事務職の志望動機に説得力を持たせるためには職種理解が不可欠？

通常転職者には、入社後短期間で戦力になることが求められます。ですから、履歴書の志動動機で採用担当者がチェックしているのは、応募企業への入社意欲に加えて、応募職種でかなえたいこと、未経験であるならなぜその職種に就こうと考えたか、更にどのように職務能力を発揮していきたいかなどの成長意欲が推し量れる部分。これらをきちんと書くためには、希望する職種がどういった業務内容で、どのような能力が求められているかを理解することが不可欠でしょう。

一口に事務職と言っても、一般事務、営業事務、経理事務、医療事務など、職種ごとに特徴や必要とされるスキルが異なります。応募する職種への理解があいまいだと、意欲に欠ける、もしくは採用しても定着しないと考える採用担当者がいますので、本気度を伝えるためにも、自分が応募する事務職について理解することは重要なのです。

一般事務、営業事務、経理事務、医療事務。事務職の種類、求められる能力

【1】一般事務

一般事務の仕事は、書類作成、伝票入力、電話応対、来客応対、ほかの社員の業務サポートなど多岐に渡り、迅速かつ正確な事務処理能力やコミュニケーション能力が求められます。書類作成に不可欠なパソコンスキルもアピールすべきポイント。人物像としては、仕事を依頼しやすい、気持ち良く仕事を行えそうと感じさせるなど、「仕事に対する姿勢」もプラスになるかもしれません。
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【2】営業事務

営業事務は営業部門のサポートをする仕事ですが、顧客管理、来客応対、電話応対、メール応対、書類作成やデータ集計などの職務経験や適性が求められます。お客さまと直接やりとりすることも多いので、事務処理能力に加えて、ビジネスコミュニケーション能力や接客力をアピールするといいでしょう。
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【3】経理事務

経理事務は経理スタッフの補佐として事務作業を行う仕事ですが、企業によっては経理スタッフと経理事務の線引きがない場合も。日常的な伝票の整理、決算に付随する書類作成、売掛金・買掛金の処理、お金の出し入れ、出納記帳・管理、給与計算、データ入力など、経理に関わる仕事全般だと理解しておくといいでしょう。
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経理事務は、一般事務と比較して経理知識がある人材が求められることが多いので、簿記の資格を取得している、あるいは取得予定である、税務知識があるということも、アピール材料になります。

【4】医療事務

医療事務の仕事は、病院、クリニック、健診センターなどで、診療の受付、会計、診療報酬請求などの仕事を行います。病院の規模や業態によっては、更に仕事が細分化されているケースも。事務職ではありますが受付などで患者と直接やりとりするので接客スキルが求められますし、医療費の計算では正確かつ迅速な処理能力が求められることを押さえておいてください。医療事務関連の資格を持っていれば、もちろんアピールになります。
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事務でアピールすべきスキルとは？

事務職全般的にWord、Excelで資料を作成できる程度のパソコンスキルは必須。正確、かつ迅速な事務処理能力が求められます。また事務職は、単に決められた手続きを行うだけでなく、より見やすい書類を作成するなどの改善意欲や、電話や来客応対などのビジネスマナーが求められます。ほかの社員と協力して仕事が行えるコミュニケーション能力やチームワークも欠かせません。

このようなスキルを身に付けているとアピールするために、未経験からの転職でも以下のような業務経験、そのなかで出した成果、資格などはぜひ伝えると良いでしょう。

■経験

＜書類作成やパソコンスキル系＞

• 店舗の月次売上報告書作成
• 個人の業務日報や営業進捗報告など報告書作成
• マニュアル、販促物の作成

＜コミュニケーション系＞

• 接客・販売・営業経験
• 電話応対

＜管理系＞

• データ入力
• 日々の売上管理
• スタッフのシフト管理
• 在庫・備品・納品管理・品質管理

■資格

• パソコン資格（MOSなど）
• 秘書検定
• 文書情報管理士
• ITパスポート
• （英語を使用する場合）TOEIC／実用英語技能検定
• （経理系の場合）簿記（日商簿記検定など）
• （総務・人事系の場合）社会保険労務士
• （医療事務系の場合）医療事務関連資格

