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総務の職務経歴書 書き方と見本・フォーマット
更新日：2024年11月26日
監修者マイナビ転職 転職アドバイザー
この記事で分かること
- 総務の職務経歴書の書き方
- 総務に求められる能力と自己PR法
- 総務の職務経歴書の見本・サンプル（ダウンロードOK）
- 総務ならではのポイント・解説
総務の職務経歴書の書き方、ポイント
まずは企業が求める人物像をつかむ
総務の業務は幅広く、企業規模など、応募先企業によって異なります。まず募集要項や採用WEBサイトなどを読み込み、業務内容や求めている経験・能力などを理解します。そのうえで応募企業が求める人物像をつかみ、そこにマッチする経験や能力を自分の業務経験から探すこと。
事務処理能力はもちろんのこと、無理や無駄を省く課題認識力とその解決力、他部署との折衝力や気配りをうかがわせる、具体的なエピソードを盛り込みましょう。未経験なら、意欲が評価される部分も大きいので、志望動機はしっかり記載を。
経験業務は詳細に記載する
備品管理、オフィス・施設管理、福利厚生関連、庶務関連、株式実務、社内イベント関連、リスクマネジメント、コンプライアンスなど、各業務を何年くらい経験してきたのか、整理をして記載します。中心的役割だったのか、アシスタント的役割だったのかなども明記すること。
また、規模にかかわらず、プロジェクトに携わった経験があれば、積極的にアピールしましょう。
総務に求められる能力と自己PR法
よく「縁の下の力持ち」と表現される総務。一般的に総務には、さまざまな事態に対応できる柔軟性が求められます。
数多くの業務を同時に対応することが多く、また各タスクのスケジュール管理も必要です。複数の業務に関わるため、当然イレギュラーな事態も発生します。マルチタスク、納期意識、臨機応変さがポイントになります。
経験者であれば、これまでのスキルや知識をアピールするため、経験業務を漏れなく記載を。庶務関連、固定資産管理、福利厚生関連、株式実務など、項目を立ててまとめると分かりやすくなります。
未経験の場合は、自分のこれまでの業務経験から、「総務」の仕事とマッチする部分を探します。事務関連なら処理能力、営業関連なら折衝力、接客ならコミュニケーションスキルなどを、その企業の総務業務と関連付けて語ることができればベストです。
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総務の職務経歴書 見本・サンプル
総務の職務経歴書サンプルをダウンロードできます（Word形式）。例文を見本にして書いてみてくださいね！
職務経歴書
20xx年xx月xx日
氏名○○ ○○
【経歴要約】
〇〇株式会社で総務職として就業規則の整備、社有車管理、各種文書管理、コンプライアンスマニュアルの作成準備などを行いました。現職の株式会社△△では株式実務、社内会議の資料作成、文章管理、車両管理、災害対策規定の制定など総務業務全般に携わり、総務課長として3名のマネジメントを行っています。
【職務内容】
〇〇株式会社（正社員）20xx年xx月～20xx年xx月
資本金〇千万円 従業員数〇〇名 業種 ソフトウェア・情報処理
配属部署：総務課
役職：総務課長 20xx年xx月から 部下2名1
◆事業計画関連2
・取締役会および経営会議の資料作成・議事録作成
◆社内規定管理
・就業規則などの各種制度の運用・見直し
◆ファシリティ関連の総括
・固定資産の管理・維持（資産計上・除去処理・資産台帳管理など）
・オフィス移転に伴う業務（物件探し・レイアウト設計・備品手配・引越手配・ネットワーク構築・官公庁への届け出など）
◆福利厚生業務の総括
・社内レクリエーションの企画運営
◆車両管理関連総括
・社有車管理（損害保険に関わる各種手続き・車両管理台帳作成）
◆庶務業務の総括
・各種文書管理・慶弔関連・社用印章管理など
◆労務関連
・社会保険労務士の窓口（書類作成・官公庁届け出などの実務補助）
◆法務関連
・企業弁護士の窓口（書類作成・官公庁届け出などの実務補助）
・コンプライアンスマニュアルの作成準備
◆その他3
□□主催のリスクマネジメント講習会（受講期間：3カ月／計6回）参加
＜主な成果＞4
・就業規則の整備
社会保険労務士のアドバイスのもとで実情に合わせて整備した。
・管理部門への派遣・アルバイト導入
マニュアル作成など業務平準化を実現し、人件費12％の削減に成功した。
＜アピールポイント＞5
・経営陣も個々の従業員の顔がわかる職場環境で、日々の小さな業務にも、経営施策の実現という意義を見いだせるようになった。
・部下のマネジメントや責任を負う立場を経験し、細部までつめていく段取り力が身に付いた。
株式会社△△（正社員）20xx年xx月～現在
資本金〇億〇千万円 従業員数〇〇名 業種 専門店（総合）
配属部署：総務課
役職：総務課長 20xx年×月から 部下3名
◆株式実務
・総会事務局（事業報告書の作成・召集通知・議決権行使書の集計・会場設営・議事録の作成・総会決議通知）
◆社内会議
