高い評価をいただき、就業開始後3カ月目から時給がアップ。


【自己啓発】秘書の職務経歴書のポイント8
20××年 秘書技能検定1級取得
20××年 簿記2級取得(経費精算で知識が必要なため取得)
TOEICの点数のアップを図るため英語の勉強は継続中。

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