【例文あり】面接の日程調整メールはどう返信する？失礼にならない書き方マナー

更新日：2025年09月12日

就職・転職活動が順調に進むと、応募先企業の採用担当者と面接の日程調整をメールでやりとりをする場合があります。しかし送り方や言い回し一つとっても正解が分からず、自信を持てない人もいるでしょう。

面接日程調整メールの基本マナーやポイント、返信メールの例文、減点ポイントなどを解説しますので、メール上手になって就職・転職活動をスムーズに進めましょう！

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面接日程調整メールの返信の基本マナー

読み手となる採用担当者のことを思い浮かべながら、配慮のある対応を心掛け、ビジネスマナーを理解していることをアピールしましょう。

メールのやりとりは慎重に対応

採用担当者との初めての接点ともいえるメールのやりとりは、あなた自身の印象を左右するものです。

採用担当者は、テンポ良く返信があり内容が分かりやすいメールを送ってくる応募者に対して好印象を持つ可能性があるでしょう。

逆に、なかなか返信が来なかったり、読みづらいメールを送ってきたりする応募者には、「採用して大丈夫かな……」と不安を抱きかねません。

採用担当者とやりとりしている間はメールが届いていないかこまめに確認しましょう。また、読みづらい文章になっていないか送信前に確認するなど、慎重に対応しましょう。

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見たらすぐ、24時間以内に返信

早い返信にマイナス印象を持つ人はいません。いつまでに、というよりも、見たらすぐ、という意識で良いでしょう。遅くとも「24時間以内」には返信したいところです。

もし日程調整などが必要で、すぐに返信できない場合は「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった取り急ぎの返信をしておきましょう。

返信する時間帯は、応募企業の営業時間内に送信するのがベターです。在職中で、メールの確認が応募企業の営業時間外になってしまった場合は、時間を指定して送信する予約機能などを使って翌日の午前中に返信すると良いでしょう。

予約機能を使った場合、メールの本文に「予約送信しております」などと記載する必要はありません。

なお、見落としていたなどの理由によりメールを受信してから24時間以上経過してしまった場合は、気づいた時点での返信が好ましいです。

メール返信の際は「ご返信が遅くなり誠に申し訳ございませんでした」と謝罪の一言を添えるなど、誠意が伝わる返信メールを心掛けましょう。ただし、謝罪の一言に留めて、「仕事が忙しかった」、「確認を怠った」などの言い訳はしないほうがいいでしょう。

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件名は「用件・名前・Re残し」

メールを受信して最初に目に留まるのが件名です。

簡潔に用件と名前が書かれていると、何のための連絡か、誰からなのかが把握しやすく好印象です。

丁寧にしようと、件名にお礼やあいさつを入れる人もいますが、用件が分かりづらくなるのでここでは不要です。

また、先方からのメールに返信する際は、「Reを付けたまま」が正解。何の用件への返信か、一目で分かるからです。

もしやりとりが続いて、件名が隠れるくらい「Re」が増えてきたら、1～2個残して削除しても良いでしょう。

また、件名を変えてしまうと過去のやりとりをさかのぼりづらくなってしまうので、「変えずにそのまま」で問題ありません。

本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

メール本文の基本的な構成は、「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

【宛先】

株式会社などの法人格は略さず企業の正式名称で記載し、部署名、担当者の氏名を続けます。部署名や担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに「採用ご担当者様」としておきましょう。

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【あいさつ】

書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初回のみ「お世話になります」とします。

その後に、自身の名前を名乗りましょう。また、働きながら転職活動をしている人の場合でも、現職の社名を記載する必要はありません。

選考の段階に応じて、「貴社中途採用に応募しております●●（氏名）です」「●日に一次面接をしていただきました●●（氏名）です」などと付けても良いでしょう。

【内容】

改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく・謙虚な言い回しを心掛けましょう。詳しくは後述する例文内でご紹介します。

【締め】

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しいなかメールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に締めると好印象です。

【署名】

名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらも現職の社名は必要ありません。本文との区切りを分かりやすくするために「-」「＝」などの記号を使い、シンプルな線を入れると良いでしょう。

■例

なお、先方からのメールに返信する時は以前のやりとりが本文内に残ると思いますが、相手が過去のメールを確認する可能性があるため、残したままにしましょう。

面接の日程調整メールを送る際のポイント

採用担当者に面接の日程調整メールを送る際に、理解しておきたいポイントがあります。

先方から日時指定された場合とされていない場合で異なるので、それぞれのケースを確認しておきましょう。また、面接辞退（選考辞退）したい場合のポイントも併せて解説します。