・ 取締役会議事務局（資料作成補助・会場設営）
・ 部課長会議（資料作成・会場設営・議事録の作成などを1人で担当）6
◆福利厚生関連
・ 福利厚生施設の管理・運営
・ 社内行事の企画・運営
◆文書管理
・ 各種契約書・申請用紙の管理
・ 社用印章管理
◆車両管理
・社有車管理（損害保険に関わる各種手続き・管理台帳管理・リース会社窓口）
◆固有資産管理
・ 固定資産台帳管理
・ 減価償却
◆ファシリティ管理
・ 本社事務所（〇名）管理（修繕、レイアウト変更）
・ 什器や備品の購入・管理（全38支店を本社で一括管理）
◆安全衛生管理
・災害対策プロジェクトのメンバーとして災害対策規定を制定
＜主な成果＞
支店単位で行われていた什器管理および保守契約を一本化し、経費削減に貢献した。
災害対策規定を制定し社員の災害に対する意識を高めた。
【スキル・知識】
株主総会事務局としての運営では、想定される質問と回答の作成、招集の通知、会場の手配、議長の進行補助や質疑応答の対応、総会終了後の議事録の作成などの知識、経験が生かせます。
【資格・免許】
ビジネス・キャリア検定2級（中央職業能力開発協会）20xx年取得
マイクロソフト オフィス スペシャリスト（Word、Excel）20xx年取得
日商簿記3級 20xx年取得
普通自動車第一種運転免許 20xx年取得
【自己PR】
総務職全般に精通
これまで前職を含め一貫して総務に従事してきました。総務の仕事は幅広く法務的な専門知識も要求されますが、わからない点があればすぐに調べて職務に取り組んできました。
業務改善では現場の問題点を抽出し現場の社員とミーティングを行い納得してもらったうえで改善を行います。業務改善を行うことで経費削減だけでなく各部署の業務の円滑化を図り働きやすい環境を構築しました。株式実務から備品管理まで総務職全般に精通していることが私の強みです。
部下の管理能力
前職と現職で総務課長として部下の管理を行ってきました。
総務の仕事は部下が実際に経験をすることが大切だと考え、積極的に仕事を実践できる環境を与え、問題があればいつでも相談ができるようにしています。業務に携わった経験から得るものが多く、部下のモチベーションアップに繋がると実感しています。
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総務ならではの書き方・ポイント
見出しをつけて職種ごとに業務内容や実績を述べ、どこでどんな業務を行っていたのかが一目瞭然で分かるようにしましょう。それによって、採用側に業務で即戦力となることを印象づけることができます。
- 退職理由・転職理由は、職務経歴書に記載する必要はありません。応募につながる前向きな理由であれば記載しても良いでしょう。
1組織構成を明記
組織内での役割や所属人数などを記載しましょう。マネジメント経験がある場合は評価の対象になるため必ず記載を。
2項目ごとに整理する
経験業務は項目ごとにまとめて書くと分かりやすくなります。その際、窓口・実務担当・責任者など、どんな立場で関わったかが分かるようにしておくことがポイントです。
3研修・講習の経験もPR
リスクマネジメント、コンプライアンスに関する知識など、業務に役立つ研修や講習の受講経験も知識を有していることの証明になるため、有効だと思うものは記載します。
4実績やスキルをまとめる
成果を数字で表すと説得力があります。サービスや事業を良くするために自主的に取り組んだ新たな試みなどは、積極的にアピールしましょう。
5仕事への考え方やポリシーもPR
仕事を通じて獲得した考え方やポリシー、どのような姿勢で業務に取り組んできたのかなどもPRしておくと、職務の内容に深みが増します。
6裁量権を得たものは特にアピール
担当業務範囲やプロジェクトの規模、責任や役割などを明確に記載し、徐々にでもステップアップしていることをアピールします。特に、1人で担当を丸々任されたなど、裁量権を発揮した業務はアピールしておきましょう。
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例文監修
谷所 健一郎（ヤドケン）
キャリア・デベロップメント・アドバイザー（CDA）
有限会社キャリアドメイン 代表取締役
有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメント・アドバイザー（CDA）。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職塾 、キャリアドメインマリッジを経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」（マイナビ出版）、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」（マイナビ出版）、「転職者のための面接回答例」（マイナビ出版）、「転職者のための自己分析」（マイナビ出版） ほか多数。
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