谷所健一郎
キャリア・デベロップメント・アドバイザー（CDA）／有限会社キャリアドメイン 代表取締役
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総務の受かる志望動機の書き方｜経験別の例文・注意点も紹介
掲載日：2024年04月08日
監修者
記事概要
- 総務の志望動機の書き方・ポイント
- 総務の志望動機の例文
- 総務の志望動機の注意点
総務職に転職を考えているものの、何に気を付けて志望動機を書けば良いのか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
総務は部署の垣根を越えて社内業務全体をサポートする役目があり、仕事内容は事務系や人事系など多岐にわたります。
総務の志望動機の書き方と押さえたいポイントについて解説します。経験別の例文も紹介しますので、参考にして自分の魅力が伝わる志望動機を作成してみてください。
また、そのほか職種別の志望動機の書き方・伝え方は以下の記事で解説しています。
総務の業務内容
総務は「社員の対応業務」「社内の管理業務」「備品管理業務」「対外的運営業務」などを担当し、社内のあらゆる部署をサポートする管理部門です。業務内容は企業によって異なります。
一般的な業務内容は以下が挙げられます。
| 業務内容 | 具体的な業務例 |
|---|---|
| 社員の対応業務 |
|
| 社内の管理業務 |
|
| 備品管理業務 |
|
| 対外的運営業務 |
|
規模が小さな企業であれば、入社・退社手続きや決算業務といった、人事・経理の仕事を兼ねることもあります。
総務の仕事の特徴をより詳しく知りたい人は、以下の記事を参考にしてみてください。
総務の志望動機で評価される経験・スキル
総務の志望動機で評価される経験やスキルは、主に3つあります。
- 事務処理能力
- マルチタスクの処理能力
- コミュニケーション能力
総務の仕事は多岐にわたるため、求人情報の仕事内容を踏まえたうえで、その仕事に生かせる経験を強調しましょう。
事務処理能力
総務はメール対応や書類作成の機会が多いため、パソコンで事務処理できる能力は必須です。入社時に求められるレベルは企業によりますが、適切なフォーマットで基本的な文字入力ができる程度のスキルは必要になります。
Word・ExcelなどOfficeツールを使うことが多いため、前職が総務と異なる業種・職種であっても、使った経験や資格があれば積極的にアピールしましょう。
また事務処理能力には、事務作業の優先順位付けや業務の工夫改善などにより、効率的かつ正確に事務処理を行う能力も含まれます。続けて紹介するマルチタスクの処理能力と併せて、アピールするようにしましょう。
マルチタスクの処理能力
総務は幅広い業務をこなすため、複数の作業を同時進行し的確に処理できる能力も求められます。それぞれの作業に優先順位を付け、スケジュールどおりに進むようタスク管理を行うことも重要です。
予定していた作業とは別に、突発的な業務が発生することもあるため、臨機応変な対応力も必要とされます。
コミュニケーション能力
総務は仕事上社内外のさまざまな人と関わるため、円滑にやりとりを進めるコミュニケーション能力も必要です。
会社全体のサポート役としてあらゆる部署とやりとりする必要があり、必要な備品を購入したい時は上司に納得してもらう交渉力も求められます。
チャットやメールでのやりとりでは、意図を文章で分かりやすく伝えるテキストコミュニケーション能力も重要です。
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【経験別】総務の志望動機の例文
総務の志望動機の例文を、経験別に4つ紹介します。
- 【経験者】事務処理能力を生かす場合の志望動機
- 【経験者】キャリアアップを目指したい場合の志望動機
- 【未経験者】コミュニケーション能力をアピールする場合の志望動機
- 【未経験者】マルチタスク処理能力をアピールする場合の志望動機
志望動機が思いつかない人は、志望動機の例文を参考にしてください。添削前と添削後を比較することで、アピールポイントが理解できます。
【経験者】事務処理能力を生かす場合の志望動機
【添削前】
私は、前職の総務部で、主に契約書の作成や管理を担当していました。必要な契約書を言われたら短時間で作成できるよう、独自のフォーマットを作成したり、取り出しやすいよう管理を工夫したりすることで、お褒めの言葉もいただくようになりました。