指定された日が難しい場合

採用担当者から指定された日に面接への参加が難しい場合は、謝罪とその理由を伝えるようにしましょう。

そのうえで、別日程での調整が可能か打診します。できる限り多くの日程を提示し、スムーズに日程が確定できるように配慮しましょう。

日程が指定されていない場合

特に指定を受けなかった場合は、こちらから日程を提案します。

その際は、少なくとも3パターンほど日程を用意しておきましょう。ただし、3パターン提示しても、午前中のみ、月曜日のみと固定されてしまうと、採用担当者がスケジューリングしにくくなる可能性があります。

時間や曜日を限定せず、できる限り幅広い範囲で提示できるように心掛けましょう。

面接辞退（選考辞退）したい場合

他社から先に内定をもらった、家庭の事情で現在の会社に残ることになったなど、やむを得ない理由で面接や選考を辞退したい場合は、辞退すると決めた時点で速やかに断りの連絡を入れましょう。その際、辞退する理由を詳細に書く必要はありません。

連絡をせず無断で辞退することは絶対NG。採用担当者は忙しいなか、あなたのために準備をして時間を空けてくれています。

無断辞退は社会人としての信頼を失いますので、どのような理由であれ辞退の連絡は必ず入れるようにしましょう。なお、メールは企業の営業時間内に送るようにしてください。

• 面接（選考）辞退のメール・電話マナー｜断り方や理由別の例文・会話例

面接日程の調整メール例文

ここからは、アレンジして使える面接日程調整メールの例文をご紹介します。シチュエーション別になっているので、状況に応じて使い分けてください。

候補日を提示された場合の面接日程の調整メール例文

採用担当者から面接候補日を提示された場合は、以下の内容で返信しましょう。

• 面接日程を上手に組むコツは？
• 面接で会社を休む時、みんなはどうしてる？
• ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗は？

自分から候補日を提示する場合の面接日程の調整メール例文

採用担当者から日程の指定がない場合は、以下のようにこちらから候補日を提示しましょう。

• 面接日程を上手に組むコツは？
• 面接で会社を休む時、みんなはどうしてる？
• ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗は？

一次面接なのか最終面接なのかなどでも面接にかかる時間が異なります。そのため、目安として1時間程度の幅を持たせて日程調整の提案をすると良いでしょう。

面接日程の変更や再調整をお願いするメール例文

面接日程が決まっていたが、やむを得ない事情によって再調整が必要になった場合は、以下のように変更や再調整の相談をしてみましょう。

• 面接日程を上手に組むコツは？
• 面接で会社を休む時、みんなはどうしてる？
• ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗は？

そのほかの返信メール例文【お礼・辞退・内定承諾など】

面接後にもメールのやりとりは続きます。それらの返信ポイントについても押さえておきましょう。

面接後のお礼メール例文

面接後には採用担当者にお礼メールを送ります。お礼の言葉だけではなく、入社の意欲が高まったことも伝えると良いでしょう。

• お礼メールは必ず送るべき？　誰宛に送る？
• 面接官の反応から合格・不合格が分かる？
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書類を添付して提出する際のメール例文

面接前に、応募書類のデータ送付を求められる場合があります。採用担当者から指示を受けたら、以下のようなメール文と共にデータファイルを添付して送付しましょう。

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面接辞退（選考辞退）のメール例文

やむを得ない事情で面接や選考を辞退する時は、以下のように、おわびの言葉を伝えましょう。

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面接結果を問い合わせる場合のメール例文

面接結果の通知が予定日までに届かなかった場合は、以下のようなメール文で採用担当者へ問い合わせましょう。やむを得ない事情があり遅れていると想定されるので、配慮のある内容を心掛けましょう。

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内定承諾のメール返信例文

面接後、無事内定をもらったら、以下のように内定承諾のメールを送りましょう。まずは内定に対するお礼を述べ、承諾する旨を伝えます。

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内定保留のメール返信例文

内定を保留したい場合は、以下のように保留の理由と返信が遅くなることに対してのおわびを伝えます。

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面接日程調整のメール返信でよくある減点ポイント

ここからは、面接日程調整メールの返信でよくある減点ポイントをご紹介します。

以下のポイントを避けると同時に、最低限のビジネスマナーや相手への配慮を持って対応することを意識しましょう。

会社アドレス、キラキラアドレスで送信している

働きながら転職活動している場合、会社のメールアドレスを使うと「公私混同するルーズな人なのかな？」と思われてしまいます。また、上司や会社に転職活動をしていることを気づかれてしまう可能性もあるので、使わないほうが良いでしょう。

