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秘書の職務経歴書 書き方と見本・フォーマット
更新日：2025年09月04日
監修者マイナビ転職 転職アドバイザー
この記事で分かること
- 秘書の職務経歴書の書き方
- 秘書に求められる能力と自己PR法
- 秘書の職務経歴書の見本・サンプル（ダウンロードOK）
- 秘書ならではのポイント・解説
秘書の職務経歴書の書き方、ポイント
まずは企業が求める人物像をつかむ
仕事内容が幅広いだけに、業務内容は企業によってまちまちです。企業によっては、秘書業務以外に総務や管理部門のサポートをする場合もあります。まず募集要項をよく読んで、応募企業が求める人物像をつかみ、そこにマッチする経験や能力を自分の業務経験から探すこと。
事務処理能力はもちろんのこと、無理や無駄を省く課題認識力とその解決力、他部署との折衝力や気配りをうかがわせる、具体的なエピソードを盛り込みましょう。未経験なら、意欲が評価される部分も大きいので、志望動機はしっかり記載を。
業務内容は具体的に
秘書業務を担当した役職者や、部・グループなどの組織を担当していた場合にはその人数を明記しましょう。そのうえで、来客対応、スケジュール調整・管理、各種手配、文書作成など、具体的にどのような業務を経験してきたのか、業務割合、各業務の経験年数などを記載します。
秘書に求められる能力と自己PR法
経験・未経験にかかわらず、サポートする役職者とチームを組んで働くという心構えが必要です。役職者の性格に合わせたサポートをするため、気配り・臨機応変さ・他部署や外部との折衝やコミュニケーション力は、なくてはならない資質です。社内の関係各所との調整が必要な場面もありますので、円滑に業務を進めてきた経験、良好な関係を築くうえで取り組んでいたことなどを具体例を交えてアピールできると良いでしょう。
学習意欲も重要なポイントです。応募企業が扱っているサービスや商品だけでなく、業界動向や関連する時事情報についても収集していることをアピールできると有効です。保有する資格や語学力については漏れなく記載を。語学力を生かした実務経験がある場合は、具体的な対応業務を記載すると良いでしょう（メール・電話対応など）。補助能力として経理知識があるとベターです。
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秘書の職務経歴書 見本・サンプル
秘書の職務経歴書サンプルをダウンロードできます（Word形式）。例文を見本にして書いてみてくださいね！
職務経歴書
20xx年xx月xx日
氏名○○ ○○
【経歴要約】
株式会社〇〇では人事部に在籍し企業説明会、インターンシップの企画、運営を行い参加学生の満足度を高めました。株式会社△△では役員秘書としてスケジュール管理、メール（英・日）のチェック、出張手配、会議資料のチェック、経費の精算など秘書業務全般を行っています。
【職務内容】
株式会社〇〇（正社員）20xx年xx月～20xx年xx月
資本金〇億〇千万円 従業員数〇〇名 業種 輸送用機器
◆新人研修 20xx年xx月xx日～20xx年xx月xx日1
＜研修内容＞
・会社理念・会社概要研修
・ビジネスマナー研修・営業研修
・工場見学
◆配属 人事部 20xx年xx月xx日～20xx年xx月xx日
＜担当職務＞
・夏のインターンシップ開催のための企画・準備・実施
企画決定後、各大学への通知と説明を行い、選考から配属までの流れについての説明会を実施（各事業部および事業所の人事担当と学生向け）。
インターンシップ中のフォロー・インターンシップ最終発表会の実施・インターンシップ終了後の評価など事後処理も行う。
・企業説明会、セミナーの企画・実施
＜実績＞2
・ミスなく仕事を進めることに重点をおきながら、何事にも積極的に関わるようにした。トラブルの対処も、まずは自ら考えて方針を立てたうえで先輩に相談し、最終的な決断をするようにした。
実務面では、優先順位を必ずつけてから業務を遂行するように努めたため、フットワークが軽く、柔軟性があると評価される。
・「会社の実際を学生に理解してもらえるような企業説明会」を目的に企画を提出し、採用される。
前年までは人事担当が講演し、事業部から2名程度が会社について話すというものであったが、できるだけ社員と学生が直接話せる場にするため、多数の先輩社員に参加してもらい交流の場を増やすことを提案。参加学生のアンケートは前年より満足度がアップする。3
株式会社△△（正社員）20xx年xx月～（現在も就業中）
資本金〇億〇千万円 従業員数〇〇名 業種 食品
◆配属 総務部秘書課
部署構成…6人チームで10人の役員秘書業務
＜担当業務＞
上司と2人で常務の秘書業務
・メール（英・日）のチェック ・経費の精算
・会議資料のチェック ・他部署への連絡依頼