今後はもっと幅広い業務に携わりたいと考えるようになり、社員同士の交流を重視してイベント開催に積極的に取り組む貴社を志望いたしました。持ち前の事務処理能力を生かしつつ、バックオフィス業務で貴社の発展に貢献したいと考えております。
【添削後】
貴社の総務職の求人募集を拝見し、「チームワークが企業の力」という社是で、社員同士の交流を重視してイベント開催に積極的に取り組む体制に共感しています。これまでの総務職の経験を生かして、貴社の発展に貢献したいと考え志望いたしました。
私は、前職の総務部で、主に契約書の作成、備品の発注、在庫管理などを担当していました。契約書の作成では、必要な契約書を短時間で作成できるよう、独自のフォーマットを作成し、取り出しやすいように管理を工夫しました。また発注・在庫管理は、定量発注方式を導入して欠品がないように効率的な管理を行い、発注ミスをなくしました。効率的な事務処理能力は、上司からも高く評価されました。
これまでの総務職としての契約書作成、在庫管理などの事務処理能力を生かしながら、イベントの企画・運営など幅広い業務に携わっていければと考えています。
添削のポイント
最初に応募企業を志望する理由を結論として記載し、次に結論に関連する経験などをエピソードとして記載すると伝わりやすくなります。総務職として上司などから評価された経験は、総務の能力をアピールするうえで有効です。応募企業が求めている総務の職務を把握したうえで、関連する事務処理経験を、生かしていきたい経験として、志望動機に盛り込みましょう。
【経験者】キャリアアップを目指したい場合の志望動機
【添削前】
私は前職で総務部に5年間勤務し、事務作業、社内イベント企画、顧客対応などさまざまな業務に取り組んでまいりました。大変やりがいはありましたが、もっと経営陣と距離が近く「自分が会社を支えている」と実感できる仕事がしたいと考えるようになりました。
たまたま貴社の求人情報を拝見し、貴社の総務は人事・経理にも関わる仕事をしていると知りました。また、少人数規模のため従業員と経営層の距離が近く、フラットに意見を言い合える環境である点も魅力に感じました。
今後は人事や経理に関する知識も身に付けながら、幅広い業務に臨機応変に対応できるよう総務として成長していきたいと考えております。
【添削後】
貴社の総務は人事・経理にも関わり幅広く業務を行っており、社員と経営層の距離が近く、フラットに意見を言い合える環境である点に魅力を感じています。
前職では総務部に5年間勤務し、契約管理や安全衛生管理、在庫管理などの社内管理業務のほか、社内イベント企画、新入社員の指導など、さまざまな業務に取り組んでまいりました。総務職として仕事を行うなかで、もっと経営陣と距離が近く「総務として経営に関わっている」と実感できる仕事をしたいと思うようになりました。
今後は、労務管理や簿記の知識を身に付けて、幅広い業務に臨機応変に対応できる総務職として、貴社で貢献していきたいと考えています。
添削のポイント
「会社を支えてくれる人」などのキャッチコピーで募集をしている場合はいいですが、「自分が会社を支えている」という表現や、「たまたま求人情報を拝見した」という伝え方は、好感を持たれない可能性があります。キャリアアップのために習得していく知識やスキルを、具体的に伝えるといいでしょう。
【未経験者】コミュニケーション能力をアピールする場合の志望動機
【添削前】
私はECサイト「●●」のカスタマーサポートセンターで5年間お客さま対応を担当しておりました。経験を積む中で、お客さまとスムーズにやりとりを進めるコミュニケーション能力や課題解決能力が身に付いたと感じています。お届けした商品のクレームもありましたが、順を追って丁寧に説明させていただいたところ、最後には「丁寧に対応してくれてありがとう」のお言葉もいただいたことがあります。
総務は未経験ですが、前職で培ったこれらのスキルは、社内外の多くの方とコミュニケーションを取る総務の仕事で生かせると考えております。一日も早く総務の一員として成長し、貢献できるよう努力する所存です。
【添削後】
カスタマーサポートの経験を生かして、会社全体の事務業務を幅広く扱う総務職に就きたいと考え、志望いたしました。
貴社の「コミュニケーションを通じて社内外の人間関係を強化する」という経営理念について、私が仕事で常に意識をしている相手の立場になりコミュニケーションを行うことに通じるものがあり、共感しています。