事務の志望動機で差が付くポイントは？

■【コツ1】 かなえたいことや就きたいと考えた経緯

＜経験者＞

なぜ同じ事務職なのに転職したいのか問われる可能性がありますので、同じ事務職でも前職ではできない理由や、業界・会社規模へのこだわりなどを記載すると納得感が増します。「社内サポートだけでなく、顧客対応にも携わりたい」「これまでデータ入力など補助業務が中心だったが、経営戦力に役立つ経理資料作成などにも携わってみたい」など、具体的に説明してください。

＜未経験者＞

「前職で事務職に通ずる業務を経験した時に、事務職に適性を感じた」「営業を経験するなかでサポートする側として仕事に携わりたいと考えた」など、事務職に携わりたいと考えたきっかけや、関連する職務を経験した時に感じた適性・意欲を具体的に説明すると良いでしょう。

■【コツ2】応募企業だからこそ入社したい理由

「貴社だからこそ入社したい理由」を、具体的に記載すると本気度が伝わります。思い浮かばない場合は、求人情報や企業のホームページで情報収集を。企業への思いに正解はないので、自分なりの考えを書くことが大切です。商材、サービス、経営方針、社風、シェア、エリア、客層などの特徴を押さえて、なぜ応募企業で働きたいと思うのか、考えてみてください。

■【コツ3】入社後に発揮したい能力

求人情報の「職務内容」「対象となる方」などから、求められている職務や仕事のスタイルを読み取りましょう。そのうえで、自分だったらどんな強みで貢献できそうか、能力を発揮できそうか考えて、記載してください。例えば求人情報の「対象となる方」のところに「チームワークを大切にする方」と記載されている場合、「協力を惜しまずチームワークを大切にし、これまでの経理事務経験を生かして貢献していきたいと考え志望しました」とまとめます。

自己PRと重なっても構いませんので、「～として職務能力を発揮したい」「～で貢献していきたい」と記載し、戦力になれると伝えることが大切です。

■【コツ4】上司、同僚、顧客など第三者からの評価を盛り込む

営業や販売系職種のように売上●％達成など、数字で実績をアピールしづらいのが事務職の志望動機の難しいところ。しかし、業務の効率化についてはアピールできるかもしれません。「書類作成時間を半分に短縮した」「Excelの数式やVBAを使って自動化し、作業工程とミスの頻度を減らした」などの経験があれば、ぜひ伝えてください。

また、資料作成・電話応対・来客応対などは「上司から資料が分かりやすいと褒められた」「ミスが少ないのでチェック業務を任されるようになった」「丁寧な説明が決め手となって契約を獲得できた」など、第三者の評価を盛り込むと説得力が増します。上司との面談で言われたこと、顧客とのやりとりなどを思い出してみてください。

事務職の志望動機で「伝えないほうがいいこと」

「接客が苦手だから」「営業に向いていないから」など、前職が嫌だからという志望動機は、原則としてNG。また、「売上ノルマがないから」「座って仕事ができるから」「客の目を気にしないで業務をできるから」などの理由も「楽だから事務職に就きたいのでは？」という印象を与えますので、伝えないほうがいいでしょう。

同様に、「給与が安定しているから」といった待遇面、「土日に休めるから」などの条件面を志望動機として挙げるのもいい印象を与えません。「前職で体調を崩した」「腰を悪くした」なども、入社後の職務遂行に影響がないか不安を抱かせる可能性がありますので、業務に支障がないのであれば、あえて伝える必要はないでしょう。

事務職の志望動機例文

ここまでの説明を踏まえて事務職の志望動機を作成すると、以下のようになります。例文を参考に、自分なりの志望動機を作成してみてくださいね。

志望動機の文字数・書き出し・締めくくりのポイントはこちらもチェック

まとめ

一口に事務職と言っても、一般事務、経理事務、営業事務などさまざまな職種があります。事務職の志望動機を作成する時は自身が目指す事務職がどのような仕事を行い、どのような能力を求められるのか理解したうえで、ふさわしい内容をアピールしましょう。

説得力を持たせるためには「応募職種でかなえたいこと」「なぜ応募企業なのか」「どんな能力や経験を生かして貢献していきたいのか」を盛り込むことが大切です。自身の能力に関しては、第三者の評価を盛り込むのもアピールにつながります。上記のポイントを踏まえて、自分なりの志望動機を作成してみてくださいね。