・出張手配・スケジュール管理 ・外国人来客時の通訳
＜実績＞4
・常務への報告事項も優先順位を考え、効率的な業務遂行に努める。業務量が多いときは、上司と業務分担も相談した。「以前より仕事がはかどる」と常務より評価される。
・英文メールの処理についても優先順位をつけて処理した。これにより、翻訳の精度も向上できた。
・常務はかなり細かい方であるため、目配り・気配りを欠かさないように努めた。書類やメールなどは、常務の不在中に処理をし、常務が働きやすい環境を整えた。
・仕事をしやすくするためには他部署との連携が大切であると考え、他部署と情報交換できるしくみを作る。それまでのように連絡の遅れから、あわてて処理するようなこともなくなり、業務処理のスピード化と精度向上が実現した。5
【スキル・知識】
中国語検定2級取得とTOEICスコアアップを目指し自己啓発しています。
【資格・免許】6
秘書技能検定1級 20xx年取得
日商簿記3級 20xx年取得／TOEIC900点 20xx年取得／中国語検定3級 20xx年取得
【自己PR】
期待を裏切らない秘書としてのスキル
秘書として期待を裏切らない職務を遂行します。多忙な役員の秘書業務では、役員の考え方や仕事の進め方を把握したうえで、指示を待つのではなく先に求められることを予測したうえで行動します。
会食の手配では、これまでの会食先やお相手の状況を踏まえて予め店舗の候補を挙げます。英文メールのチェックは、優先度が高いメールについてすぐに翻訳をして対応します。常に役員が仕事のしやすい環境を構築できるよう努めています。
ビジネスレベルの語学力
米国留学経験と社会人になってからは英語を使用したメールの翻訳や外国人来客時の通訳業務を行っていますので、語学力を生かした秘書業務ができます。中国語の日常会話も可能です。
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秘書ならではの書き方・ポイント
見出しをつけて職種ごとに業務内容や実績を述べ、どこでどんな業務を行っていたのかが一目瞭然で分かるようにしましょう。それによって、採用側に業務で即戦力となることを印象づけることができます。
- 退職理由・転職理由は、職務経歴書に記載する必要はありません。応募につながる前向きな理由であれば記載しても良いでしょう。
1学んだことを記しておく
たとえ社内研修であっても、希望業界や職種に関連することで、学んだことは記載します。新人研修を受けたことも、社会人としての基礎力のアピールになるので、特に20代の第二新卒者などは記載すると良いでしょう。
2専門性がなくても実績はPR
新たな試みなど主体的に企画したり動いたりしたことは、成果と共にアピールしましょう。
3数字で表せなくても魅力的に実績をPR
数字で表せないことでも、書き方によっては、魅力的な実績となります。常に課題意識を持って課題解決していけるということを具体的に述べることで、この職種に必要な能力を持っていると伝えられます。
4実績がたくさんある場合は選択して記載
だらだらとたくさんの実績を書くのではなく、採用側の求めているニーズに合わせて、魅力的だと思われる項目を選択して記載します。
5専門性を発揮した実績は特にPR
どんな実績を残し、その実績を作るにはどんな能力が必要だったのかが訴えられるように記載します。もちろん、面接でもこの点は強調してアピールを。
6自己啓発やスキルアップは強調しよう
希望職種に役立つ自己啓発スキルアップはアピールすると好感度が高いです。
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記事監修
マイナビ転職 転職アドバイザー
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例文監修
谷所 健一郎（ヤドケン）
キャリア・デベロップメント・アドバイザー（CDA）
有限会社キャリアドメイン 代表取締役
有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメント・アドバイザー（CDA）。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職塾 、キャリアドメインマリッジを経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」（マイナビ出版）、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」（マイナビ出版）、「転職者のための面接回答例」（マイナビ出版）、「転職者のための自己分析」（マイナビ出版） ほか多数。
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