私はECサイト「●●」のカスタマーサポートセンターで5年間お客さま対応を担当しており、コミュニケーション能力や課題解決能力を生かして、業務に取り組んできました。お届けした商品のクレームでは、お客さまの要望をしっかりくみ取ったうえで、順を追って丁寧に説明をさせていただくことで、最後には「丁寧に対応してくれてありがとう」と言われることもよくありました。またお客さまからのクレームについて、改善策を含め報告書にまとめて、上司に提出をしてきました。
総務職は未経験ですが、前職で培ったお客さま対応経験は、社内外の人との良好なコミュニケーションや、状況に合わせた柔軟な課題解決などで、総務職として生かしていけると考えております。
添削のポイント
最初にこれまでの経験ではなく、なぜ総務職を希望するのかを記載すると、伝わりやすくなります。
5年間勤務していますので、「身に付いた」という表現ではなく、「業務に取り組む」など、仕事に取り組んできた姿勢を打ち出したほうがいいでしょう。また、どの企業でもいいのではと思われないためにも、応募企業だからこそ入社したい理由を伝えることが大切です。
【未経験者】マルチタスク処理能力をアピールする場合の志望動機
【添削前】
引っ越し後の自宅から通いやすく、自分が培った経験やスキルを生かせると考え貴社を志望いたしました。
私は現在、物流倉庫で在庫管理を担当しております。従業員が少ないこともあり、私一人で商品の補充発注、在庫管理、スケジュール調整などを行っています。総務経験はありませんが、現職の経験から複数の作業を同時にこなすのは得意で、担当業務が違っても必要な時は助け合うなど、社員同士の連携を大切にできるところは総務の仕事でも生かせると考えております。
入社後は必要な知識を身に付けながら、歴史ある一流企業である貴社の一員という誇りを胸に職務にまい進したいと考えております。
【添削後】
「働きやすい環境が成果につながる」という貴社の経営方針を拝見し、貴社の総務職として、これまでの経験を生かすだけでなく、必要な知識やスキルを積極的に習得して、戦力として貢献していきたいと考え志望いたしました。
私は現在、物流倉庫で在庫管理を担当しております。従業員が少ないこともあり、商品の補充発注、在庫管理、スケジュール調整、アルバイトのシフト管理、報告書作成など、総務職に関連する仕事を含めて、幅広い業務に携わっています。
現職の経験から複数の作業を同時にこなすことができ、担当業務が違っても必要な時は助け合うなど、社員同士のチームワークを大切にして、業務に取り組んでいます。
これまでの物流倉庫における経験は、社内外の人と連携しながら、多くの仕事をこなしていく総務職で、生かしていけると確信しております。
添削のポイント
引っ越し後の自宅から通いやすいことは、採用担当者に職場が近いから応募したと受け取られる可能性があります。志望動機ではなく、履歴書などに転居予定として記載するといいでしょう。在庫管理や発注管理の経験は、総務職と関連する業務ですので、未経験の職種に応募するという意識ではなく、経験を生かしていくという志望動機を考えてみましょう。
応募先の仕事内容に人事系も含まれている場合、人事の志望動機の書き方も参考にしてみてください。
総務の志望動機の書き方・ポイント【3ステップ】
総務の志望動機の書き方の流れを3つのステップで解説します。
- 書き出しで志望する理由を結論として簡潔に伝える
- 志望のきっかけとなったエピソードを説明する
- 入社後のキャリアビジョンを伝える
各段階で気を付けたいポイントも一緒に説明します。
1.書き出しで志望する理由を結論として簡潔に伝える
志望動機の最初に、志望した理由を一言で簡潔に伝えましょう。志望動機の結論部分を先に伝えることで、相手が続く文章を理解しやすくなります。
志望理由を伝えるには「なぜ総務を志望するのか」「なぜここに応募したのか」を明確に説明できるようになる必要があります。企業のホームページから企業理念・事業内容・求める人材像などを把握し、どのような点に魅力を感じたのかを伝えましょう。
2.志望のきっかけとなったエピソードを説明する
志望理由の裏付けとして、きっかけとなったエピソードを説明しましょう。応募に至った具体的な背景を伝えると志望動機に説得力が増し、熱意も伝わりやすくなります。
自分の価値観なども交えながら「なぜ他社ではなくこの会社なのか」も伝わるよう意識しましょう。
3.入社後のキャリアビジョンを伝える
最後に、入社後自分の経験やスキルを生かしてどう会社に貢献していきたいか、展望を述べましょう。具体的に説明すると、採用担当者も活躍する姿をイメージしやすくなります。