おすすめは、就職・転職活動専用にフリーメールのアドレスを取得すること。スマートフォンでもパソコンでもチェックできる点が便利ですし、大事な応募企業や採用担当者からの連絡がほかのメールに紛れて見落としてしまうリスクも減らせるからです。

＠より前の部分は自由に設定できますが、好きなアーティスト名や顔文字などが入っているキラキラアドレスは幼稚な印象を与えかねませんので、名前などを用いたシンプルなものにしましょう。

色文字や太字などの装飾が使われている

読み手が分かりやすいように、あるいは強調したいといった気持ちが逆効果になるパターンです。

相手のメールソフトやブラウザの設定によっては正しく反映されずに文字化けしたり、文字サイズや行間がバラバラになってしまったりする可能性があります。

また、色文字や太字は「正式なビジネスのメールにはふさわしくない」と考える人もいるようです。

テキスト形式（プレーンテキストモード）など一番シンプルな設定にしておくか、送信前に「書式をクリアする」と良いでしょう。

改行や段落分けがされていない

スマートフォンで返信する場合は特に注意しましょう。

企業の採用担当者は、パソコンでメールをチェックする可能性が高いです。スマートフォンでは読みやすくても、パソコンでは読みづらいと感じるようなメールになっていませんか？

パソコンの場合は、改行がなく横幅が長いメールだと読みづらく感じる場合があります。一行あたり25文字前後でこまめに改行を入れましょう。

また、段落を分ける（一行空けてから次の文章を始める）とメリハリがついて読みやすくなります。3〜4行ごと、重要な部分の前後などは意識して行間を空けましょう。

加えて、メモ帳など別のツールで文章を作成してからメールの返信画面に貼り付ける場合も注意してください。

こちらから見ると改行されていても、メールを受信した採用担当者の画面上では改行が反映されていない場合があります。コピーした文章をそのまま貼り付けるのではなく、プレーンテキストとして貼り付けるようにしましょう。

敬語を正しく使えない

メールは見える形で残ってしまうので、話し言葉以上に正しい言葉遣いを心掛けたいものです。ありがちな間違いとしては以下が挙げられます。

• 「かしこまりました」の類似表現と使い分け

併せて、相手に依頼する時にクッション言葉を使うと、ビジネスメールらしくなります。

【例】

• お手数をお掛けしますが
• 差し支えなければ
• ご多用の折恐れ入りますが

また、丁寧な言葉遣いを意識するあまり、二重敬語になっているケースも多々見受けられるので注意しましょう。

一文が長く読みづらい

文頭から句点までが長い文章は、多くのケースで読みづらいと認識されてしまいます。

文章にまとまりがなく内容に矛盾が生じたり、結局何が言いたいのかが分からなかったりすると、採用担当者に与える印象を損なう可能性も。

一文は60文字程度に抑え、シンプルにまとめることを心掛けましょう。端的な文章のほうが、こちらの意図を誤認されるリスクを軽減できます。

内容によっては箇条書きを活用すると、より伝わりやすいメール文を作成できるでしょう。

誤字脱字が多い

メールの誤字脱字は、どのように注意していても起きてしまう可能性があります。

かといって、何の対策も打たず誤字脱字が多いままだと、仕事が大雑把かもしれないなど、面接前から良くないイメージを持たれてしまうかもしれません。

また、宛名を間違えていたり、宛名に「様」を付け忘れたりといったミスの場合は、採用担当者に不快な思いをさせることになるほか、ビジネスマナーが足りないのでは？　と思われる可能性もあります。

ケアレスミスで気づかないうちにイメージダウンしてしまわないよう、メールを送信する前に誤字脱字はないか複数回読み直すことを徹底しましょう。

会社名を省略している

ケアレスミスで多いポイントとしては、会社名を省略してしまうことも挙げられます。

長い会社名を省略するだけでなく、株式会社や合同会社などの会社形態の記載を忘れてしまう人も一定数見受けられます。

また株式会社を（株）、一般社団法人を（一社）などと略すのもビジネスマナーとしてふさわしくありません。必ず正式名称で記載しましょう。

正式名称は会社のホームページを検索するか、採用担当者からのメールに記載されている署名を確認すると良いでしょう。

まとめ

面接日程調整メールのやりとりは、採用選考の採否に直接的に影響を及ぼすものではありません。

ただし、メール対応の内容によって採用担当者があなたに抱く心象が左右される可能性は大いにあります。

「書類選考では期待していたのに、面接日程調整メールを見るとイマイチかも……」などと採用担当者に思われるのは、非常にもったいないことです。今回ご紹介したポイントを振り返り、マナーや心遣いが伝わるメール対応をマスターしましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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