求められている人材像について把握したうえで、これまで経験した業務や持っている資格から総務に生かせそうなスキルをアピールすることが重要です。
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総務の志望動機における注意点
総務の志望動機を作成する際の注意点を3つ解説します。
- 全体を通して具体的に記載する必要がある
- 希望する業務を限定しすぎない
- 待遇や福利厚生を志望動機にしない
知っておかないと選考で不利となる可能性があるので、あらかじめ確認しましょう。
全体を通して具体的に記載する必要がある
志望動機が全体的に具体的かつイメージしやすい内容になっているか、注意が必要です。例えば「幅広い業務に対応した総務経験を生かして貢献したい」という理由は、どのような経験をどのように生かしたいのか漠然としています。
以下の内容を具体的に説明するよう気を付けましょう。
- 企業・総務を選んだ理由
- 経験した業務や実績
- 入社後に取り組みたいこと など
上記が明確でない志望動機は、入社してどのように貢献するのか伝わりにくく、採用担当者の印象に残りにくいでしょう。
希望する業務を限定しすぎない
総務は幅広い仕事をこなす必要があります。そのため「広報の経験を生かして社内イベントの企画に携わりたい」のように、言及する業務が限定的だとほかの仕事への意欲が伝わらない可能性があります。さまざまな業務に積極的に取り組めることをアピールしましょう。
また、幅広い仕事を行っていく姿勢は大切ですが、求人情報から総務として期待されている職務を見極めたうえで、関連する業務を強調して伝えることも心掛ける必要があります。
待遇や福利厚生を志望動機にしない
待遇や福利厚生は志望動機に入れないようにしましょう。「同じ条件であればほかの企業でもいいのでは」「仕事への熱意はあるのか」と思われる可能性があります。
待遇や条件が第一の転職理由であっても志望動機では仕事への熱意をアピールすべきです。
避けるべき志望動機についてより詳しく知りたい人は、以下の記事も参考にしてみてください。
総務の志望動機に関するよくある質問
総務の志望動機に関するよくある2つの質問に回答します。
- 総務の志望動機で「縁の下の力持ちになりたい」と書いても大丈夫？
- 総務未経験の場合は志望動機・志望理由で何をアピールすべき？
志望動機作成にあたって不明な点は、あらかじめ解消しておきましょう。
総務の志望動機で「縁の下の力持ちになりたい」と書いても大丈夫？
「縁の下の力持ちになりたい」は、誰かのサポートに徹する献身的なイメージであり、悪い印象は与えません。
ただ「縁の下の力持ちになりたい」として何がやりたいのか、具体的に説明する必要があります。誰かをサポートするやりがいを感じたエピソードを交えて総務でやりたいことを説明できると、イメージしやすくなるでしょう。
具体的な説明なく多用すると「仕事内容を理解しているのか」「漠然としている」といった悪い印象を与えかねません。求人情報や企業研究を踏まえたうえで、状況によっては以下のような言い換えも検討しましょう。
- 社内の業務が円滑に進むようサポートしたい
- 人・会社の成長を陰で支えたい
- 誰からも頼りにされる存在でいたい など
企業が求める人材像を把握したうえで、エピソードを含めたり言い換えたりしてみてください。
総務未経験の場合は志望動機・志望理由で何をアピールすべき？
総務未経験の場合、以下の経験やスキルをアピールするのがおすすめです。
- 事務処理の経験
- コミュニケーション能力
- パソコンスキル
- 交渉力・営業力 など
総務の業務内容は幅広いため、関連する業務はどの業種・職種にもあるはずです。求人情報から未経験者に期待されている人物像を読み取ったうえで、総務にも生かせる職務能力や経験・スキルを洗い出し、アピールしましょう。
具体性のある志望動機を作成して総務への転職を成功させよう
総務は社内すべての部署を支えるサポート役で仕事内容が多岐にわたるからこそ、どのように貢献したいのか明確な志望動機を作成する必要があります。
求人情報や企業研究から求められる人材像を把握したうえで、自身の生かせる経験やスキルをアピールすることが大切です。
志望動機の書き方の流れを押さえつつ、例文も参考にして自分の魅力が伝わる志望動機を作成しましょう。
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